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商業(yè)進銷管理系統(tǒng)
一、采購管理面臨的困惑與問題
(想要了解更多知識,請點擊:采購管理系統(tǒng))
1、信息不能共享
2、采供雙方未建立穩(wěn)定的協(xié)作關(guān)系
3、與預(yù)測和物料需求計劃結(jié)合不緊
4、無法跟蹤采購情況
5、缺乏制約
6、缺乏對供應(yīng)商的評價和管理
二、采購管理的工作內(nèi)容
1、確定需求
通過物料需求計劃系統(tǒng),如MPS、MRP或再訂購點等計劃方法自動獲得采購建議計劃,或者手動輸入采購請求,如對于臨時性采購、非直接應(yīng)用于生產(chǎn)過程的物料等。
2、詢價和選擇供應(yīng)商
采購部門接到采購申請后,如果采購物料是初次或間斷性購買,則會根據(jù)自己掌握的關(guān)于潛在供應(yīng)商的詳細資料,向相關(guān)供應(yīng)廠商提出供貨申請(口頭或書面形式),要求提供產(chǎn)能、品質(zhì)、價格、交貨期限、付款條件等資料。
3、簽訂采購訂單
與供應(yīng)商簽訂供貨協(xié)議、確定交貨數(shù)量和交貨日期;確定收貨地點、運輸方式;確定付款方式、地點和銀行賬號。并依據(jù)協(xié)議文件,手動或由計算機系統(tǒng)自動產(chǎn)生一份正式的采購訂單。
4、采購訂單執(zhí)行與控制
5、物料驗收和庫存管理
6、發(fā)票確認
三、采購管理作業(yè)流程分析
采購管理作業(yè)流程:經(jīng)過MPS和MRP的自動規(guī)劃,或者采購人員手動輸入采購請求,產(chǎn)生計劃性采購訂單,經(jīng)過承辦單位審核后成為正式的采購訂單,然后再據(jù)此執(zhí)行(收料、檢驗、驗收入庫、結(jié)轉(zhuǎn)應(yīng)付賬款等),并控制其結(jié)果。
四、采購訂單的作業(yè)流程
采購訂單是企業(yè)與供應(yīng)商簽訂的采購合同或采購協(xié)議,一般應(yīng)包含采購項目、采購數(shù)量、價格、采購項目的簡短描述、交貨日期及請購部門等。
五、采購詢價
供應(yīng)商針對擬定采購項目、提供報價。報價項目應(yīng)包含可靠度、交貨時間、可交貨數(shù)量、交貨質(zhì)量及價格等,以詢得最佳的采購條件,這樣的流程稱之為“詢價” 。
針對所收到的供應(yīng)商報價單,采購部門輸入電腦以供進一步的條件及價格比較,并從中選擇最適合的條件價格與供應(yīng)商,以便簽定采購訂單。
六、采購訂單變更
對于已經(jīng)審核過的采購訂單,由于生產(chǎn)計劃變更或請購需求發(fā)生變動,在生產(chǎn)主管或請購者提出申請后,可對采購訂單進行變更。
七、采購收料
在采購物料送到時,采購部門需簽收相關(guān)文件及物料,并進行各項工作,總稱為采購收料作業(yè),在這項作業(yè)中,除了驗收采購物料的數(shù)量外,還包含對到貨單中價格的檢查。這種到貨檢驗可能有采購單(外購)或是制令單(內(nèi)制)等文件作為與到貨單中的進貨明細的對照參考。到貨作業(yè)也可能包含質(zhì)量檢驗,萬一發(fā)現(xiàn)質(zhì)量檢驗結(jié)果不符標準,若物料屬于外購,則必須通知相關(guān)人員以決定是將采購物料退貨還是暫時凍結(jié)付款,若物料屬于內(nèi)制,則通知制造部門決定處理方式。
八、采購?fù)肆?/strong>
采購員需定時查詢來料不良倉中的材料庫存數(shù),聯(lián)系供應(yīng)商,主動開單通知倉庫將不良料退還給供應(yīng)商
九、采購結(jié)算
采購結(jié)算也稱為采購報賬,是指采購核算人員根據(jù)外購入庫單、采購發(fā)票核算采購入庫成本。
采購發(fā)票一般關(guān)聯(lián)外購入庫單開具,是應(yīng)付賬款的單據(jù)。發(fā)票必須與對應(yīng)的外購入庫單勾稽后,才真正確定為應(yīng)付賬款。關(guān)聯(lián)外購入庫單的發(fā)票在審核時可以自動勾稽。
采購費用發(fā)票必須與具體的采購發(fā)票相關(guān)聯(lián),否則應(yīng)使用“應(yīng)付款管理”的有關(guān)單據(jù)來處理,費用發(fā)票必須與其對應(yīng)的采購發(fā)票補充勾稽后,才真正確定為應(yīng)付賬款。
對于無發(fā)票換貨的外購入庫單及其對應(yīng)的紅字外購入庫單,在“外購入庫單”中以對等核銷的方式結(jié)算。
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