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供應(yīng)商檔案

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 　　(一)、采購計劃流程

　　1、采購計劃執(zhí)行主流程如下圖所示;

QQ截圖20180503104727.png

　　2、由物流部根據(jù)年度采購計劃，分解成《月度采購計劃》，由部門主管審核，財務(wù)審核、總經(jīng)理(授權(quán)人)審批。

　　3、物流部根據(jù)采購計劃，聯(lián)系供應(yīng)商，考查供應(yīng)商資質(zhì)，建立優(yōu)質(zhì)供應(yīng)鏈體系。與供應(yīng)商詢價、議價、訂立采購合同，重大的設(shè)備工程采購應(yīng)采用投標(biāo)方式。

　　4、已訂立合同的，采購員應(yīng)在合同簽訂完畢的第2個工作日內(nèi)，在ERP系統(tǒng)中完成“采購價格管理”維護。

　　(二)、采購、入庫流程

　　1、物流部根據(jù)《月度采購計劃》在ERP系統(tǒng)上，編制《進貨訂單》，由部門主管審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。在系統(tǒng)外按標(biāo)準(zhǔn)格式填制《采購訂單》，要求供應(yīng)商按采購訂單發(fā)貨，批送貨數(shù)量不得超訂單的10%，超出部分，倉庫應(yīng)拒收。

　　2、供應(yīng)商送貨抵達本公司，采購員將《收料通知單》分別傳遞至倉庫和品質(zhì)部。倉管員按單點貨、點數(shù)，來料檢驗員按單檢驗;檢驗完畢出具《檢驗報告單》，倉管員憑《檢驗報告單》辦理入庫。倉管員在ERP系統(tǒng)中，通過《進貨訂單》生成《進貨單》，并打印，倉管員按單辦理實物入庫，并進行有效的倉儲管理。

　　3、供應(yīng)商送貨，經(jīng)檢驗不合格，不得入庫，直接退回;不能直接退回的，和供應(yīng)商協(xié)商后處理;

　　4、財務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)督“采購、入庫流程”的正確執(zhí)行。

　　(三)、采購發(fā)票流程

　　1、物流部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系已送貨物的發(fā)票辦理。

　　2、供應(yīng)商開發(fā)票之前，采購員應(yīng)與供應(yīng)商對賬，開票數(shù)據(jù)核對一致后，供應(yīng)商根據(jù)對賬結(jié)果開具正規(guī)發(fā)票，由采購員簽收發(fā)票，首先應(yīng)對發(fā)票記載事項進行核對，確認(rèn)無誤后，登記業(yè)務(wù)臺賬后1個工作日內(nèi)，將發(fā)票傳遞到財務(wù)部，并辦好發(fā)票簽收手續(xù)。

　　3、采購員收到發(fā)票有瑕疵，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，退回發(fā)票，并督促供應(yīng)商及時補開發(fā)票。

　　4、財務(wù)部簽收發(fā)票后，應(yīng)及時對發(fā)票進行審查，審查范圍包括發(fā)票真?zhèn)?、業(yè)務(wù)真實、業(yè)務(wù)票據(jù)一致等。財務(wù)部根據(jù)《進貨單》、《檢驗報告單》、《發(fā)票》三單匯齊后，在ERP系統(tǒng)中，由《進貨單》生成《進貨開票》。《進貨開票》與《進貨單》鉤稽后，進行材料入庫核算;檢查核算正確后，編制憑證，并及時進行總賬與供應(yīng)鏈賬目核對一致。

　　5、經(jīng)財務(wù)審查，不合格的發(fā)票，返回至采購員;采購員應(yīng)及時與供應(yīng)商進行溝通，并將發(fā)票及時退回供應(yīng)商。

　　6、各經(jīng)手發(fā)票的部門與人員須持嚴(yán)謹(jǐn)工作態(tài)度，確保發(fā)票在流轉(zhuǎn)過程的完全，由于管理不善等導(dǎo)致的發(fā)票遺失，由直接責(zé)任人承擔(dān)賠償責(zé)任，部門經(jīng)理承擔(dān)管理責(zé)任。

　　7、具體采購發(fā)票流程見下圖所示。

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　　(四)、退貨流程

　　1、物流部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系退貨、補貨、紅字發(fā)票等事宜。

　　2、供應(yīng)商開發(fā)票之前，采購員應(yīng)與供應(yīng)商對賬，就退貨事宜達成一致后，采購員將《退貨通知單》傳遞倉庫，通知倉管員準(zhǔn)備退貨事宜。倉管員根據(jù)《退貨通知單》生成《進貨退貨單》，倉管員按單整理退貨，包裝好、清楚標(biāo)識，放置在特定退貨區(qū)域，由采購員檢查后發(fā)運給供應(yīng)商。

　　3、采購員與供應(yīng)商協(xié)商一致，退貨需補貨的，由供應(yīng)商及時辦妥補貨，補貨入庫流程參照“采購、入庫流程”。由采購員提示財務(wù)人員在ERP系統(tǒng)中就退貨與補貨在《進貨單》中“對等核銷”。

　　4、采購員與供應(yīng)商協(xié)商一致，退貨不補，且有未開發(fā)票的送貨，可直接在送貨中抵消開票數(shù)量。

　　5、采購員與供應(yīng)商協(xié)商一致，退貨不補，且無未開發(fā)票的送貨，由采購員填寫《退貨協(xié)商》，列明退貨信息資料與相關(guān)的采購發(fā)票號碼，交財務(wù)至稅務(wù)機關(guān)辦理《開具紅字增值稅專用發(fā)票申請單》，并從稅務(wù)機關(guān)取得《開具紅字增值稅專用發(fā)票通知單》，交采購員簽收后，寄給供應(yīng)商開具紅字增值稅發(fā)票，在ERP系統(tǒng)中的操作流程同“采購發(fā)票流程”。

　　6、具體退貨流程見下圖所示。

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發(fā)布：2010-05-03 10:52    編輯：泛普軟件 · dmq    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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