erp管理流程系統(tǒng)

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 　　ERP采購系統(tǒng)操作流程

　　供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)在使用過程中與財務(wù)鏈有顯著的差異，財務(wù)鏈更加注重財務(wù)核算的問題，更加強(qiáng)調(diào)企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則的運(yùn)用。而供應(yīng)鏈的操作則以業(yè)務(wù)流程為主，且各處模塊的關(guān)聯(lián)更緊密。在財務(wù)鏈的使用中一般可以兩個兩個操作系統(tǒng)分開學(xué)習(xí)理解，如固定資產(chǎn)與總賬或薪資管理系統(tǒng)與總賬分開學(xué)習(xí)，又或單獨(dú)總賬進(jìn)行學(xué)習(xí)。而供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)中如果學(xué)習(xí)采購管理，則必然分牽涉應(yīng)付款管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、存貨管理系統(tǒng)和總賬管理系統(tǒng)。所以在學(xué)習(xí)供應(yīng)鏈時更多的強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)流程及各系統(tǒng)的業(yè)務(wù)關(guān)系。

　　一、普通采購業(yè)務(wù)

　　從財務(wù)核算上看，普通采購業(yè)務(wù)一般會涉及到9個流程，分別是：

　　(1)采購需求部門提出采購申請，并按審批權(quán)限進(jìn)行審核;

　　(2)采購部門根據(jù)審核的需求申請，與供應(yīng)商進(jìn)行磋商談判，簽訂合同;

　　(3)供應(yīng)商發(fā)出商品，并通知到貨;

　　(4)倉儲部門收到貨物，并進(jìn)行驗(yàn)收入庫;

　　(5)收到采購發(fā)票送財務(wù)部門;

　　(6)財務(wù)部門收到發(fā)票后確認(rèn)應(yīng)付款;

　　(7)財務(wù)部門填寫付款申請單，經(jīng)過審核后進(jìn)行付款處理;

　　(8)將應(yīng)付款與已付款進(jìn)行核銷處理;

　　(9)對入庫貨物進(jìn)行成本核算

　　體現(xiàn)在ERP財務(wù)管理系統(tǒng)中則有10個核算過程：請購à訂單à到貨à入庫à發(fā)票à采購結(jié)算à確認(rèn)應(yīng)付款à支付貨款à核銷à核算成本。核算過程中涉及以不同的子系統(tǒng)，如請購à訂單à到貨à發(fā)票à采購結(jié)算等五個環(huán)節(jié)在采購系統(tǒng)中進(jìn)行處理，確認(rèn)應(yīng)付款à支付貨款à核銷等三個環(huán)節(jié)在應(yīng)付款管理系統(tǒng)中進(jìn)行處理，驗(yàn)收入庫則在庫存管理系統(tǒng)中進(jìn)行，核算成本在存貨管理系統(tǒng)中完成。具體的關(guān)系可以用圖1表示。所以一筆普通采購業(yè)務(wù)要在四個核算系統(tǒng)中穿插進(jìn)行，對于初學(xué)者來說有一定的困難，尤其是當(dāng)某一個環(huán)節(jié)填制單據(jù)出錯時更是難以回退進(jìn)行修改，往往順流操作3-5分鐘可以處理完一筆業(yè)務(wù)，但逆流操作則需要花上10-20分鐘，甚至最后還是無法達(dá)到修正的目的。

　　下面以一例進(jìn)行說明具體的操作過程：

　　1月1日，業(yè)務(wù)員白雪向建昌公司詢問鍵盤的價格(95.00元/只)，評估后確認(rèn)價格合理，隨即向公司上級主管提出請購要求，請購數(shù)量為300只。

　　1月2日，上級主管同意向建昌公司訂購鍵盤300只，單價為95.00元，要求到貨日期為1月3日。

　　1月3日，收到所訂購的鍵盤300只，并將所收到的貨物驗(yàn)收入原料庫。當(dāng)天收到該筆貨物的專用發(fā)票一張，發(fā)票號為8001。業(yè)務(wù)部門將采購發(fā)票交財務(wù)部門，財務(wù)部門確定些業(yè)務(wù)所涉及的應(yīng)付款及采購成本，材料會計(jì)記材料明細(xì)賬。財務(wù)部門開出轉(zhuǎn)賬支票一張，支票號為C1,付清采購貨款。

　　[step1] 采購請購，填寫請購單并進(jìn)行審核。(本步驟可以省略)

　　以業(yè)務(wù)員“白雪”身份登錄系統(tǒng)執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[采購管理]-[請購]-[請購單]進(jìn)入“采購請購單”界面，單擊“增加”按鈕，按要求填入相關(guān)內(nèi)容， 單擊“保存”后進(jìn)行“審核”，需要注意的是，一般請購人與審核人為不同的操作員。

　　[step2]采購訂貨，填寫采購訂單。(本步驟可以省略)

　　以業(yè)務(wù)員“白雪”身份登錄系統(tǒng)執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[采購管理]-[采購訂貨]-[采購訂單]進(jìn)入采購訂單界面，單擊“增加”按鈕，訂單的生成可以依據(jù)上述填制的請購單。點(diǎn)擊界面上的“生單”下拉“請購單”按鈕點(diǎn)擊界面上“保存”及“審核”按鈕，完成訂單工作。

　　[step3] 采購到貨，填寫請購單并進(jìn)行審核。(本步驟可以省略)

　　以業(yè)務(wù)員“白雪”身份登錄系統(tǒng)，執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[采購管理]-[采購到貨]-[到貨單]進(jìn)入“到貨單”界面，單擊“增加”按鈕到貨單的生成可以依據(jù)采購訂單生成，點(diǎn)擊界面上的“生單”下拉“采購訂單”按鈕，如圖3所示，點(diǎn)擊“過濾”。選擇上一步驟經(jīng)過審核的訂單。從而形成有內(nèi)容的到貨單。具體如圖7所示，單擊界面“保存”、審核。

　　[step4] 驗(yàn)收入庫，填寫入庫并進(jìn)行審核。

　　以業(yè)務(wù)員“白雪”身份登錄系統(tǒng)，執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[庫存管理]-[入庫業(yè)務(wù)]-[采購入庫單]進(jìn)入“采購入庫單”界面，單擊“生單”按鈕選擇“采購到貨單(藍(lán)字)”并過濾，選取上步驟生成的采購到貨單，同時將倉庫“原料庫”填寫完整。保存并審核。

　　[step5]完成發(fā)票的登記。

　　以業(yè)務(wù)員“白雪”身份登錄系統(tǒng)，執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[采購管理]-[采購發(fā)票]-[專用采購發(fā)票]進(jìn)入“專用發(fā)票”界面，單擊“增加”按鈕，單擊“生單”按鈕選擇“入庫單”并過濾，選取上步驟生成的采購入庫單，同時將發(fā)票號修改為“8001”。保存.

　　[step6] 采購結(jié)算，將入庫單與發(fā)票進(jìn)行對應(yīng)結(jié)算。

　　采購結(jié)算有兩種形式，手工結(jié)算和自動結(jié)算形式，只有一一對應(yīng)時使用自動結(jié)算，一般使用手工結(jié)算。如果采購過程未進(jìn)行結(jié)算，意味著入庫單到月末將無法確認(rèn)采購成本，而是確認(rèn)為暫估入庫業(yè)務(wù)。

　　以業(yè)務(wù)員“白雪”身份登錄系統(tǒng)，[供應(yīng)鏈]-[采購管理]-[采購結(jié)算]-[手工結(jié)算]進(jìn)入結(jié)算界面，單擊“選單”按鈕后。選單就是要選擇進(jìn)行結(jié)算的發(fā)票和入庫單。在“結(jié)算選單”界面上單擊“過濾”按鈕，選擇供應(yīng)商代碼為建昌公司后，點(diǎn)擊過濾按鈕，出現(xiàn)圖12所示界面，分別在入庫單和發(fā)票前進(jìn)行勾選，點(diǎn)擊界面上“OK確定”按鈕，將入庫單和發(fā)票選入結(jié)算界面。

　　[step7]確認(rèn)應(yīng)付款，并生成采購憑證

　　以業(yè)務(wù)員“馬方”(會計(jì))身份登錄系統(tǒng)，執(zhí)行[財務(wù)會計(jì)]-[應(yīng)付款管理]-[應(yīng)付單據(jù)處理]-[應(yīng)付單據(jù)審核]進(jìn)入“應(yīng)付單據(jù)過濾”界面，選擇“供應(yīng)商”為“建昌公司”，點(diǎn)擊“確定按鈕。點(diǎn)擊確定后，過濾出第5步驟形成的發(fā)票，雙擊進(jìn)入發(fā)票界面，點(diǎn)擊“審核”按鈕，提示，是否立即制單，點(diǎn)擊“是”后同時生成會計(jì)憑證。

　　[step8]支付貨款，并生成采購憑證

　　以業(yè)務(wù)員“馬方”(會計(jì))身份登錄系統(tǒng)，執(zhí)行[財務(wù)會計(jì)]-[應(yīng)付款管理]-[付款單據(jù)處理]-[付款單據(jù)錄入]進(jìn)入“付款單”界面，單擊“增加”按鈕，按案例資料錄入相關(guān)內(nèi)容

　　填寫好后點(diǎn)擊“保存”和“審核”生成付付款憑證

　　[step9]核銷

　　以業(yè)務(wù)員“馬方”(會計(jì))身份登錄系統(tǒng)，執(zhí)行[財務(wù)會計(jì)]-[應(yīng)付款管理]-[核銷處理]-[手工核銷]進(jìn)入“核銷條件”窗口，選擇供應(yīng)商為“建昌公司”單擊“確定”進(jìn)入到核銷界面

　　在采購專用發(fā)票上，本次結(jié)算金額欄填入結(jié)算金額為33345,單擊“保存”按鈕，完成核銷工作，由于不存在現(xiàn)金折扣，無須生成憑證。

　　[step10]確定存貨采購成本并生成憑證

　　以業(yè)務(wù)員“白雪”身份登錄系統(tǒng)，執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[存貨管理]-[業(yè)務(wù)核算]-[正常單據(jù)記賬]進(jìn)入“過濾條件選擇”窗口，單擊過濾后進(jìn)入“正常單據(jù)記賬列表，選擇入庫單后，點(diǎn)擊“記賬”按鈕，完成記賬

　　執(zhí)行[供應(yīng)鏈]-[存貨管理]-[財務(wù)核算]-[生成憑證]進(jìn)入“生成憑證”窗口，單擊選擇按鈕，選擇“采購入庫單(報銷記賬)”單擊“確定”后，選擇入庫單后，點(diǎn)擊“確定”按鈕，回到“生成憑證”界面，選擇“轉(zhuǎn)賬憑證”類型，點(diǎn)擊“生成按鈕”生成轉(zhuǎn)賬憑證

　　至此，完成一筆普通采購業(yè)務(wù)。