采購管理信息系統(tǒng)

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 　　2005年，伴隨泛普erp系統(tǒng)各模塊的成功上線，徹底改變了以往傳統(tǒng)的管理模式。它通過各模塊的協(xié)調運作，基本實現(xiàn)了人、財、物、產、供、銷的統(tǒng)一，達到效率化經營的目標，從而大大提高了整體管理水平和科學決策水平。

　　一、ERP系統(tǒng)的深化應用

　　ERP對物資采購管理工作的提升和改革創(chuàng)新起到了很大的作用。本文僅針對物裝模塊(MRO)與大家探討一下在物資采購供應管理工作中與實際相結合還有待解決的問題和需要優(yōu)化的流程。

　　(一)優(yōu)化整合系統(tǒng)，減少數(shù)據(jù)接口

　　目前勝利油田物資供應部門使用了多個系統(tǒng)、平臺進行不同的業(yè)務操作,主要有ERP系統(tǒng)、“三流合一”系統(tǒng)、中國石化物資管理綜合信息平臺、中國石化信息標準化代碼系統(tǒng)、供應商動態(tài)考核系統(tǒng)、勝利油田物資供應物流管理系統(tǒng)，能否將這些功能整合于ERP中，摘除一些不必要的外掛系統(tǒng)，建立一個基于ERP的數(shù)據(jù)管理中心，這是今后工作中應該考慮的一個重點問題。

　　1.實現(xiàn)“三流合一”系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的整合。“三流合一”系統(tǒng)是ERP系統(tǒng)上線前物資系統(tǒng)自主開發(fā)的一套將信息流、資金流、物流統(tǒng)一的系統(tǒng)。2007年我們已成功地將其中的檢驗系統(tǒng)完全整合到了ERP系統(tǒng)中，在ERP系統(tǒng)中新增了質檢模塊。但是目前勝利油田非上市單位需求計劃仍需要通過“三流合一”系統(tǒng)和ERP系統(tǒng)之間的接口進行轉換，由“三流合一”系統(tǒng)的需求計劃轉換為ERP系統(tǒng)的銷售訂單，供應商二級網絡入網范圍的維護仍需要在“三流合一”系統(tǒng)中操作。有了前面質檢模塊整合的成功經驗，我們有理由相信可以將非上市單位的需求計劃提報及供應商主數(shù)據(jù)維護整合到ERP系統(tǒng)中。

　　2.實現(xiàn)物流管理系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的整合。近幾年，勝利油田加強了物資配送工作的開展，并自主開發(fā)了勝利油田物資供應物流管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)中實現(xiàn)了物資配送節(jié)點的可視化，有利于業(yè)務人員掌握配送物資的配送進度。在ERP系統(tǒng)中也有相應的配送模塊，建議開發(fā)ERP的配送模塊，以取代現(xiàn)有的勝利油田物資供應物流管理系統(tǒng)，實現(xiàn)系統(tǒng)整合。

　　(二)優(yōu)化ERP系統(tǒng)采購業(yè)務操作流程

　　實施ERP后，從采購供應業(yè)務管理上已經明顯感受到了其強大的綜合管理功能，下面結合實際操作，針對某些具體問題進行探討，便于進一步深化ERP系統(tǒng)的管理控制作用，提升工作效率和管理水平。

　　1.質保金管理

　　隨著勝利油田對安全生產的進一步要求和管理，作為物資采購部門，對涉及安全生產的物資要進一步加強管理，實施質保金管理制度。

　　目前質保金管理流程如下：

　　1)簽訂合同，在合同條款中對質保金給予明確注明;

　　2)對發(fā)票進行業(yè)務處理時輸入質保金比率;

　　3)對后期質保金管理采取手工記賬。

　　建議對該流程進行相應改進以增強管理：

　　1)建議在系統(tǒng)中合同簽訂環(huán)節(jié)就增加質保金比率及歸還期限的字段，以便在系統(tǒng)中留有痕跡，便于對其進行控制管理。

　　2)開發(fā)質保金查詢功能，建立完整的質保金操作管理臺賬(包括采購訂單、物料、質保金比率、質保金起始日期、支付期限等參數(shù))，以便準確、有效地進行質保金管理，提高業(yè)務效率。

　　2.庫存管理控制

　　庫存的管理重心是賬實相符。而物資入庫前必須進行相應的檢驗，合格品方可入賬。因為檢驗等多種原因造成一些物資暫時無法入賬，造成了暫時性賬實不符，使業(yè)務人員無法通過ERP系統(tǒng)實時掌握庫存情況，建議在系統(tǒng)中建立“虛庫存”的概念，這里的虛庫存是由質檢中的庫存和實際已經入賬的庫存兩部分合計得出，通過“虛庫存”的建立，可以使業(yè)務人員準確掌握物資入庫的動態(tài)過程，以便更好地合理分配使用庫存物資，為準確實施采購提供有力的數(shù)據(jù)支持。

　　3.客戶化開發(fā)事務代碼的清理合并

　　隨著ERP系統(tǒng)在勝利油田的深化應用，系統(tǒng)中的客戶化開發(fā)的事務代碼越來越多，在客戶化事務代碼的使用過程中發(fā)現(xiàn)有許多代碼功能類似，有的客戶化事務代碼統(tǒng)計數(shù)據(jù)不準確，過多的客戶化事務代碼也造成了ERP系統(tǒng)服務器的壓力，降低了系統(tǒng)運行效率，應該針對客戶化開發(fā)的事務代碼進行清理優(yōu)化，對于類似的客戶化事物代碼進行合并，對于統(tǒng)計數(shù)據(jù)錯誤的客戶化事務代碼進行優(yōu)化，減少客戶化事務代碼的數(shù)量，增加其質量，減少ERP系統(tǒng)運行負擔。

　　(三)利用ERP系統(tǒng)開展物流配送工作

　　物流活動，是一個物資采購、物資供應全過程的體現(xiàn)，它貫穿于整個物資采購供應過程。目前物流現(xiàn)狀是：各部門只對本部門的物資配送任務負責，缺乏整理規(guī)劃和協(xié)調。如何在ERP系統(tǒng)中實現(xiàn)物流管理模塊功能，改善物流運作是今后進一步深化ERP應用時我們應該考慮和解決的問題。目前在ERP系統(tǒng)中已實現(xiàn)了物資采購管理、庫存管理這兩個物流主要功能。我們只需要思考和探索如何在ERP系統(tǒng)中建立物流網絡、實現(xiàn)運輸管理、配送管理等其他物流管理功能即可。對于庫房發(fā)料物資在ERP系統(tǒng)中已基本實現(xiàn)了區(qū)域配送功能，但是對于直達物資的配送仍是空白。直達發(fā)料僅僅實現(xiàn)了與二級的結算功能，建議將配送的具體內容(如配送時間、地點等)在ERP系統(tǒng)中體現(xiàn)出來，系統(tǒng)根據(jù)所屬區(qū)域配送地點直接傳輸?shù)礁鲄^(qū)域配送中心，由相應業(yè)務人員進行下一步的配送工作。

　　二、ERP系統(tǒng)實施過程中物資采購供應的管理及控制

　　為了更有效地利用和發(fā)揮ERP系統(tǒng)強大的管理功能，提高油田物資管理水平，實現(xiàn)通過管理要效益、通過管理出效益的目標，我認為應在物資采購、供應兩個方面加強規(guī)范。

　　(一)物資采購方面

　　物資采購全過程主要包括：需求計劃的提報、匯總→根據(jù)匯總的需求計劃充分平衡可用資源生成采購計劃→根據(jù)采購計劃組織采購→采購符合要求的物資→將采購的合格物資發(fā)放給使用單位→針對發(fā)放的物資進行售后服務。

　　個人認為，ERP系統(tǒng)中的物資采購過程中最突出問題就是審批環(huán)節(jié)過多問題：

　　框架協(xié)議方式簽訂采購合同需要三個環(huán)節(jié)：創(chuàng)建框架協(xié)議→建立采購申請→簽訂采購合同?？蚣軈f(xié)議審批設定為科室長、招標辦、處領導三級審批，采購申請審批設定為科室長、管理辦公室兩級審批，采購合同審批設定為科室長、價格科、合同科三級審批。

　　非框架協(xié)議方式簽訂采購合同需要四個環(huán)節(jié)：ERP系統(tǒng)上傳采購申請→電子商務下達詢價方案→電子商務下載詢比價結果→ERP系統(tǒng)簽訂采購合同。采購申請審批設定為科室長、管理辦公室兩級審批，詢價方案審批設定為科室長、處領導兩級審批，詢比價結果審批設定為科室長、處領導兩級審批，采購合同審批設定為科室長、價格科、管理辦公室、處領導、合同科五級審批。如此算來，一份采購合同需要八級或十一級審批，如此復雜的審批環(huán)節(jié)，大大延長了采購合同的簽訂時間，增加了工作人員的無效勞動，降低了工作效率。

　　鑒于以上實際情況，建議優(yōu)化當前審批流程，適當減少審批環(huán)節(jié)，達到既管理有度、又提高效率。

　　對于框架協(xié)議方式簽訂采購合同，框架協(xié)議審批設定為科室長、招標辦兩級審批，取消采購申請審批，采購合同審批設定為科室長、合同科兩級審批。

　　對于非框架協(xié)議方式簽訂采購合同，取消采購申請審批，采購合同審批設定為科室長、處領導、合同科三級審批。

　　(二)物資供應方面

　　規(guī)范的供應過程應包括：物資需求計劃及時、有效執(zhí)行;物資質量監(jiān)督檢驗;供應商動態(tài)量化考核。

　　1.充分利用ERP系統(tǒng)優(yōu)勢，規(guī)范對使用單位成本和投資計劃管理

　　鑒于ERP系統(tǒng)已實現(xiàn)計劃、物裝、財務等各模塊之間的信息共享，應該可以實現(xiàn)將某一使用單位實際工作量與實際成本消耗進行比對分析的功能。通過比對分析的結果就可以發(fā)現(xiàn)使用單位是否存在用料問題。通過不定期抽查，可以及早發(fā)現(xiàn)問題;對于存在的問題，應及時通報;對于相應的單位，應通過適當方式予以處理。并且，這樣的分析可否在油田分公司層面進行，系統(tǒng)按照統(tǒng)一的模式調取數(shù)據(jù)，供油田領導參考決策。

　　2.將供應商動態(tài)量化考核與物資質量監(jiān)督進一步結合

　　目前全局物資質量監(jiān)督檢查每月實地抽檢一次，若供應商所供產品質檢不合格，ERP系統(tǒng)將暫停該供應商資格，待復檢合格后重新開通。而在每一份采購合同進行的供應商動態(tài)量化考核評分中，包含質量評分，得分情況是采購員自主確定，兩者之間沒有必然聯(lián)系?？煞裢ㄟ^系統(tǒng)設定，將兩者聯(lián)系在一起，這樣一來，供應商動態(tài)量化考核結果將更有說服力和權威性，同時將強有力約束供應商時刻注重自身產品質量，更好維護油田利益。

　　ERP的實施使物資供應管理工作有了質的飛躍，實現(xiàn)了真正意義上的精細化管理，相信在ERP系統(tǒng)這個平臺上，我們的物資供應管理工作將會越做越好，我們的物資共管理水平也會越來越高!