淺析公司合同管理存在的問題及對策

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市場經(jīng)濟是法治經(jīng)濟、契約經(jīng)濟，而合同作為商品經(jīng)濟的產(chǎn)物，則是商品交換的法律表現(xiàn)形式。在經(jīng)濟往來中，各方主體主要是通過合同形式履行權利義務，合同是公司從事經(jīng)濟活動、獲取經(jīng)濟效益的橋梁和紐帶。

公司合同管理中存在的問題，主要體現(xiàn)在3個方面。一是合同管理的法制觀念淡薄，法律意識與制度建設滯后。二是不少從業(yè)人員對市場與合同、合同與合同管理的關系缺乏認識。在市場經(jīng)濟條件下市場與合同是一種相互依存的關系，市場主體各方都是靠合同去履行其權利與義務，而合同的成立必須以市場為前提。三是缺乏一套嚴謹有效的合同管理制度，對合同管理未能體現(xiàn)規(guī)范化、法制化和科學化的要求。

隨著企業(yè)業(yè)務的快速發(fā)展，合同數(shù)量及合同涉及的金額都迅速增加，同時外部的法規(guī)對內(nèi)控提出了更具體的要求，在合同管理業(yè)務上出現(xiàn)以下問題：

1、審批效率低：由于合同審核、審批工作量快速增長，傳統(tǒng)的手工作業(yè)模式審批效率低，已經(jīng)不能適應業(yè)務的快速發(fā)展的需求。

2、缺乏履行監(jiān)控：在企業(yè)的合同業(yè)務管理實踐中，往往是重訂立、輕履行，導致合同未全面履行或監(jiān)控不當，可能導致企業(yè)訴訟失敗、經(jīng)濟利益受損。

3、查詢統(tǒng)計費時費力：合同數(shù)量的增多，導致各種合同信息資源迅速膨脹，查詢統(tǒng)計需要耗費大量的人力物力，很難方便的獲取有用的各種統(tǒng)計分析結果。

4、風險管理體系缺失：重大合同管理過程中缺少風險預警機制，沒有辦法將內(nèi)控要求落實在業(yè)務管理流程中。

長期以來，免費版軟件一直致力于推動合同管理信息系統(tǒng)應用，在全社會、各行業(yè)高度關注合同管理的大形勢下，免費版軟件通過與政府監(jiān)管層、行業(yè)龍頭企業(yè)及獨立咨詢機構的充分溝通與探討，提出了一整套合同管理的思想。通過合同管理信息系統(tǒng)的建設，實現(xiàn)集團公司及其成員企業(yè)從合同的錄入登記、審批、履約管理、監(jiān)控執(zhí)行、評估、查詢、統(tǒng)計等全生命周期的自動化作業(yè)模式，實現(xiàn)了企業(yè)合同 “統(tǒng)一授權，歸口把關，分工負責”的規(guī)范化管理目標，逐步由傳統(tǒng)的手工書寫合同管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡化、專業(yè)化、現(xiàn)代化的管理模式，最大限度地降低成本，提高工作效率和工作質(zhì)量，規(guī)避法律風險。同時通過合同管理系統(tǒng)建設，提供靈活、適用、安全的系統(tǒng)管理功能，實現(xiàn)對系統(tǒng)功能模塊、數(shù)據(jù)信息和用戶界面的個性化配置管理，為不同崗位、不同單位或部門的用戶提供不同系統(tǒng)功能的使用權限和數(shù)據(jù)對象的操作權限。

合同需要加強全生命周期管理

合同管理業(yè)務包括了訂立前、簽署中、執(zhí)行中與執(zhí)行后的完整業(yè)務環(huán)節(jié)，缺乏貫穿全過程、覆蓋所有相關部門的整體管理視角。

合同管理必須加強制度規(guī)范的落實

為避免法律風險與業(yè)務風險，合同管理過程需要遵循既定的業(yè)務規(guī)范，包括流程規(guī)范、內(nèi)容規(guī)范以及法律合規(guī)性要求等等。

合同的履行過程需要加強風險監(jiān)控

打通合同管理簽署與執(zhí)行過程，建立執(zhí)行過程監(jiān)控及執(zhí)行風險跟蹤應對體系，通過主動性工作規(guī)避合同執(zhí)行中的風險。

加強合同管理檔案和合同專用章管理。實行合同業(yè)務庫和專人管理合同檔案制度，合同檔案應由公司設專人管理，并建立起嚴格的審核、登記制度和相應的管理制度，有效合同及其他文書都必須備案或登記。

抓好履約檢查環(huán)節(jié)與違約糾紛處理。合同管理人員必須經(jīng)常了解合同履約和管理情況并進行針對性的檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出解決的辦法或提出解決的請求，制訂防范風險的對策。一旦發(fā)生違約情形，公司要區(qū)別情況，及時采用協(xié)商、仲裁或訴訟等方式，積極維護公司的合法權益，減少經(jīng)濟損失。

搞好合同管理，是維護公司合法權益的最基本的要求與行徑之路，是目前公司法律管理制度非常重要的內(nèi)容之一，而且必須是全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的。我們不僅要重視合同的洽談、簽訂的管理，更要重視合同生效履約期間出現(xiàn)情況變化及時對合同進行修改、變更、補充或中止、終止的管理活動。

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