公司合同管理的常見問題匯總

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    合同是市場經(jīng)濟下確定不同主體之間經(jīng)濟關(guān)系的重要載體,制定有效的合同管理體系和方法是做好公司合同管理的重要前提。
現(xiàn)代企業(yè)的合同管理模式一般采用企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門分口管理的模式。法律顧問部門作為企業(yè)合同的統(tǒng)一管理部門,對企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)。
合同是企業(yè)對外溝通的橋梁，是企業(yè)發(fā)展的命脈?，F(xiàn)代企業(yè)中半數(shù)以上的業(yè)務(wù)都要涉及到各種各樣的合同，而其中大多數(shù)的法律糾紛都直接或間接地與合同管理中的某個環(huán)節(jié)有關(guān)。免費版合同管理系統(tǒng)以合同為管理對象，通過合同訂立、執(zhí)行、監(jiān)督、統(tǒng)計及維護跟蹤在規(guī)避法律風(fēng)險的同時實現(xiàn)合同價值最大化的產(chǎn)品解決案。
采用手工管理合同，由于涉及的部門較多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，實時性不強，導(dǎo)致各部門協(xié)作，業(yè)務(wù)流程組建，監(jiān)控制度執(zhí)行方面效率不高，費時費力等問題，具體表現(xiàn)在如下方面：
1) 數(shù)據(jù)匯總困難：采用手工或EXCEL管理時，由于不同部門的數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一，采集也不能夠及時繼續(xù)，匯總工作需要耗費大量時間還不一定準(zhǔn)確。對于領(lǐng)導(dǎo)的決策時間有一定的影響。
2) 檔案管理困難：傳統(tǒng)紙質(zhì)合同與電子版合同共存，但對于不同的人員想閱讀或者參考合同時，存在查找不方便的問題。尤其是領(lǐng)導(dǎo)需要了解合同文本時需要耗費很多的時間。
3) 進(jìn)度控制困難：由于合同數(shù)目多，參與人員多，合同進(jìn)度的控制基本靠手工和普通excel、word管理已很難滿足企業(yè)的發(fā)展需要，并且當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)想全局或全程了解合同情況時存在很大障礙。財務(wù)人員的付款依據(jù)也與進(jìn)度密切相關(guān)，但同樣存在障礙。
4) 缺少警覺機制：缺少對合同進(jìn)度、結(jié)款等關(guān)鍵節(jié)點的警覺，不能準(zhǔn)確地預(yù)測近期可能的收支項目，不能幫助公司進(jìn)行財務(wù)規(guī)劃，掌控資金流，更好地發(fā)揮資金運作。
超易合同管理軟件實現(xiàn)功能
1. 合同類型可分組分類別，合同類型可自定義。
2. 合同的信息記錄詳盡，其中的字段可根據(jù)需要自定義增加、修改、不顯示，模式靈活。
3.合同自定義查詢功能?？勺远x設(shè)置查詢條件，極為方便。
4.完善的往來單位，詳細(xì)記錄了客戶的信息資料。
5.合同執(zhí)行管理，記錄合同的實際執(zhí)行情況，執(zhí)行人等。
6.應(yīng)收付款計劃，記錄未來應(yīng)收付款的日期、金額等信息。
7.合同收付，可實現(xiàn)收付款實際執(zhí)行記錄，記錄實際收付款金額、日期、經(jīng)手人等。
8.合同提醒功能，包括合同應(yīng)收款提醒、應(yīng)付款提醒、合同事務(wù)提醒。
9.合同附件、合同掃描、合同備注。
10.合同相關(guān)報表查詢。合同應(yīng)收付款項匯總、明細(xì)表，合同信息報表，合同提醒報表等，均可按自己的需求自定義設(shè)計。
免費版合同管理系統(tǒng)以流程監(jiān)控為基礎(chǔ)，從風(fēng)險管理的視角對合同管理進(jìn)行的分析，形成合同管理的 5 大功能模塊，并最終落實對合同管理各環(huán)節(jié)的管控。通過提高合同審批效率，加強合同履行的跟蹤，對各種預(yù)警進(jìn)行控制風(fēng)險，快速查詢和統(tǒng)計分析來支持決策。
免費版合同管理系統(tǒng)功能以"合同"為中心，以“合同文本”、合同審批”、“合同執(zhí)行”“收付款管理”“預(yù)警提醒”“統(tǒng)計分析”為核心應(yīng)用，通過流程來打通各個模塊之間的血脈，建立起一個統(tǒng)一共享的合同信息管理平臺，當(dāng)我們找到其中的一個信息點時，與此信息點相關(guān)的所有信息都被提取出來，供所有合同相關(guān)不同角色的人員使用。
合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括合同的歸口管理,合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案,合同示范文本管理,合同專用章管理,合同履行與糾分處理,合同定期統(tǒng)計與考核檢查,合同管理人員培訓(xùn),合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范,從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。
根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)合同管理的應(yīng)用特點及管理瓶頸，免費版合同管理系統(tǒng)在NFS平臺上，構(gòu)建合同管理組織流程體系，對合同進(jìn)行體系化、動態(tài)化、全流程地管理，更加及時和準(zhǔn)確地防范企業(yè)的法律風(fēng)險，使得企業(yè)在規(guī)范合作管理的同時，且規(guī)避合同執(zhí)行中可能出現(xiàn)的問題及法律風(fēng)險，從合同管理中實現(xiàn)企業(yè)利益的最大化。 
實踐中，合同履行監(jiān)控不足經(jīng)常體現(xiàn)在一是應(yīng)變更的合同沒有變更;二是對合同的履行情況沒有進(jìn)行跟蹤, 應(yīng)當(dāng)保留的履行記錄(如驗貨記錄、竣工驗收記錄等)沒有留,導(dǎo)致要維護自身權(quán)益時資料缺失,難以彌補。導(dǎo)致不能夠利用合同管理這個手段對項目的進(jìn)度、質(zhì)量等進(jìn)行有效的控制。