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數(shù)據(jù)在企業(yè)福州OA實(shí)施中到底有多重要
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來(lái)源:泛普軟件在企業(yè)福州OA的實(shí)施過(guò)程中,最困難的就是數(shù)據(jù)準(zhǔn)備,數(shù)據(jù)準(zhǔn)備成功與否,是福州OA實(shí)施能否成功的關(guān)鍵因素。“三分技術(shù)、七分管理、十二分?jǐn)?shù)據(jù)”,充分表達(dá)了數(shù)據(jù)在福州OA系統(tǒng)實(shí)施中的重要地位。
中石化股份有限公司巴陵分公司從2005年3月份開始啟動(dòng)福州OA項(xiàng)目,到2005年10月1日正式上線,上線兩年半后,由于機(jī)構(gòu)融合,于2008年1月1 日又進(jìn)行了第二次重新上線,本人做為財(cái)務(wù)組的組長(zhǎng)及管理會(huì)計(jì)模塊的關(guān)鍵用戶,全程參與了福州OA系統(tǒng)的兩次建設(shè),并且負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各個(gè)模塊的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備,現(xiàn)針對(duì) 福州OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和維護(hù)談一談粗淺認(rèn)識(shí)。
一、數(shù)據(jù)在福州OA系統(tǒng)中的重要性任何企業(yè)福州OA項(xiàng)目的運(yùn)行,都是架構(gòu)在數(shù)據(jù)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)上。有了數(shù)據(jù),福州OA系統(tǒng)才能夠?qū)⑿畔鞑サ秸麄€(gè)企業(yè),在企業(yè)層次上去優(yōu)化各種業(yè)務(wù)工作,提高管理水平。然而,企業(yè)在實(shí)際應(yīng)用中這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性普遍都較差。一方面是由于很多企業(yè)在開始上福州OA項(xiàng)目之前管理比較粗放,其中大多數(shù)企業(yè)都使用手工方式進(jìn)行管理。而手工方式下的數(shù)據(jù)分散、口徑不一致、冗余、不規(guī)范,很多是以部門為單位進(jìn)行管理的;另一方面,很多企業(yè)對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性與提高福州OA應(yīng)用成功率和企業(yè)管理水平的關(guān)系缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。為此,在福州OA系統(tǒng)上線前后我們要投入大量的人力和制度去控制數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和維護(hù)的每一個(gè)過(guò)程,保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性。
二、我們要如何保證數(shù)據(jù)質(zhì)量
在企業(yè)上福州OA系統(tǒng)的過(guò)程中,根據(jù)實(shí)施范圍和實(shí)施階段不同,需要準(zhǔn)備各種不同的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和維護(hù)貫穿了福州OA項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程。保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性對(duì)企業(yè)能否成功實(shí)施福州OA系統(tǒng)起著至關(guān)重要的作用。因?yàn)殄e(cuò)誤的數(shù)據(jù)沒(méi)有任何現(xiàn)實(shí)的意義,進(jìn)去的是垃圾,出來(lái)的也是垃圾。保證數(shù)據(jù)質(zhì)量是時(shí)時(shí)刻刻要做的事情??梢哉f(shuō)數(shù)據(jù)質(zhì)量就是數(shù)據(jù)的生命。具體我們需要做到以下幾點(diǎn):
1、福州OA項(xiàng)目需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持。福州OA項(xiàng)目必須是“一把手”工程。因?yàn)楦V軴A項(xiàng)目是一個(gè)提升管理的系統(tǒng),實(shí)施起來(lái)涉及到企業(yè)管理的理念、模式、業(yè)務(wù)流程等很多方面的變革,需要企業(yè)上下齊心協(xié)力。特別是在做數(shù)據(jù)收集時(shí)更需要企業(yè)內(nèi)各部門的支持配合,有時(shí)還涉及到有些部門內(nèi)部不愿意公開的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。這時(shí)就需要企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的決策支持。
2、成立專門的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備小組。企業(yè)應(yīng)該設(shè)置—個(gè)專門的數(shù)據(jù)組(一般由企業(yè)IT部門人員和業(yè)務(wù)部門人員組成)來(lái)負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的收集、整理和維護(hù)工作。通過(guò)將數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合起來(lái),明確數(shù)據(jù)的來(lái)源部門和相關(guān)各部門的維護(hù)職責(zé),加強(qiáng)各部門之間的業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)。這樣才能最大限度地降低數(shù)據(jù)準(zhǔn)備過(guò)程中自失誤和錯(cuò)誤,為未來(lái)福州OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)確、快速的維護(hù)提供重要的保障。
3、高度重視數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性,建立規(guī)范數(shù)據(jù)維護(hù)的流程和制度。建立明確的流程和責(zé)任制度,不管是對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的維護(hù)(包括對(duì)物料、供應(yīng)商、客戶的編碼增改等),還是對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的更新(如訂單的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入,庫(kù)存的變更等)都應(yīng)遵循這些流程和制度,以減少數(shù)據(jù)維護(hù)中的風(fēng)險(xiǎn),保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。
4、分階段,分重點(diǎn)的做好每一個(gè)實(shí)施過(guò)程的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。在上線前做數(shù)據(jù)收集整理時(shí),特別要注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性,制定一系列科學(xué)規(guī)范的編碼規(guī)則來(lái)規(guī)范這些數(shù)據(jù)。在上線時(shí),要盡量減少期初數(shù)據(jù)量,對(duì)期初數(shù)據(jù)要力保準(zhǔn)確及時(shí)。加快時(shí)間對(duì)賬,因?yàn)樵酵韺?duì)賬數(shù)據(jù)的差異越大,越難對(duì)得上。在上線后,要從管理上嚴(yán)格要求業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進(jìn)行,不能積壓?jiǎn)螕?jù)一次性補(bǔ)錄。
做好以上幾點(diǎn),可以控制住數(shù)據(jù)質(zhì)量。福州OA系統(tǒng)只有在得到迅速準(zhǔn)確的輸入數(shù)據(jù)的前提下,才能真正為企業(yè)服務(wù)。
三、上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
實(shí)施福州OA并保證實(shí)施后的業(yè)務(wù)能得到準(zhǔn)確反映必須做好各類數(shù)據(jù)準(zhǔn)備,而信息的流動(dòng)來(lái)源于數(shù)據(jù)的集中和統(tǒng)一管理。沒(méi)有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),就得不到有價(jià)值的信息。因此前期的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是保證系統(tǒng)正確運(yùn)行的關(guān)鍵。
我們可以簡(jiǎn)單地將福州OA實(shí)施所要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)分為兩大類:即靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù),也可稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務(wù)活動(dòng)所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),其特點(diǎn)是它在整個(gè)福州OA實(shí)施過(guò)程中基本保持不變,并且是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ),公司所有業(yè)務(wù)通過(guò)調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來(lái)保持同一數(shù)據(jù)在整個(gè)系統(tǒng)中的唯一性。例如:物料信息、客戶供應(yīng)商信息等等。
動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)是指每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)生成的業(yè)務(wù)單據(jù),例如銷售訂單、采購(gòu)訂單等。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)按時(shí)點(diǎn)來(lái)分,可分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。其中上線時(shí)點(diǎn)的期初數(shù)據(jù)對(duì)福州OA 上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤為重要,它代表系統(tǒng)在期初上線這樣的時(shí)間點(diǎn)上。公司動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的當(dāng)前狀態(tài)。期初數(shù)據(jù)既包括上線時(shí)點(diǎn)所有物料庫(kù)存的數(shù)量、金額,也包括那些未完成的業(yè)務(wù)單據(jù),如未交貨的銷售訂單、未入庫(kù)的轉(zhuǎn)儲(chǔ)單、未開票的采購(gòu)訂單等。
但是不論是靜態(tài)數(shù)據(jù)還是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù),在福州OA系統(tǒng)中都必須是唯一的。為了保證數(shù)據(jù)的唯一性,我們就要給這些數(shù)據(jù)進(jìn)行編碼。所以,在進(jìn)行兩大類數(shù)據(jù)準(zhǔn)備之前,另一項(xiàng)更基礎(chǔ)的工作必須先完成,那就是制定編碼規(guī)則。
四、上線后的數(shù)據(jù)維護(hù)
作為—個(gè)完整的系統(tǒng),上線還只是福州OA應(yīng)用的開始。相比前期的痛苦,上線后保持?jǐn)?shù)據(jù)的“純潔”更顯得重要。數(shù)據(jù)的維護(hù)仍是數(shù)據(jù)維護(hù)人員的一項(xiàng)長(zhǎng)期而且艱巨的工作。內(nèi)容主要包括:
1、成立專門的編碼維護(hù)部門,根據(jù)編碼規(guī)則添加新的編碼。由于公司所有業(yè)務(wù)都是通過(guò)調(diào)用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來(lái)保持同一數(shù)據(jù)在整個(gè)系統(tǒng)中的唯一性,要保持基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的唯一性,我們需要成立一個(gè)編碼維護(hù)部門,統(tǒng)一來(lái)添加新的編碼,防止編碼重復(fù)引起信息的錯(cuò)誤。
2、指定相應(yīng)的數(shù)據(jù)維護(hù)人員。上線后,一方面為了適應(yīng)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn),部分業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)程需要調(diào)整。數(shù)據(jù)維護(hù)人員要與各數(shù)據(jù)的源頭部門的進(jìn)行協(xié)調(diào);另一方面,系統(tǒng)為了適應(yīng)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)流程和管理需求,需要增加新的數(shù)據(jù)項(xiàng)或者更改原數(shù)據(jù)定義等。不僅如此,數(shù)據(jù)維護(hù)人員還要及時(shí)處理系統(tǒng)中的異常數(shù)據(jù),清理垃圾數(shù)據(jù)和已經(jīng)失效的數(shù)據(jù),以保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。
3、定期備份福州OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)。針對(duì)福州OA系統(tǒng)前臺(tái)操作人員非正常操作和系統(tǒng)管理員錯(cuò)誤操縱后臺(tái)數(shù)據(jù)系統(tǒng),以及跨平臺(tái)轉(zhuǎn)換,硬件系統(tǒng)升級(jí)等實(shí)際問(wèn)題,需要對(duì)福州OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份。在出現(xiàn)數(shù)據(jù)災(zāi)難時(shí)可以恢復(fù)到最近一個(gè)數(shù)據(jù)點(diǎn),最大限度地減少損失,確保系統(tǒng)平穩(wěn)安全運(yùn)行。
4、需要建立一系列相關(guān)的規(guī)章制度來(lái)保證福州OA工作的順利進(jìn)行。福州OA系統(tǒng)上線以后,要使福州OA系統(tǒng)真正發(fā)揮出其應(yīng)有的功效和價(jià)值,使福州OA能夠長(zhǎng)久有效的為企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù),需要建立一系列相關(guān)的規(guī)章制度來(lái)保證福州OA工作的順利進(jìn)行。具體包括:機(jī)房安全管理制度;數(shù)據(jù)維護(hù)制度;權(quán)限管理制度;應(yīng)用服務(wù)器管理制度;數(shù)據(jù)訪問(wèn)制度。(萬(wàn)方數(shù)據(jù))
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成都公司:成都市成華區(qū)建設(shè)南路160號(hào)1層9號(hào)
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