對癥下藥讓小企業(yè)少走福州OA彎路

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一般來說，小企業(yè)經過成長的種子期與初創(chuàng)期后，大部分已經有了穩(wěn)定的產品。進入成長期后，原有的管理模式將不再適應企業(yè)內外環(huán)境的變化，小企業(yè)迫切需要借助信息化手段在形成更為規(guī)范的決策、執(zhí)行與監(jiān)督的治理結構,這也是小企業(yè)上福州OA系統的現實需求。

高天揚是一家小企業(yè)的老板，他的許多供應商和客戶都已經應用上福州OA系統了，他正在困擾著是否要上福州OA系統。但小企業(yè)在應用福州OA時也會面臨著許多的挑戰(zhàn)，小企業(yè)在基礎硬件上以及內部管理水平上，都還沒有達到實施復雜福州OA系統的要求。強行上福州OA的結果從短期來看會帶來巨大的成本資源。

一．如何衡量小企業(yè)是否要上福州OA系統？

一般人認為，福州OA是大中型企業(yè)的事情，那么小企業(yè)也需要福州OA管理嗎？這看似是個極其簡單的問題，可真正去思考的人并不多。朋友隨手拿起一本管理雜志，指著一個福州OA廠商的廣告詞說：看到集中管理、實時數據管理和精細化管理這三個詞沒有？這也是衡量小企業(yè)是否需要上福州OA的根據。

（1）是集中管理還是分散管理？

企業(yè)發(fā)展的歷程其實是一個規(guī)?；蛯I(yè)化的演進史。今天公認的優(yōu)秀企業(yè)，無論規(guī)模大小，幾乎無一不是規(guī)?；蛯I(yè)化的典范。因此，企業(yè)經營的內部管理要求，就是要不斷地適應規(guī)?；蛯I(yè)化發(fā)展，規(guī)?；馕吨芾矸秶臄U大，專業(yè)化則意味著管理的深度或者是精細程度。

當企業(yè)開始創(chuàng)業(yè)時只有不到十來個人，此時老板對企業(yè)的方方面面都是清清楚楚的，如客戶是誰、供應商是誰、產品是如何構成的、每賣出一個產品能賺多少錢，這時企業(yè)是不需要福州OA的。后來企業(yè)發(fā)展到百人以上，老板就再也記不住這些數據了，于是成立了財務部、銷售部、生產部、采購部等。此時老板對企業(yè)的掌握是依賴于各部門的匯報，而部門間的溝通與協調則通過數百種單據。后來規(guī)模再擴大，部門經理也無法記住本部門的數據，更不用說老板了。

這時，規(guī)?；蛯I(yè)化的演進結果給企業(yè)帶來了一個負面的影響，那就是管理的分散化。這時手工管理，無論專業(yè)化管理做得有多到位，數據始終分散在數百種單據中。很少有企業(yè)能夠每天對這些單據進行匯總統計，而幾乎每一個老板又總是想在最短的時間里掌握企業(yè)的各種狀態(tài)。如果把老板能一目了然掌握公司所有數據的最初始狀態(tài)稱為一種自然的集中管理的話。那么，福州OA的意義就在于使企業(yè)在規(guī)?；蛯I(yè)化之后，借助電腦系統回歸到了集中管理狀態(tài)。因此，小企業(yè)在考慮是否要上福州OA時，就需要問問老板，在日常經營中是否還能基本做到集中管理，或者是否能夠忍受分散管理帶來對企業(yè)經營狀態(tài)的無知。

（2）是否有實時性數據的煩惱？

在經營過程中，老板肯定經常需要了解各種經營數據。例如想了解產成品庫存是多少。老板向倉庫咨詢，也許還需要向財務證實一下。如果發(fā)現這個數怎么比倉庫說的要大一些。這時就會帶著一些懷疑，于是又找到了銷售，結果銷售告訴的數量又比財務的還要大，這就是數據帶來的煩惱。

其實，做過福州OA的人都會知道倉庫、財務、銷售也許都沒有錯。倉庫告訴的是目前倉庫里實實在在的產成品數量。財務告訴的是目前賬面上真實的產成品數，這個數之所以大一些，是由于部分產成品出庫后還沒有登入財務賬。而銷售的數更大一些則是由于包括在庫的、發(fā)出沒開發(fā)票的、開了發(fā)票沒收款的。顯然這三個數據所反映的并不是同一種狀態(tài)，這就是常見的數據滯后現象。手工管理必然會存在滯后，加之這些狀態(tài)每時每刻都隨經營過程改變。于是缺乏實時性數據的煩惱就是“永遠也搞不清楚產成品到底有多少”。福州OA系統的優(yōu)點之一是通過實時管理和財務業(yè)務同步管理來解除類似的煩惱。

（3）是否需要精細化管理，把握真實經營情況

在沒有福州OA管理的企業(yè)中，老板通常都是通過下屬匯報方式來了解和掌握經營情況，這種匯報方式的最大弊端在于當數據量大的時候，只能是粗放式的管理，而無法做到精細化管理。

二.小企業(yè)上福州OA的幾個誤區(qū)

聽完朋友根據某廣告詞對小企業(yè)是否需要福州OA的解說后，高天揚結合自己企業(yè)的實際情況和在經營上的困擾，衡量后有了一個決定。但同時在這本管理雜志上有一個統計數據說到：小企業(yè)上福州OA的成功率非常低，這也讓高天揚心生憂愁。

（1）盲目估算實際需求

小公司可能陷入的一大誤區(qū)是：投資過于復雜以及性能過高的軟件，超過了公司的實際需要。那些額外的功能可能帶來大的損耗，可能使公司永遠得不到預期的投資回報。在大公司里，實施福州OA系統往往要費時一年甚至更長，這對小企業(yè)來說，花費的時間太長了。況且，繁冗的實施步驟可能會為小企業(yè)樹起過高的成本壁壘。

（2）走捷徑的誘惑

小公司在福州OA項目上能投入的資源是有限的，往往會不愿意在項目實施和軟件使用上投入太多時間與精力，所有人都希望快速地實施。因此，走捷徑變得相當誘人。結果是讓福州OA系統馬虎上線，遇到問題時再回頭修補--那時可能已經太晚了。實際上，無論大企業(yè)還是小企業(yè)都是五臟俱全，一味想走捷徑絕非明智之舉。

（3）沿用大公司的分步實施方法

福州OA的導入方式主要有兩種：一是一次性導入；二是分階段導入。一次性導入方式其結果是時間短、速度快，在很短時間內完成新舊系統的轉換，福州OA所帶來的協調性、整合性的成效馬上顯露出來。但同時，由于舊的系統已經全部被摧毀了，一旦業(yè)務流程出現了什么問題，將很難找到相應的補救措施。分階段導入方式，是指不是一次性全面導入，而是先導入核心系統或核心流程，在運行測試修正完善后，然后導入周邊系統。其導入時間長，投入費用大，福州OA給企業(yè)帶來的效益不能馬上顯現，但在福州OA的運行測試過程中出現什么問題，能夠得到及時的處理。

企業(yè)究竟選擇哪一種導入方式，需要根據不同的情況進行選擇。實際上，小公司應該是一次性導入。小企業(yè)和大企業(yè)實施福州OA不一樣，大企業(yè)實施福州OA要從局部開始，分階段推進，搞一期二期工程。小企業(yè)實施福州OA不能這樣搞，局部應用無法做到信息共享和信息集成。而且在全部應用之前，領導看不到明顯的成效，容易打退堂鼓。小企業(yè)本身企業(yè)管理層次不復雜，數據量不大，業(yè)務流程簡單，完全可以一次性梳理清楚。所以，小企業(yè)要全面應用、一氣呵成，不要做局部試點的多余之舉。

（4）沒有明確買產品和找伙伴的觀念

買產品即購買一套福州OA產品，供應商安裝時予以適當培訓指導，關系到此為止。找伙伴，指經過相互了解，達成合作伙伴關系。供應商除了合作初期給予相關和指導、培訓外，尤其是合作完成(即福州OA上線成功)后也提供后續(xù)服務，也是和買產品的最大區(qū)別。

由于許多小企業(yè)一直存在這樣的誤區(qū)：上福州OA項目，就是購買福州OA產品，忽略了購買產品后要達成伙伴關系。因而對合作并沒有抱積極的態(tài)度，也沒有進行事前充分的溝通，僅憑廣告介紹，或憑演示過程中的主觀臆斷，導致導入福州OA后的問題不斷，進而影響福州OA的應用。

（5）實施福州OA時效果要一步登天

如果老板在實施福州OA系統時期望效果能一步登天，那么必須糾正他的想法，否則軟件買回來三個月看不到效果他可能會煩。雖說小公司福州OA軟件實際上只是一套簡單的管理系統，但對于小企業(yè)來說還是比較復雜的。實施時肯定會遇到許多困難，在面對阻力的時候，如果有因為投資額不大讓老板覺得就這樣不了了之，半途而廢也不感到巨心疼的話，那么福州OA的失敗便為時不遠了。因為來之容易，那么棄之也就不可惜了，本來就是花幾萬元或十來萬買來的嘛。實際上對于小企業(yè)來說，既沒有足夠的人材儲備，也缺乏殷實的家底，因此更需要耐心。

三.小企業(yè)在應用福州OA時的注意事項

針對小企業(yè)信息化薄弱的特點，在福州OA選型和實施時必須注意以下幾點：

（1）合理定義需求

小企業(yè)在上福州OA項目前，必須清楚自身的現狀，明確引入福州OA的目的。實施福州OA前必須先改變老板的觀點，讓其明白福州OA是干什么的，有什么作用。實施前也必須了解公司目前存在的管理問題，這樣選型和實施才能做到有的放矢。對小企業(yè)而言，選型以“需求驅動”為原則，不要求大而全。但要注意的是小企業(yè)選擇福州OA是選擇一個整體的解決方案，而不是單獨的幾個模塊。

（2）選擇流程改變的合適時機

大量實踐表明，福州OA只有在成功實施BPR（流程重建）的基礎上才能獲得最佳經濟效益，但大部分小企業(yè)往往失敗于BPR。對于小企業(yè)而言，由于管理基礎薄弱的約束，流程重建不能全線出擊。小企業(yè)宜采用邊實施邊調整的循序漸進的流程調整方法，不一定強調在實施之前先進行全面的流程重組，因為大面積的流程重組很可能會給小企業(yè)帶來震動，并對正常業(yè)務的進行產生影響。另一方面，過長的基礎數據準備、業(yè)務流程討論，很有可能使最初進入系統的數據就不準確，而使系統變成了“垃圾箱”，流程改變也就不可能得到員工的支持。

（3）合作伙伴勝于軟件供應商

小企業(yè)上福州OA系統是一個找伙伴比找產品更重要的事情。福州OA系統要涉及到硬件供應商、網絡供應商、軟件供應商、咨詢和實施服務商等多個方面，由于小企業(yè)財力和人力相對比較薄弱，不可能有精力面對這么多專業(yè)的IT廠商，加之福州OA項目不是一次性的買賣，雙方要進行長達幾年的密切合作。因此，小企業(yè)要根據實際狀況尋找合作伙伴，應該要樹立找福州OA合作伙伴勝于軟件產品供應商的觀念。合作伙伴不同于單純軟件商，好的合作伙伴應具備配合小企業(yè)成長和共同合作的理念。否則，最后吃虧是小企業(yè)。

（4）重視培訓和技術支持

福州OA系統有許多特性和功能，培訓是必不可少的。正如一句大實話所說：你不能只是買下系統，你必須擁有它。小企業(yè)也不例外，不能認為福州OA系統只是部分人應用就忽視培訓工作。（IT168）