對癥下藥 小企業(yè)應(yīng)該如何少走福州OA彎路

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一．如何衡量小企業(yè)是否要上福州OA系統(tǒng)？

一般來說，小企業(yè)經(jīng)過成長的種子期與初創(chuàng)期后，大部分已經(jīng)有了穩(wěn)定的產(chǎn)品。進(jìn)入成長期后，原有的管理模式將不再適應(yīng)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的變化，小企業(yè)迫切需要借助信息化手段在形成更為規(guī)范的決策、執(zhí)行與監(jiān)督的治理結(jié)構(gòu),這也是小企業(yè)上福州OA系統(tǒng)的現(xiàn)實(shí)需求。

高天揚(yáng)是一家小企業(yè)的老板，他的許多供應(yīng)商和客戶都已經(jīng)應(yīng)用上福州OA系統(tǒng)了，他正在困擾著是否要上福州OA系統(tǒng)。但小企業(yè)在應(yīng)用福州OA時也會面臨著許多的挑戰(zhàn)，小企業(yè)在基礎(chǔ)硬件上以及內(nèi)部管理水平上，都還沒有達(dá)到實(shí)施復(fù)雜福州OA系統(tǒng)的要求。強(qiáng)行上福州OA的結(jié)果從短期來看會帶來巨大的成本資源。

一般人認(rèn)為，福州OA是大中型企業(yè)的事情，那么小企業(yè)也需要福州OA管理嗎？這看似是個極其簡單的問題，可真正去思考的人并不多。朋友隨手拿起一本管理雜志，指著一個福州OA廠商的廣告詞說：看到集中管理、實(shí)時數(shù)據(jù)管理和精細(xì)化管理這三個詞沒有？這也是衡量小企業(yè)是否需要上福州OA的根據(jù)。

（1）是集中管理還是分散管理？

企業(yè)發(fā)展的歷程其實(shí)是一個規(guī)?；蛯I(yè)化的演進(jìn)史。今天公認(rèn)的優(yōu)秀企業(yè)，無論規(guī)模大小，幾乎無一不是規(guī)?；蛯I(yè)化的典范。因此，企業(yè)經(jīng)營的內(nèi)部管理要求，就是要不斷地適應(yīng)規(guī)?；蛯I(yè)化發(fā)展，規(guī)?；馕吨芾矸秶臄U(kuò)大，專業(yè)化則意味著管理的深度或者是精細(xì)程度。

當(dāng)企業(yè)開始創(chuàng)業(yè)時只有不到十來個人，此時老板對企業(yè)的方方面面都是清清楚楚的，如客戶是誰、供應(yīng)商是誰、產(chǎn)品是如何構(gòu)成的、每賣出一個產(chǎn)品能賺多少錢，這時企業(yè)是不需要福州OA的。后來企業(yè)發(fā)展到百人以上，老板就再也記不住這些數(shù)據(jù)了，于是成立了財務(wù)部、銷售部、生產(chǎn)部、采購部等。此時老板對企業(yè)的掌握是依賴于各部門的匯報，而部門間的溝通與協(xié)調(diào)則通過數(shù)百種單據(jù)。后來規(guī)模再擴(kuò)大，部門經(jīng)理也無法記住本部門的數(shù)據(jù)，更不用說老板了。

這時，規(guī)?；蛯I(yè)化的演進(jìn)結(jié)果給企業(yè)帶來了一個負(fù)面的影響，那就是管理的分散化。這時手工管理，無論專業(yè)化管理做得有多到位，數(shù)據(jù)始終分散在數(shù)百種單據(jù)中。很少有企業(yè)能夠每天對這些單據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計，而幾乎每一個老板又總是想在最短的時間里掌握企業(yè)的各種狀態(tài)。如果把老板能一目了然掌握公司所有數(shù)據(jù)的最初始狀態(tài)稱為一種自然的集中管理的話。那么，福州OA的意義就在于使企業(yè)在規(guī)?；蛯I(yè)化之后，借助電腦系統(tǒng)回歸到了集中管理狀態(tài)。因此，小企業(yè)在考慮是否要上福州OA時，就需要問問老板，在日常經(jīng)營中是否還能基本做到集中管理，或者是否能夠忍受分散管理帶來對企業(yè)經(jīng)營狀態(tài)的無知。

（2）是否有實(shí)時性數(shù)據(jù)的煩惱？

在經(jīng)營過程中，老板肯定經(jīng)常需要了解各種經(jīng)營數(shù)據(jù)。例如想了解產(chǎn)成品庫存是多少。老板向倉庫咨詢，也許還需要向財務(wù)證實(shí)一下。如果發(fā)現(xiàn)這個數(shù)怎么比倉庫說的要大一些。這時就會帶著一些懷疑，于是又找到了銷售，結(jié)果銷售告訴的數(shù)量又比財務(wù)的還要大，這就是數(shù)據(jù)帶來的煩惱。

其實(shí)，做過福州OA的人都會知道倉庫、財務(wù)、銷售也許都沒有錯。倉庫告訴的是目前倉庫里實(shí)實(shí)在在的產(chǎn)成品數(shù)量。財務(wù)告訴的是目前賬面上真實(shí)的產(chǎn)成品數(shù)，這個數(shù)之所以大一些，是由于部分產(chǎn)成品出庫后還沒有登入財務(wù)賬。而銷售的數(shù)更大一些則是由于包括在庫的、發(fā)出沒開發(fā)票的、開了發(fā)票沒收款的。顯然這三個數(shù)據(jù)所反映的并不是同一種狀態(tài)，這就是常見的數(shù)據(jù)滯后現(xiàn)象。手工管理必然會存在滯后，加之這些狀態(tài)每時每刻都隨經(jīng)營過程改變。于是缺乏實(shí)時性數(shù)據(jù)的煩惱就是“永遠(yuǎn)也搞不清楚產(chǎn)成品到底有多少”。福州OA系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)之一是通過實(shí)時管理和財務(wù)業(yè)務(wù)同步管理來解除類似的煩惱。

（3）是否需要精細(xì)化管理，把握真實(shí)經(jīng)營情況

在沒有福州OA管理的企業(yè)中，老板通常都是通過下屬匯報方式來了解和掌握經(jīng)營情況，這種匯報方式的最大弊端在于當(dāng)數(shù)據(jù)量大的時候，只能是粗放式的管理，而無法做到精細(xì)化管理。