OA實現(xiàn)“以人為本”、“動態(tài)控制”、“透明延伸”的辦公管理思想

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大部分OA辦公系統(tǒng)是以辦公事務(wù)的計算機自動化管理為基礎(chǔ)的，基本內(nèi)容包括文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉(zhuǎn)流、電子報表、會議管理、車輛管理等，實現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。但一個較好的OA系統(tǒng)遠(yuǎn)沒有這樣簡單，必需融入管理的思想，引進(jìn)切實可行的管理技術(shù)，讓福州OA系統(tǒng)服務(wù)于管理。管理是企業(yè)發(fā)展的推動力，也因管理而產(chǎn)生了辦公事務(wù)，所以O(shè)A系統(tǒng)一定要架構(gòu)于管理基礎(chǔ)之上，才能確保OA系統(tǒng)的有效性和實用性，一些企業(yè)上了OA系統(tǒng)后反而辦公工作更多了，主要原因是OA與管理的定位問題，本末倒置的緣故。

　　一個良好的OA辦公系統(tǒng)，應(yīng)該以計劃為核心、以控制為手段，福州OA軟件實現(xiàn)“以人為本”、“動態(tài)控制”、“透明延伸”的辦公管理思想。那么OA系統(tǒng)如何與管理思想結(jié)合呢?主要體現(xiàn)在“工作管理”、“溝通管理”、“管理創(chuàng)新”和“授權(quán)機制管理”四個方面。本文先詳細(xì)闡述OA系統(tǒng)如何與工作管理相結(jié)合。

　　一切辦公活動過程歸根到底是由“人通過工作”來完成的，因此，工作管理是OA系統(tǒng)的基本組成單元，工作管理問題解決的深度也決定了OA系統(tǒng)的應(yīng)用水平，工作管理的成敗決定了OA系統(tǒng)是否能促進(jìn)管理、輔助管理。一個體現(xiàn)“以人為本”設(shè)計思想的OA系統(tǒng)，應(yīng)該建立在個人工作管理、組織工作管理和項目工作管理三維立體的系統(tǒng)體系之中。

　　做好個人工作管理

　　在辦公管理中，無論任何工作、任何事情，最終都是通過人來完成的，管理的本質(zhì)是人。“個人工作管理”系統(tǒng)解決個人工作效率的問題，福州OA包括個人總結(jié)、任務(wù)備忘、個人助理、日程管理、工作處理。

　　“個人總結(jié)”是個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納。福州泛普OA軟件可以按照每日、每周、每月或年度等進(jìn)行分類總結(jié)，既方便查詢又便于個人總結(jié)得失。管理人員可以要求員工每日、每周、每月或每年度給出其工作總結(jié)，也可以按需要的時間段進(jìn)行分類統(tǒng)計，及時了解員工的工作和任務(wù)的進(jìn)展情況，把握工作進(jìn)度，總結(jié)工作得失。

　　“任務(wù)備忘”提醒本人將要做的一些重要任務(wù)，既可由本人創(chuàng)建，也可以是其他相關(guān)人員創(chuàng)建。

　　“個人助理”是個人辦公的計算機秘書，可以按信息種類建立自己的電子便箋、各種通信錄，能夠?qū)⒏鞣N常用信息迅速地分類保存，便于以后工作中查找使用，為個人辦公提供更細(xì)致的服務(wù)。

　　“工作計劃”用來設(shè)置個人的工作日程，并在設(shè)定的時間給予提示，防止錯過重要工作和活動。個人日程管理包括其他人安排給自已的工作、自已自行安排的工作，即可以避免時間沖突，又可以讓其他人了解自己的日程安排。上級領(lǐng)導(dǎo)在“工作計劃”中為下屬人員安排的日程，在下屬人員的“個人工作計劃”中也能看到。

　　“工作處理”包括工作描述、工作匯報、工作考核、參與人員及參與部門等，將每項工作分解開來，便于工作的管理。每項工作都配以甘特圖，使工作表述得更加明了。

　　按照工作性質(zhì)，又將個人的工作分為“負(fù)責(zé)的工作”、“考核的工作”、“待批的工作”和“已建的工作”等，這種清晰的工作分類，極大地方便了工作的查詢和處理。

　　目前大部分OA系統(tǒng)很難將企業(yè)業(yè)務(wù)工作落實到個人辦公上，個人工作管理的設(shè)計，福州泛普OA可使個人辦公與部門辦公、企業(yè)業(yè)務(wù)有機地結(jié)合起來。