福州OA實(shí)施烏云壓頂 巧借WBS重見天日

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一般來說，由于福州OA項(xiàng)目具有人多、錢多、事多、過程長，而且還有復(fù)雜度高、風(fēng)險(xiǎn)不可控等特點(diǎn)，所以在福州OA實(shí)施中很容易引起雙方之間的各種矛盾。當(dāng)不能及時(shí)有效的協(xié)調(diào)與解決時(shí)，容易造成進(jìn)度失控，預(yù)算超支、質(zhì)量差，最終結(jié)果是無疾而終，不了了之。

面對(duì)千頭萬緒和大量的協(xié)調(diào)工作，人的經(jīng)驗(yàn)、智慧、精力和能力受到極大挑戰(zhàn)和困惑?？梢哉f，福州OA實(shí)施的基本方法、工具和技術(shù)與福州OA項(xiàng)目成與敗的關(guān)系不但非常緊密，而且是前后邏輯關(guān)系。因此，使用項(xiàng)目管理的各種方法、工具和技術(shù)建立一個(gè)信息平臺(tái)，將大量的信息、復(fù)雜紛亂的關(guān)系和工作任務(wù)，進(jìn)行圖象化和可視化管理是十分關(guān)鍵的事情。但是我們發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)并沒有認(rèn)真地分析和進(jìn)行福州OA實(shí)施工作顯形化和可視化管理，就匆匆忙忙地進(jìn)行福州OA軟件的實(shí)施活動(dòng)，這自然會(huì)導(dǎo)致一籌莫展的窘境。

一.什么WBS工作分解結(jié)構(gòu)？

越來越多的人認(rèn)識(shí)到，福州OA項(xiàng)目如何進(jìn)行實(shí)施管理是一件讓人非常頭痛的事情。有資深福州OA顧問曾說過,好的實(shí)施管理必須做好一件事情，就是分配、追蹤任務(wù)。張興是一個(gè)福州OA實(shí)施顧問，他多次感慨萬千的說，在福州OA實(shí)施中應(yīng)用WBS方法使他有一種四兩拔千斤，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)灰飛煙滅的感覺。

福州OA實(shí)施有一個(gè)基本的項(xiàng)目管理三腳架：項(xiàng)目目標(biāo)/范圍、成本、時(shí)間管理。福州OA實(shí)施首要的前提是對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)/范圍有一個(gè)清晰的界定，這是談福州OA實(shí)施高質(zhì)量的前提。其實(shí)這里還有一項(xiàng)非常重要的工作，就是對(duì)目標(biāo)進(jìn)行分解，所謂的WBS就是將目標(biāo)分解至可以執(zhí)行的工作包，或者叫任務(wù)。對(duì)于關(guān)鍵任務(wù)的交付標(biāo)志，就是所說的階段實(shí)施里程碑。接下來就是項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)度問題，也就是通常說的“計(jì)劃”。對(duì)于WBS理解，張興認(rèn)為應(yīng)在兩方面重點(diǎn)加以理解：一方面，是 WBS層次結(jié)構(gòu)的對(duì)象，它是以可交付成果為對(duì)象，而不是以計(jì)劃活動(dòng)為對(duì)象。另一方面是WBS的最底層次為工作包，包括為完成該工作包必須的計(jì)劃活動(dòng)和進(jìn)度里程碑。

（2）WBS的基本要素：結(jié)構(gòu)、代碼、字典和報(bào)告

在項(xiàng)目管理中，WBS是一個(gè)詳盡的，層次的（從全面到細(xì)節(jié)）的樹形結(jié)構(gòu)，由可付成果和需要執(zhí)行的任務(wù)組成。WBS的目的是識(shí)別項(xiàng)目中實(shí)際需要完成的工作任務(wù)，因此WBS是福州OA實(shí)施計(jì)劃的基礎(chǔ)。WBS是由3個(gè)關(guān)鍵元素構(gòu)成的名詞：W工作--可以產(chǎn)生有形結(jié)果的工作任務(wù)；B分解--是一種逐步細(xì)分和分類的層級(jí)結(jié)構(gòu)；S結(jié)構(gòu)--按照一定的模式組織各部分。

①結(jié)構(gòu)化編碼

WBS結(jié)構(gòu)是以等級(jí)狀或樹狀來構(gòu)成，底層代表詳細(xì)的信息，逐層向上。結(jié)構(gòu)上的第二個(gè)層次范圍將比第一層次范圍要窄，依此類推。編碼用于將WBS徹底的結(jié)構(gòu)化，是WBS的一種關(guān)鍵實(shí)現(xiàn)手段，因此編碼體系與結(jié)構(gòu)體系是有對(duì)應(yīng)關(guān)系。通過編碼體系，我們可以很容易識(shí)別WBS的層級(jí)關(guān)系。

WBS的結(jié)構(gòu)應(yīng)包含科學(xué)的邏輯結(jié)構(gòu)，而不是單個(gè)的、離散的、在時(shí)間順序上不連續(xù)的成果的描述結(jié)構(gòu)。WBS的結(jié)構(gòu)是由邏輯推演而成的，通過層層的包含關(guān)系，非常嚴(yán)謹(jǐn)。結(jié)構(gòu)化的原則是必須分等級(jí)，但不必在結(jié)構(gòu)內(nèi)建太多的層次，因?yàn)閷哟翁嗔瞬灰坠芾?。因此，結(jié)構(gòu)化是WBS的一大重要特點(diǎn)，WBS的邏輯結(jié)構(gòu)錯(cuò)誤會(huì)直接導(dǎo)致項(xiàng)目實(shí)施過程發(fā)生錯(cuò)誤，嚴(yán)重的會(huì)帶來項(xiàng)目的失敗。

②工作包

工作包是WBS的最底層元素，一般的工作包是最小的“可交付成果”，這些可交付成果很容易識(shí)別出完成它的活動(dòng)、成本和責(zé)任人以及資源信息。因此，一個(gè)福州OA實(shí)施的WBS必須被分解到具體的工作包層次才能夠使其成為一個(gè)有效的管理工具。

有人可能會(huì)問，為什么WBS的最底層次不是計(jì)劃活動(dòng)而是工作包呢？首先WBS作為福州OA實(shí)施管理的工具，它面向的是可交付成果，而不是過程。其次WBS定義的是工作任務(wù)，是計(jì)劃活動(dòng)定義的依據(jù)，而不是去定義計(jì)劃活動(dòng)。最后，計(jì)劃活動(dòng)只是項(xiàng)目進(jìn)度表的組成部分，不是WBS的組成部分。因此，只有抓住最核心的可交付結(jié)果才能最有效的控制和管理福州OA實(shí)施。

　　③WBS字典

實(shí)施管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化一直是眾多福州OA實(shí)施追求的目標(biāo)，WBS字典就是這樣一種工具。它用于描述和定義WBS分解的工作文檔。字典相當(dāng)于對(duì)某一WBS 元素必須完成的工作以及對(duì)工作的詳細(xì)描述，包括工作成果的描述和相應(yīng)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，上下級(jí)關(guān)系以及輸入輸出關(guān)系等。同時(shí)，WBS字典對(duì)于定義清晰的福州OA實(shí)施范圍也有著巨大的規(guī)范作用，它使得WBS易于理解和被實(shí)施團(tuán)隊(duì)以外的參與者（福州OA實(shí)施涉及到的各方人員）理解。

④工作完成報(bào)告

工作任務(wù)完成報(bào)告的目的是要反映實(shí)施到目前為止的進(jìn)展情況，通過任務(wù)完成報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)能夠判斷和評(píng)價(jià)福州OA實(shí)施的各個(gè)方面是否偏離目標(biāo)，偏離程度是多少。

二．WBS的作用是做正確的事

WBS是一個(gè)描述福州OA實(shí)施思路的工具，也是一個(gè)展現(xiàn)項(xiàng)目全貌，清晰地表示各項(xiàng)目工作之間的相互聯(lián)系，詳細(xì)說明為完成項(xiàng)目所必須完成的各項(xiàng)工作的計(jì)劃工具。同時(shí)，它定義了里程碑事件，可以作為項(xiàng)目狀況的報(bào)告工具向高層報(bào)告項(xiàng)目完成情況。當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，是項(xiàng)目績效衡量的依據(jù)。因此，它的作用是幫助項(xiàng)目經(jīng)理確定和有效地管理項(xiàng)目工作。

（1）初期作用：明確項(xiàng)目任務(wù)

WBS是面向可交付成果的一組的工作任務(wù)，這些任務(wù)定義了工作范圍，未在WBS中包括的工作任務(wù)就不屬于福州OA實(shí)施的范圍。WBS每下降一層就代表對(duì)項(xiàng)目工作更加詳細(xì)的定義和描述?？山桓冻晒ぷ鞣纸饪梢苑乐惯z漏項(xiàng)目的可交付成果，幫助項(xiàng)目經(jīng)理關(guān)注項(xiàng)目目標(biāo)和明確職責(zé)。