福州OA的項目驗收切莫敷衍了事

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福州OA項目的實施，一般都會包括六個階段，即項目的選型、培訓、業(yè)務流程重組、基礎數(shù)據(jù)整理、會議室試點、切換等，在福州OA系統(tǒng)切換后，參與項目實施的人員都會松下一口氣，但這時大家往往沒有想到，緊接著的還有一項重要的工作，就是項目的驗收。所謂驗收就是一個確認的過程，包括對整個系統(tǒng)的運行情況、業(yè)務流程重組的有效性、生產運作的效率等方面的一個評估。福州OA項目驗收看似簡單，事實上是一項非常復雜的工作，必須引起公司“一把手”和項目組成員的重視，千萬不能敷衍了事。

福州OA項目是否成功，關鍵要看最后系統(tǒng)是否能夠平穩(wěn)順利的運行，不同用戶操作起來是否得心應手，各項業(yè)務流程是否清楚明了。與此同時，福州OA的驗收是一個非常模糊的概念，行內一直都沒有一個統(tǒng)一的標準，隨意性非常大。而這種"驗收的隨意性"對于用戶來說將是一個致命性的錯誤，產生此類問題的根源就在于客戶不知道或根本就沒有制定合理的驗收標準，從而導致福州OA項目在驗收過程中，主次顛倒，忽視了對關鍵業(yè)務流程的驗收。因此，只有明確了福州OA項目的驗收標準，才會做到有備而來，從而達到驗收的目的。

整個福州OA項目的實施，要歷時半年多時間，有的項目工程比較大，要一年多時間，才能夠上線，實施的時間很長。不管是企業(yè)還是實施顧問，都不希望項目的周期過長，一方面是拖的時間太長需要更多的人力物力的投入，另一方面是時間長了就會出現(xiàn)各種各樣的差錯，項目組成員身心疲憊，逐漸喪失信心。所以為了避免類似問題的出現(xiàn)，在適當?shù)臅r候，必須將項目驗收的事宜提上議事日程，福州OA項目驗收包括階段性驗收和整體驗收。 階段驗收，一般選擇的時機就是系統(tǒng)上線之后，錄入了一個月以上的數(shù)據(jù)，能夠準確導出各類月度報表的時候，由項目組提出驗收階段應該達到的效果，認為系統(tǒng)應用和各項業(yè)務操作基本正常，或者是達到了先前預定的目標，可以說系統(tǒng)上線成功了。一個月剛好是一個小的系統(tǒng)周期，在這個時間周期內，系統(tǒng)運行的順不順暢，基本上都能反映出來，如果這一個月都不能挺過去，那就說明系統(tǒng)在運行過程中存在較多的問題。因為一個系統(tǒng)有幾十個模塊，涉及到每個部門，大家應用的情況各有差異，這個時期也是趁實施顧問還在工廠的時候，集中解決問題的大好時機。根據(jù)實際情況的不同，有些大型的福州OA項目是邊實施邊驗收，一步一步的向前推進。但中小型的福州OA項目最好是成功切換后，運行一個月時間，再來驗收。

在福州OA系統(tǒng)實施過程中和在初次切換的那段時間，需要對系統(tǒng)進行二次開發(fā)，以滿足實際業(yè)務流程的需要，二次開發(fā)的內容也應該納入驗收的范圍，因為二次開發(fā)時間的不確定性，也可能是邊應用邊開發(fā)，所以，福州OA系統(tǒng)驗收可以分開進行，先對原始系統(tǒng)的應用情況進行驗收，最后再對二次開發(fā)后的輔助系統(tǒng)和一些報表進行驗收。

福州OA項目驗收的主要內容應該是由系統(tǒng)中不同模塊決定的，包括系統(tǒng)運行情況、業(yè)務處理情況、各種單據(jù)及報表出具情況，主要涉及到財務模塊、銷售管理模塊、庫存管理模塊、采購模塊、生產計劃模塊、工程BOM等，在驗收過程中，可以以部門為單位來進行，便于集中精力來處理主要問題。在庫存管理方面，重點是物料收發(fā)的流程是否合理，物料收發(fā)的效率是否有所提高，各種單據(jù)是否按照要求及時處理完，還有就是在這種操作模式下，所有庫存物料數(shù)據(jù)的質量情況，包括物料收發(fā)的準確率達到了多少，賬物相符率提高了多少，庫位相符率是多少，庫存積壓物料是否有所降低，呆滯物料是否有所減少等，這里面的一些具體數(shù)據(jù)可以去倉庫現(xiàn)場抽查獲得。在工程BOM方面，主要是BOM結構的合理性和準確性，以及BOM導入到系統(tǒng)中的及時性，因為BOM是MRP運算的源頭，一旦發(fā)生錯誤，就會導致整個需求的錯誤，新產品的BOM不能及時導入到系統(tǒng)，就會影響到物料的需求計劃和生產計劃。在生產管理方面，主要是考核生產計劃的執(zhí)行率是否有所提高，生產效率是否有所提高，包括產能的最大發(fā)揮、生產排程的合理性、生產工藝的優(yōu)化等，在物料采購方面，考核的主要指標是物料的準時交貨率，以及影響準時交貨率的一些參數(shù)的設置，如產出率、損耗率、采購提前期等，如果這些參數(shù)設置不合理，將是禍患無窮，最直接的影響就是庫存積壓或者是生產停工待料。以上所講的這些都是福州OA系統(tǒng)執(zhí)行情況的驗收，除此外，還應該包括針對二次開發(fā)項目的一個驗收，因為對于標準版本的福州OA系統(tǒng)來說，一般軟件廠商都經(jīng)過了很嚴格的測試，并且經(jīng)過絕大多數(shù)客戶的驗證，在系統(tǒng)性能方面一般不會有太大的問題，否則軟件廠商的項目肯定也開展不起來。二次開發(fā)的項目無論是對軟件廠商還是對企業(yè)內部來說，都是一個全新的軟件，既然是新的軟件，Bug在所難免，但一些基本的性能要滿足要求，比如在多用戶并發(fā)操作，以及大批量數(shù)據(jù)運行的過程中，系統(tǒng)是否有嚴重的性能瓶頸，這些需要通過和一線的系統(tǒng)操作員工進行溝通，進而了解系統(tǒng)的性能方面的問題。最后，應該對整個系統(tǒng)做一個綜合的評估，看它有無促使企業(yè)在管理思想、管理模式、管理方法、管理機制、管理基礎、業(yè)務流程、組織結構、規(guī)章制度、全員素質、企業(yè)競爭力、企業(yè)形象、科學決策和信息的集成與處理等方面發(fā)生一些明顯的改進、提高和創(chuàng)新，企業(yè)是否運用福州OA系統(tǒng)對整個供應鏈管理中的各相關環(huán)節(jié)和企業(yè)資源實行有效的規(guī)劃和控制，通過財務分析，企業(yè)在客戶關系管理、市場預測分析、加強財務管理、合理組織生產、資源優(yōu)化配置、壓縮生產周期、降低物料庫存、減少資金占用、降低產品成本、提高產品質量、擴大市場銷售和實行電子商務等方面有無產生相應的經(jīng)濟效益等。

福州OA項目的驗收是對項目在整個實施階段產生的效果的一個檢驗的過程，也是對福州OA項目在整個實施階段的一個終結，它為福州OA系統(tǒng)在今后的應用中更順暢的運行奠定了堅實的基礎。但對企業(yè)來說，福州OA項目的完善“只有起點，沒有終點”，如何去充分挖掘福州OA系統(tǒng)的潛力，還有很長的一段路要走，所以我們在思想上絕不能放松，要站在新的起點上，去迎接更大的挑戰(zhàn)。（e-works）