如何進行福州OA系統(tǒng)的信息安全保衛(wèi)戰(zhàn)

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

最近，一家企業(yè)，正在為數(shù)據(jù)泄密的事情而煩惱。企業(yè)人員的流動帶走了福州OA系統(tǒng)中的所有客戶信息、產(chǎn)品價格信息等，憑著這些信息，競爭對手挖走了公司不少的客戶，給企業(yè)造成了嚴重的損失，那么如何才能避免這種事件的發(fā)生。

如何保護福州OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全是擺放在眾多福州OA實施顧問面前的一道門檻？如何安全的跨過這個門檻，打好這場福州OA系統(tǒng)信息安全的保衛(wèi)戰(zhàn)？

筆者在這里以一個實施顧問的身份，從顧問的角度，給企業(yè)用戶提一些建議。希望這些建議能夠幫助企業(yè)打贏這場戰(zhàn)爭。

建議一：安全從賬戶管理做起。

福州OA系統(tǒng)的相關權限控制，都是依賴于具體的帳戶與角色展開的。所以，若要保護好福州OA系統(tǒng)中的郵件，則首先需要管理好福州OA系統(tǒng)的帳戶。

筆者實施了不少的福州OA項目，其中就有一家企業(yè)，他們?yōu)榱斯芾砩系姆奖悖粋€部門就采用一個賬戶。雖然這個部門只有七個人，但是，共用一個賬戶的話，則就不能區(qū)分系統(tǒng)中的相關操作到底是誰做的。當出現(xiàn)問題時，如單據(jù)被意外刪除或者單據(jù)被非法修改的時候，就不能夠找到責任人。雖然共用一個賬戶，可以給管理帶來一定的方便。但是，卻會大大的降低福州OA系統(tǒng)的安全性。

筆者向來反對，以犧牲系統(tǒng)的安全性來減少管理的工作量。所以，筆者在這里強烈建議，為了提高福州OA系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全性，在系統(tǒng)管理與配置的時候，切記不要一個部門一個賬戶。而是要做到一個員工一個賬戶，如此的話，才能夠實現(xiàn)責任落實到人，安全落實到人。

建議二：開啟福州OA系統(tǒng)的日志功能。

馬后炮，可能有時覺得多余。但是，若事情發(fā)生后，能夠及時的收集證據(jù)，在損失進一步擴大之前，采取合理的措施，把問題消除在萌芽狀態(tài)。這種“亡羊補牢”的方法，也未嘗不可行。

一般福州OA系統(tǒng)中，都會有系統(tǒng)日志功能。在這個日志中，會紀錄用戶在福州OA系統(tǒng)中的具體操作。如什么用戶在什么時候導出了客戶基本信息資料；什么用戶在什么時間刪除或者更改了某張單據(jù)的信息等等。都會詳細的記錄下來，當系統(tǒng)管理員發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)出現(xiàn)異常時，就可以憑借這些日志信息，找到對應的責任人。

所以，為了提高福州OA系統(tǒng)的信息安全，筆者建議企業(yè)開啟系統(tǒng)日志功能。如此的話，可以給企業(yè)帶來如下好處：

一是無形中會對用戶有警示作用。當用戶看到自己的所作所為都會在系統(tǒng)中留下記錄的時候，則他們在竊取系統(tǒng)資料的時候，就不會那么明目張膽了。這就好像在公路上，若裝有攝像頭的話，則司機的違規(guī)違法現(xiàn)象就會少的多，他們會自己約束自己?？梢?，若開啟了福州OA系統(tǒng)的日志功能的話，可以給其他用戶一個警示的作用，讓他們規(guī)范自己的福州OA系統(tǒng)操作。

二是可以幫助企業(yè)員工做好相關的安全審計。

有些信息化安全要求比較高的企業(yè)，會有專門人員審計信息化安全。如筆者認識一家企業(yè)的CIO，他們會對員工的網(wǎng)絡行為進行監(jiān)控，包括用戶的來往郵件、聊天信息等等。

三是當出現(xiàn)信息泄露的事件時，可以作為向員工索賠的證據(jù)。

當遇到員工泄露企業(yè)的信息時，企業(yè)最頭疼的問題就是沒有證據(jù)可以證明是員工所為，他們最多只能把可疑的員工辭退，而不能夠要求他們補償損失。而若開啟了福州OA系統(tǒng)的日志功能之后，用戶的所作所為都會在系統(tǒng)中記錄。當員工非法更改數(shù)據(jù)或者非法導出客戶信息的時候，都會有詳細的記錄。這可以為日后對他們進行罰款等處罰措施，找到證據(jù)。

所以說，福州OA系統(tǒng)的日志能夠很大程度上規(guī)范員工的行業(yè)，可以在一定程度上保障福州OA系統(tǒng)的安全性。不過從上面的分析來看，我們也知道，日志功能是依賴于具體的用戶賬戶的。若多個人共用一個賬戶的話，則日志也是不能夠區(qū)分到底某個危險行為是哪個員工所做的。所以，要啟用日志功能的話，首先就需要根據(jù)用戶來設立帳號。

建議三：限制重要資料的導出

由于福州OA系統(tǒng)是強調數(shù)據(jù)共享的。所以，很多部門的機密信息，如客戶信息，產(chǎn)品成本價格信息，產(chǎn)品構成等等重要內容，都會被存儲在福州OA系統(tǒng)中。若沒有相關權限控制的話，則企業(yè)員工獲取這些信息將會輕而易舉。特別是為了管理的方便，系統(tǒng)提供了導出的功能，可以導到EXCEL表格中，進行后續(xù)的處理。這就無形中增加了數(shù)據(jù)泄密的風險。因為用戶不需要一條條的記錄相關的信息，而只需要把他們成批的導出來即可。然后回家再慢慢的去尋找有價值的信息。

所以，在福州OA系統(tǒng)信息安全保衛(wèi)戰(zhàn)中，有一個重要的戰(zhàn)略措施，就是要管理要報表的導出功能。為此，筆者有如下建議值得參考：

一是對于有些資料沒必要導出的話就取消其導出功能。

其實，對于一些客戶信息、產(chǎn)品價格信息等等，完全沒有再導出備份的必要。有些企業(yè)，他們有一個傳統(tǒng)作業(yè)的習慣，會要求財務人員每個星期發(fā)一份成本分析資料給各個銷售人員。其實，這完全沒有必要的。只需要企業(yè)系統(tǒng)管理人員配合財務人員，在系統(tǒng)中實現(xiàn)這份報表。銷售員可以直接在系統(tǒng)中查詢相關的信息，而不需要財務人員先導出來再發(fā)給大家。如果把產(chǎn)品成本信息導出來之后，銷售人員跟客戶串通，把成本信息泄露給客話，則企業(yè)將會失去價格談判上的主動權。

所以，企業(yè)應該結合自己的情況，對各項基本資料進行分析，若沒有十分充分的必要要導出數(shù)據(jù)的話，就索性把這些內容的導出功能禁用掉，從根源上把這個缺口堵住。

二是嚴格限制導入導出的用戶。

有時候，某些敏感信息確實有導出的必要。如筆者一家客戶，他們需要導出產(chǎn)品的成本分析報告。在每個月的產(chǎn)品會議上，公司會把最近利潤比較高的產(chǎn)品當作下月的主推產(chǎn)品等等。此時，就可能需要用到這個成本分析包括。這個時候，有兩種方法。一是通過福州OA系統(tǒng)自帶的報表實現(xiàn)。不過，有些用戶可能比較刁，他們希望能夠類似EXCLE表格的那種圖形來直觀的表示產(chǎn)品的利潤情況。為此，一些基于傳統(tǒng)的客戶端/服務器端模式的福州OA軟件可能無法實現(xiàn)這個需求。此時，用戶迫不得已需要導出這個報表。遇到這種情況的話，就需要嚴格限制導入導出的用戶，并且，結合福州OA系統(tǒng)的日志功能，做好這個危險動作的監(jiān)督工作。如筆者對這家客戶的建議是，有財務經(jīng)理來導出這份報表，其他人員都沒有這個權限。并且在導出的Excel表格中，最好也設置比較復雜的密碼，以提高這個Excle文件本身的安全性。

建議四：做好員工之間的信息屏蔽。

筆者有一家客戶，他們對于信息安全方面要求比較嚴。他們希望，即使是同一個部門，如采購部門，不同員工下的采購單，他們之間也不能夠看到。如果看到這些信息的話，則有經(jīng)驗的人就可以從采購記錄中發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品的組成方式，甚至了解到產(chǎn)品的配方、工藝等方面的信息。為此，這家客戶他們要求能夠對員工之間的信息也能夠進行屏蔽，當然作為部門的負責人，就有權看到所有的采購信息。（IT168）