企業(yè)如何進(jìn)行工作流的選型？

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

當(dāng)今世界已經(jīng)走入了信息時(shí)代，企業(yè)的信息系統(tǒng)在日常運(yùn)營、管理發(fā)揮越來越重要的作用。

在一個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)過程中，工作流作為一個(gè)基礎(chǔ)模塊，其地位日益重要，產(chǎn)生的效益也越來越明顯。

企業(yè)信息化是一個(gè)過程，任何企業(yè)的信息系統(tǒng)都不是一次性搭建完成的，而在這個(gè)過程中，工作流應(yīng)盡早被引入，在整個(gè)信息系統(tǒng)架構(gòu)中，工作流屬于一個(gè)平臺(tái)軟件，或者說是一個(gè)中間件，操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫等起的作用類似，是一個(gè)支撐性的作用。

把信息化建設(shè)看成蓋一座大樓，那么操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫就類似于地基，大樓里的房間就是各個(gè)不同的系統(tǒng)，有大有小，功能不同。而工作流就像大樓里的水、電、空調(diào)、通信、消防等設(shè)施，對(duì)這幢大樓來說，沒有水電、消防等系統(tǒng)，這幢大樓的完整性并未遭到破壞，但這是一幢原始、低級(jí)、落后的大樓，基本沒有什么使用價(jià)值。

如上所述，工作流的重要性不言而喻，可是如何選擇一個(gè)優(yōu)秀的工作流產(chǎn)品和廠商來導(dǎo)入工作流呢?一般來說，作為一個(gè)中間件產(chǎn)品，工作流沒有什么行業(yè)特性，選擇工作流產(chǎn)品不需要考慮行業(yè)問題。

選型時(shí)，以下幾點(diǎn)需要重點(diǎn)考慮:

一、調(diào)研當(dāng)前信息系統(tǒng)的架構(gòu)

首先需要了解企業(yè)當(dāng)前有哪些系統(tǒng)，這些系統(tǒng)有多少可能會(huì)和工作流系統(tǒng)做整合。他們對(duì)操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫有哪些要求，如果可能盡量要求工作流產(chǎn)品和當(dāng)前系統(tǒng)采用相同操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫，以降低采購和維護(hù)成本。

其次，看看當(dāng)前系統(tǒng)采用的語言有那些，如果所有或部分系統(tǒng)能和工作流產(chǎn)品采用相同的編程語言，就可以降低將來整合的難度，并降低未來的開發(fā)難度。

當(dāng)然，這些條件并不是必要的，只是滿足最好。

二、導(dǎo)入工作流要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)

a) 導(dǎo)入系統(tǒng)的目標(biāo)

如果說導(dǎo)入的范圍僅僅限于單一系統(tǒng)，或單一部門，就只需要考慮工作流系統(tǒng)是否滿足這個(gè)系統(tǒng)或或單一部門的需求即可。例如在實(shí)施eHR的過程中，需要引入工作流，這個(gè)工作流系統(tǒng)僅需要滿足HR即可。

但更多的情況是工作流系統(tǒng)會(huì)管理整個(gè)企業(yè)的流程，會(huì)涵蓋所有部門的流程，而且，不但要考慮但是的情況，也需要有充分的預(yù)見性，工作流產(chǎn)品必須有充分的靈活性，以適應(yīng)企業(yè)將來可能的組織或制度調(diào)整。

b) 對(duì)產(chǎn)品的的目標(biāo)

比如，產(chǎn)品的易用性如何，需要達(dá)到什么樣的性能水平。很多用戶希望工作流系統(tǒng)開發(fā)表單能更快速、簡(jiǎn)單。甚至受一些廠商誤導(dǎo)，要求產(chǎn)品可以僅僅用拖拉式的操作就可以完成新表單的開發(fā)。但是，這樣的要求僅對(duì)簡(jiǎn)單的表單可以，對(duì)一些數(shù)據(jù)來源比較復(fù)雜、有一些復(fù)雜的邏輯判斷的表單，寫一些代碼是必不可少的，而且這也是最直接、有效的方式。

三、重點(diǎn)考慮的因素

a) 易用性

這一點(diǎn)至關(guān)重要，工作流是應(yīng)用最廣的一個(gè)系統(tǒng)，推廣涉及到整個(gè)企業(yè)。如果易用性不好，將來系統(tǒng)上線就會(huì)遇到很多阻力。

b) 表單及流程的快速開發(fā)定制能力

每一家企業(yè)的表單范圍及表單內(nèi)容都會(huì)千差萬別，流程也會(huì)都不一樣。企業(yè)實(shí)施工作流，表單和流程基本上都需要全部重新開發(fā)和定制。所以工作流必須要有非常優(yōu)秀的表單開發(fā)能力和靈活的流程定制能力。而且表單和流程也不會(huì)一成不變，系統(tǒng)要可以靈活的修改表單和流程。

這里需要重復(fù)一點(diǎn)，千萬不要期待可以不寫一行代碼就可以完成滿足企業(yè)需求的復(fù)雜的表單。流程控制是可以做到的，但表單設(shè)計(jì)工具能滿足這樣的要求的工作流系統(tǒng)是不存在的!

c) 強(qiáng)大的整合能力

作為一個(gè)工作流系統(tǒng)，強(qiáng)大的整合能力是一個(gè)必備條件。獨(dú)立的工作流系統(tǒng)的應(yīng)用范圍是有限的，只有和其他系統(tǒng)(如福州OA，HR，OA，Portal等)充分整合起來才能發(fā)揮最大的效益。

舉個(gè)例子，福州OA有個(gè)用戶下了一張訂單，福州OA可以直接工作流系統(tǒng)提供的接口直接啟動(dòng)工作流系統(tǒng)的訂單審批流程，經(jīng)過工作流的審批后，如果審批通過，可以直接將訂單信息傳遞給生產(chǎn)管理系統(tǒng)。生產(chǎn)管理系統(tǒng)再根據(jù)訂單數(shù)據(jù)采購原材料、安排生產(chǎn)計(jì)劃等。通過這樣一個(gè)與其他系統(tǒng)無縫整合的工作流系統(tǒng)，可以優(yōu)化企業(yè)的管理流程，提高生產(chǎn)效率。也只有這樣，才能充分發(fā)揮工作流系統(tǒng)的效益。

工作流系統(tǒng)的整合與表單開發(fā)類似，不要期待能不寫一行代碼就能完成與各種各樣的系統(tǒng)的整合。 這一點(diǎn)請(qǐng)大家切記。

d) 穩(wěn)定的性能

性能的重要性勿需多言，性能不但影響工作流本身的使用，也會(huì)影響其他與工作流有交互的系統(tǒng)的使用，甚至造成數(shù)據(jù)完整性的破壞。

性能出現(xiàn)問題也會(huì)影響用戶的使用，造成用戶對(duì)系統(tǒng)的抵制，這一點(diǎn)在系統(tǒng)推廣期間體現(xiàn)的尤其明顯。

四、產(chǎn)品的測(cè)試

為了能充分的了解產(chǎn)品，在選型時(shí)利用測(cè)試版或廠商提供的測(cè)試環(huán)境來了解產(chǎn)品是一個(gè)不錯(cuò)的辦法。如果想自行使用測(cè)試版，前提是測(cè)試人員有豐富的工作流開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，并且廠商提供詳細(xì)的使用手冊(cè)，否則最好在廠商技術(shù)人員的陪同下進(jìn)行測(cè)試。

因?yàn)楣ぷ髁魇且桓髌脚_(tái)性軟件，開發(fā)表單和流程需要一定的工作流使用經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)基礎(chǔ)，它的使用是有一定難度的。如果測(cè)試人員獨(dú)立試用系統(tǒng)會(huì)遇到一些困難和問題，在沒有廠商的幫助下，這些困難和問題無從解決就會(huì)被無限放大，而影響選型的客觀性。

另外一個(gè)有效的辦法是找一張企業(yè)內(nèi)一張典型的表單，讓廠商來制作，根據(jù)表單完成后實(shí)際效果來考察系統(tǒng)，也可以考察廠商的技術(shù)能力和設(shè)計(jì)能力。

五、廠商的選擇

目前國內(nèi)有眾多的工作流廠商，有國外的眾多廠商，名氣大，產(chǎn)品功能多，但價(jià)格昂貴，而且在國內(nèi)有些水土不服，在國內(nèi)的成功案例不是很多。（CIO時(shí)代網(wǎng)）