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會(huì)議紀(jì)要

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 　　一、在企業(yè)中會(huì)議紀(jì)要管理存在的問題

　　1、在有的企業(yè)中，部分會(huì)議紀(jì)要員在開會(huì)的時(shí)候不認(rèn)真，對會(huì)議內(nèi)容的記錄十分馬虎甚至不寫會(huì)議紀(jì)要，也沒有其他人對會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行審查，長期下來助長歪風(fēng)，也不利于企業(yè)資料的完善和企業(yè)文化的沉淀。

　　2、開會(huì)的時(shí)候，會(huì)議紀(jì)要員一般都是用筆記本記錄會(huì)議主要內(nèi)容，然后會(huì)議結(jié)束后再通過電腦整理后打印出來，分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或與會(huì)人員，十分浪費(fèi)紙張并且效率還不高。

　　3、部分企業(yè)沒有形成規(guī)范的會(huì)議紀(jì)要資料庫，對資料的資料的整理和保管不當(dāng)，時(shí)間一長就不知道會(huì)議紀(jì)要資料去哪里了，想要查詢都十分困難。

　　4、有的公司缺乏規(guī)范化的會(huì)議紀(jì)要登記格式，全憑會(huì)議紀(jì)要員主觀填寫，比如，會(huì)議紀(jì)要員在登記會(huì)議名稱的時(shí)候?qū)懙氖?ldquo;部標(biāo)書評選會(huì)議”，而行政部管理員在登記新增會(huì)議的時(shí)候?qū)懙氖?ldquo;部關(guān)于華潤房建標(biāo)書評選大會(huì)”，那么之后在查賬的時(shí)候就容易產(chǎn)生混淆。

會(huì)議紀(jì)要

　　二、系統(tǒng)中會(huì)議紀(jì)要的管控點(diǎn)及作用

　　1、在系統(tǒng)的會(huì)議紀(jì)要單據(jù)中，會(huì)議紀(jì)要員按照標(biāo)準(zhǔn)格式填寫相關(guān)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，還可以將手寫版的會(huì)議紀(jì)要拍照后上傳到附件，這樣其他部門領(lǐng)導(dǎo)和員工就可以通過會(huì)議紀(jì)要列表查看每次會(huì)議是否都有會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議紀(jì)要人是誰，如果發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有問題的時(shí)候就可以及時(shí)找到負(fù)責(zé)人問責(zé)，一定程度上能促使會(huì)議紀(jì)要員提高工作積極性和責(zé)任心。

　　2、會(huì)議紀(jì)要員在整理完畢會(huì)議內(nèi)容之后，可以直接將電子版的會(huì)議紀(jì)要直接上傳到附件中，并選擇共享給誰，相關(guān)人員就可以及時(shí)在系統(tǒng)中查看相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容了，省去了逐一分發(fā)紙質(zhì)文件的麻煩，也提高了信息共享效率。

　　3、在系統(tǒng)中填寫會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，并將手寫稿拍照上傳到附件中，十分方便對會(huì)議紀(jì)要資料的保存，想查的時(shí)候隨時(shí)都可以查看，只需輸入簡單的查詢條件即可，再也不用擔(dān)心遺失了。

　　4、在填寫會(huì)議紀(jì)要單據(jù)的時(shí)候，可以直接選擇對應(yīng)的新增會(huì)議單據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)帶入對應(yīng)會(huì)議中的相關(guān)信息(比如會(huì)議主題、會(huì)議室、主持人、主辦部門、會(huì)議時(shí)間、與會(huì)人員等)，有利于實(shí)現(xiàn)會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)準(zhǔn)化管理，方便其他部門人員一一對應(yīng)的查看，再也不會(huì)混淆了。

　　5、在會(huì)議紀(jì)要列表中，只有查看共享給自己或者自己填寫的會(huì)議紀(jì)要，并且只有自己填寫的會(huì)議紀(jì)要才能修改，很好的保證了數(shù)據(jù)的安全性，避免了其他人員隨意改動(dòng)內(nèi)容。

　　三、泛普軟件中的會(huì)議紀(jì)要單據(jù)

　　在泛普企業(yè)管理系統(tǒng)中，由會(huì)議紀(jì)要員填寫此單據(jù)。

　　1、基本信息

　　會(huì)議紀(jì)要單據(jù)主要包含會(huì)議紀(jì)要主題、會(huì)議主題、會(huì)議室、主持人、申請人、主辦部門、會(huì)議日期、開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、與會(huì)人員、會(huì)議紀(jì)要員、編制日期、共享給誰等內(nèi)容。

會(huì)議紀(jì)要基本信息

　　2、附件上傳

　　可以將手寫版的會(huì)議紀(jì)要拍照后上傳到附件中，也可以將整理完畢后的電子版會(huì)議紀(jì)要上傳到附件中，支持txt、pdf、office文件以及各類圖片格式等上傳。

會(huì)議紀(jì)要附件

　　四、泛普軟件中的會(huì)議紀(jì)要列表

　　會(huì)議紀(jì)要列表主要顯示所有的會(huì)議紀(jì)要單據(jù)。

　　1、在列表中可以按照會(huì)議紀(jì)要主題、會(huì)議主題、主持人、主辦部門、編制日期、會(huì)議紀(jì)要員等多種條件進(jìn)行自定義查詢;也可以根據(jù)關(guān)鍵字進(jìn)行模糊查詢;還可以將常用查詢條件進(jìn)行保存。

　　2、可以將查詢出來的列表導(dǎo)出成Excel格式或者打印出來進(jìn)行裝訂保存。

　　3、可以點(diǎn)擊表中的藍(lán)色字體進(jìn)行聯(lián)查，比如想查看會(huì)議相關(guān)資料就可以點(diǎn)擊會(huì)議主題，系統(tǒng)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到新增會(huì)議詳情頁面，系統(tǒng)自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到實(shí)現(xiàn)快速查詢。

會(huì)議紀(jì)要列表
發(fā)布：2007-02-11 18:10    來源：泛普軟件    [打印此頁]    [關(guān)閉]