會議紀(jì)要
當(dāng)前位置：工程項目OA系統(tǒng) > 工程項目管理軟件 > 功能介紹 > 會議管理 > 會議紀(jì)要
視頻比較大，請耐心等待5秒，下載視頻
一、在企業(yè)中會議紀(jì)要管理存在的問題
1、在有的企業(yè)中，部分會議紀(jì)要員在開會的時候不認(rèn)真，對會議內(nèi)容的記錄十分馬虎甚至不寫會議紀(jì)要，也沒有其他人對會議紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行審查，長期下來助長歪風(fēng)，也不利于企業(yè)資料的完善和企業(yè)文化的沉淀。
2、開會的時候，會議紀(jì)要員一般都是用筆記本記錄會議主要內(nèi)容，然后會議結(jié)束后再通過電腦整理后打印出來，分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或與會人員，十分浪費紙張并且效率還不高。
3、部分企業(yè)沒有形成規(guī)范的會議紀(jì)要資料庫，對資料的資料的整理和保管不當(dāng)，時間一長就不知道會議紀(jì)要資料去哪里了，想要查詢都十分困難。
4、有的公司缺乏規(guī)范化的會議紀(jì)要登記格式，全憑會議紀(jì)要員主觀填寫，比如，會議紀(jì)要員在登記會議名稱的時候?qū)懙氖?ldquo;部標(biāo)書評選會議”，而行政部管理員在登記新增會議的時候?qū)懙氖?ldquo;部關(guān)于華潤房建標(biāo)書評選大會”，那么之后在查賬的時候就容易產(chǎn)生混淆。
二、系統(tǒng)中會議紀(jì)要的管控點及作用
1、在系統(tǒng)的會議紀(jì)要單據(jù)中，會議紀(jì)要員按照標(biāo)準(zhǔn)格式填寫相關(guān)會議紀(jì)要內(nèi)容，還可以將手寫版的會議紀(jì)要拍照后上傳到附件，這樣其他部門領(lǐng)導(dǎo)和員工就可以通過會議紀(jì)要列表查看每次會議是否都有會議紀(jì)要，會議紀(jì)要人是誰，如果發(fā)現(xiàn)內(nèi)容有問題的時候就可以及時找到負(fù)責(zé)人問責(zé)，一定程度上能促使會議紀(jì)要員提高工作積極性和責(zé)任心。
2、會議紀(jì)要員在整理完畢會議內(nèi)容之后，可以直接將電子版的會議紀(jì)要直接上傳到附件中，并選擇共享給誰，相關(guān)人員就可以及時在系統(tǒng)中查看相關(guān)的會議紀(jì)要內(nèi)容了，省去了逐一分發(fā)紙質(zhì)文件的麻煩，也提高了信息共享效率。
3、在系統(tǒng)中填寫會議紀(jì)要內(nèi)容，并將手寫稿拍照上傳到附件中，十分方便對會議紀(jì)要資料的保存，想查的時候隨時都可以查看，只需輸入簡單的查詢條件即可，再也不用擔(dān)心遺失了。
4、在填寫會議紀(jì)要單據(jù)的時候，可以直接選擇對應(yīng)的新增會議單據(jù)，系統(tǒng)自動帶入對應(yīng)會議中的相關(guān)信息(比如會議主題、會議室、主持人、主辦部門、會議時間、與會人員等)，有利于實現(xiàn)會議紀(jì)要的標(biāo)準(zhǔn)化管理，方便其他部門人員一一對應(yīng)的查看，再也不會混淆了。
5、在會議紀(jì)要列表中，只有查看共享給自己或者自己填寫的會議紀(jì)要，并且只有自己填寫的會議紀(jì)要才能修改，很好的保證了數(shù)據(jù)的安全性，避免了其他人員隨意改動內(nèi)容。
三、泛普軟件中的會議紀(jì)要單據(jù)
在泛普企業(yè)管理系統(tǒng)中，由會議紀(jì)要員填寫此單據(jù)。
1、基本信息
會議紀(jì)要單據(jù)主要包含會議紀(jì)要主題、會議主題、會議室、主持人、申請人、主辦部門、會議日期、開始時間、結(jié)束時間、與會人員、會議紀(jì)要員、編制日期、共享給誰等內(nèi)容。
2、附件上傳
可以將手寫版的會議紀(jì)要拍照后上傳到附件中，也可以將整理完畢后的電子版會議紀(jì)要上傳到附件中，支持txt、pdf、office文件以及各類圖片格式等上傳。
四、泛普軟件中的會議紀(jì)要列表
會議紀(jì)要列表主要顯示所有的會議紀(jì)要單據(jù)。
1、在列表中可以按照會議紀(jì)要主題、會議主題、主持人、主辦部門、編制日期、會議紀(jì)要員等多種條件進(jìn)行自定義查詢;也可以根據(jù)關(guān)鍵字進(jìn)行模糊查詢;還可以將常用查詢條件進(jìn)行保存。
2、可以將查詢出來的列表導(dǎo)出成Excel格式或者打印出來進(jìn)行裝訂保存。
3、可以點擊表中的藍(lán)色字體進(jìn)行聯(lián)查，比如想查看會議相關(guān)資料就可以點擊會議主題，系統(tǒng)自動跳轉(zhuǎn)到新增會議詳情頁面，系統(tǒng)自動跳轉(zhuǎn)到實現(xiàn)快速查詢。
成都公司：成都市成華區(qū)建設(shè)南路160號1層9號
重慶公司：重慶市江北區(qū)紅旗河溝華創(chuàng)商務(wù)大廈18樓
