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項目文檔管理軟件的使用
項目文檔管理,是指在一個系統(tǒng)(軟件)項目開發(fā)進程中將提交的文檔進行收集管理的過程。通常,文檔管理在項目開發(fā)中不是很受重視,當發(fā)現(xiàn)其重要性時,往往為時已晚。整個項目可能因此變得管理混亂,問題產(chǎn)生后無據(jù)可查。文檔管理對于一個項目的順利進行有著至關(guān)重要的作用,其關(guān)鍵性不容忽視。
一、企業(yè)文檔管理中存在的問題
文件涵蓋了企業(yè)的核心知識、文化內(nèi)涵、經(jīng)營經(jīng)驗等無形資產(chǎn),越來越多的管理者意識到文檔管理在企業(yè)管理中的重要性,企業(yè)文檔管理是一項必須做好的系統(tǒng)工作。
1、碎片化存儲
公司文檔分散在各種員工的工作計算機和移動設(shè)備中,沒有統(tǒng)一的歸納和存儲。導(dǎo)致在尋找信息時不知道文檔在誰手中,舊文件存儲位置記憶模糊,無法快速找到,這將極大地影響工作效率。
2、文檔權(quán)限不清楚
大多數(shù)企業(yè)的內(nèi)部信息和秘密文件只允許少數(shù)人共享和流通,但有時涉及上下級之間的合作,甚至公司內(nèi)外的合作都超出了傳統(tǒng)文件管理方法的控制范圍。此外,由于人員權(quán)限不明確,核心文件的細節(jié)被錯誤地修改和刪除,甚至不時惡意刪除。
3、缺乏文檔共享與合作
在工作組中修改文檔時,通常由QQ、微信、電子郵件等傳輸,導(dǎo)致文檔的多個版本。在下載和保存時,很容易區(qū)分哪個是最新版本。團隊不能保證修訂后的最新版本,這極大地影響了合作的效率。
二、企業(yè)項目文檔管理的需求
企業(yè)對文檔管理的需求分為三個層次,首先要滿足團隊文檔的存儲需求,當然要保證存儲的安全性,其次是文檔管理,團隊文檔多樣,要能夠?qū)Χ嗉壞夸涍M行分類,便于檢索。
1、存儲
存儲首先需要足夠的存儲空間,其次需要技術(shù)安全。
2、管理
提供的賬戶上限應(yīng)大于公司人數(shù),能夠建立公司組織結(jié)構(gòu),根據(jù)不同層次的部門對不同團隊的文檔進行管理,進行多級目錄分類,合理分類整理。
3、文檔協(xié)作
支持文檔文本,即多人同時編輯文本,避免傳輸過程,提高工作效率支持合作表,滿足一些簡單的表格使用場景。
4、易用性
盡可能多的終端通用,以滿足不同的團隊文檔使用場景。
三、項目文檔管理軟件的使用
每個企業(yè)在逐步走向正規(guī)化發(fā)展,包含企業(yè)規(guī)章制度、新人手冊等,泛普軟件為企業(yè)提供專業(yè)的項目文檔管理軟件服務(wù),助理企業(yè)文檔管理。
1、知識看板
以項目甘特圖、看板形式展示任務(wù),可按文檔分類查看或按部門分類查看。
2、知識庫
以表格形式展示任務(wù),按部門分組查看更方便。
3、常見問題匯總
有很多常見問題可以建成任務(wù),類似于問題庫,此處以產(chǎn)品使用問題為例,還可以處理公司規(guī)章問題。
4、文件
可以關(guān)聯(lián)企業(yè)網(wǎng)盤,或直接上傳到附件。
項目管理中涉及到大量的文檔,管理好項目的過程中的各種文檔是項目達成最終交付很重要的一個方面。
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