如何選擇工程建設(shè)檔案管理軟件

　　目前，我國(guó)早已將檔案作為工程項(xiàng)目工程驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的參考資料如果沒有細(xì)節(jié)，項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的檔案不允許對(duì)其建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行工程驗(yàn)收，因此如何保管好檔案成為了項(xiàng)目中的重中之重。

　　一、如何選擇項(xiàng)目文件管理系統(tǒng)

　　1.了解企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

　　需要了解的主要有：當(dāng)前企業(yè)文件類別。歸檔方式：影響購(gòu)買歸檔軟件模塊的功能需求。企業(yè)歷年檔案量：通過(guò)估算后期的文件總量和文件年產(chǎn)量，可以判斷一個(gè)文件系統(tǒng)的性價(jià)比。

　　2.了解企業(yè)的經(jīng)濟(jì)承受能力

　　可以和主管領(lǐng)導(dǎo)溝通，了解企業(yè)愿意投入文檔信息化的預(yù)算范圍。

　　3.綜合考慮企業(yè)的性質(zhì)

　　有母企業(yè)的，應(yīng)當(dāng)參照母企業(yè)的指導(dǎo)意見和標(biāo)準(zhǔn)，方便檔案的移交、接收。

　　4.明確使用文件管理軟件想要達(dá)到什么效果

　　有的只是想做好存儲(chǔ)和檔案資源的共享，對(duì)軟件功能要求不大;有的想實(shí)現(xiàn)從收藏到借閱的信息一體化管理，對(duì)軟件功能要求高。只有明確了需求，才能與供應(yīng)商有效溝通，選擇適合本公司的文件管理軟件。這里推薦泛普軟件，好用，全面。

　　二、泛普工程建設(shè)檔案管理軟件有什么優(yōu)勢(shì)

　　1.統(tǒng)一平臺(tái)管理，全面掌控軟件系統(tǒng)

　　構(gòu)建一站式工程檔案管理平臺(tái)。用戶可以通過(guò)一個(gè)平臺(tái)完成從制圖到各種工程文件、錄入、整理、歸檔、利用全生命周期管理，結(jié)合實(shí)際需要，還可以實(shí)現(xiàn)實(shí)體和電子檔案的同步管理。無(wú)論是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的過(guò)程文件，還是項(xiàng)目結(jié)束后的成果文件，都可以集中統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化歸檔。在保證歸檔及時(shí)性的同時(shí)，還可以通過(guò)檔案到位的情況實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目的進(jìn)展，促進(jìn)項(xiàng)目管理效率的提高。

　　2.根據(jù)權(quán)限使用，兼顧辦公安全和效率

　　在推進(jìn)項(xiàng)目的過(guò)程中，員工經(jīng)常需要查詢檔案、借用、協(xié)同等。這時(shí)，再通過(guò)匯博通的項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的訪問控制搜索、借還功能可以在保證安全的前提下實(shí)現(xiàn)文件的高效協(xié)作和利用。檢索功能：利用搜索平臺(tái)，員工可以隨時(shí)隨地在PC或移動(dòng)終端上組合關(guān)鍵詞、搜索條件組合或二次搜索等，快、準(zhǔn)確找到所需文件。

泛普工程建設(shè)檔案管理軟件有什么優(yōu)勢(shì)

　　3.有序的標(biāo)準(zhǔn)化分類滿足了各行業(yè)的檔案管理需求

　　泛普軟件通過(guò)自定義分類和屬性的功能，將檔案按照不同的工程項(xiàng)目進(jìn)行分類，并根據(jù)管理要求按照相應(yīng)的分類進(jìn)行歸檔，從工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開始進(jìn)行規(guī)范化收集、立項(xiàng)階段、從施工階段到竣工驗(yàn)收階段的各種報(bào)告、設(shè)計(jì)圖、合同、審批等材料。屬性清晰，分類明確，工作人員可以快速找到需要的檔案進(jìn)行后續(xù)統(tǒng)計(jì)、分析也有了支撐。

　　三、當(dāng)前工程檔案管理中存在的問題

　　1.管理難度大、檢查強(qiáng)度大

　　為了保證工程的正常進(jìn)行，工程檔案必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合工程實(shí)際。此外，工程資料的歸檔、備案等步驟要按照嚴(yán)格細(xì)致的要求進(jìn)行，《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》里都有規(guī)定。

　　2.時(shí)間周期長(zhǎng)、工作量大

　　無(wú)論是新建、改建、擴(kuò)建等建設(shè)項(xiàng)目，項(xiàng)目檔案管理需要覆蓋項(xiàng)目前期、項(xiàng)目的建設(shè)期和竣工驗(yàn)收期可能長(zhǎng)達(dá)數(shù)年，工作量大，耗費(fèi)大量人力。

當(dāng)前工程檔案管理中存在的問題