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企業(yè)為什么需要施工檔案管理系統(tǒng)
隨著房屋建筑工程管理科學(xué)化、規(guī)范化、標準化要求的不斷深入,對其檔案管理的要求越來越高,檔案收集與整理質(zhì)量的好壞、標準高低。不僅僅只作為工程管理的基礎(chǔ)性檔案,也成為房屋建筑工程管理考核的重要內(nèi)容,在一定程度上體現(xiàn)出一個單位工程管理水平的高低。
一、傳統(tǒng)建筑施工檔案管理的問題
傳統(tǒng)的房屋建筑施工檔案資料存放混亂,查找困難,找一份檔案的時間已經(jīng)占了大半部分的工作時間。
1.檔案資料收集難
檔案分散,資料來源多個系統(tǒng),收集工作繁瑣效率低。
2.手動整理檔案工作量大
不斷重復(fù)錄入電子檔案,信息管理混亂,使整理工作量大。
3.鑒定/銷毀流程繁瑣
鑒定/銷毀步驟復(fù)雜,鑒定/銷毀人員難湊齊。
4.檔案利用效率低
檔案查找難、搜索慢、借閱難、無法完成多人借閱。
二、企業(yè)為什么需要施工檔案管理系統(tǒng)
系統(tǒng)統(tǒng)一化、規(guī)范化的檔案資料管理,為房屋建筑工程行業(yè)解決燃眉之急。
1.業(yè)務(wù)系統(tǒng)
系統(tǒng)提供給各種類型業(yè)務(wù)系統(tǒng)文件提交接口,文件形成后可直接提交進入永中數(shù)字檔案管理系統(tǒng)進行歸檔,提升歸檔效率。
2.數(shù)字檔案管理系統(tǒng)
系統(tǒng)可提供接口給機關(guān)/企業(yè)的永中數(shù)字檔案管理系統(tǒng),直接進行檔案移交,線上進行接收審批檢查,效率倍增。
3.儲存協(xié)作
和云盤類存儲產(chǎn)品結(jié)合,實現(xiàn)文檔在線打開,并支持多人同時在線編輯,提升團隊協(xié)作效率。
4.文件轉(zhuǎn)換
系統(tǒng)使用永中DCS文檔在線預(yù)覽軟件進行無插件化的文檔預(yù)覽服務(wù),多種效果預(yù)覽、標準預(yù)覽、高清預(yù)覽。格式豐富,支持不同版本的office文檔、PDF、壓縮文件等200種以上文檔格式之間的轉(zhuǎn)換。
三、泛普軟件施工檔案管理系統(tǒng)特色亮點
泛普軟件數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠為客戶提供從紙質(zhì)檔案到電子檔案的全生命周期管理;實現(xiàn)了電子檔案收集、生成、歸檔、借閱、統(tǒng)計、利用、鑒定、銷毀的全過程管理。
1.100%歸檔
具備電子檔案管理的要素,在工作中以多種方式和渠道自動獲取檔案并自動歸檔,能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案100%歸檔。
2.3秒檢索
為組織提供多種維度、多種類型的檢索方式,精準定位,3秒即可完成檢索并且可以按照相關(guān)性進行排序。
3.文件防篡改
泛普軟件多重數(shù)據(jù)保護,助力電子檔案系統(tǒng)具備文件防篡改的能力。
泛普軟件系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)和分級授權(quán)管理,可以滿足不同地域檔案的集中式或分布式規(guī)范化管理,并且通過系統(tǒng)提供的元數(shù)據(jù)策略及電子文件完整性校驗策略,可確保電子文件的長期保存與利用。通過系統(tǒng)提供的智能檢索引擎,用戶可快捷地進行檔案信息查詢。
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