泛普軟件—工程竣工資料檔案管理的優(yōu)勢

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　隨著國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國的建筑業(yè)也在迅速發(fā)展，在建設(shè)項(xiàng)目管理中會產(chǎn)生很多數(shù)據(jù)文件，如合同文件、行業(yè)規(guī)范、質(zhì)量檢測報告、項(xiàng)目驗(yàn)收報告、竣工資料、資格證書等，企業(yè)管理信息的難度越來越大，許多項(xiàng)目經(jīng)理被復(fù)雜繁多的工程信息搞得筋疲力盡。

　　一.工程竣工資料管理的重要性

　　1. 影響建設(shè)單位獲得的工程利潤

　　由于竣工資料的整理與建筑工程的施工具有相同的工作周期，這項(xiàng)工作貫穿于整個施工周期，也正是由于這項(xiàng)工作的長期性，給工程帶來了一個問題，即需要施工單位安排專業(yè)、有一定工作經(jīng)驗(yàn)的人員整理竣工資料，這部分人員專門負(fù)責(zé)施工各階段的技術(shù)審核、材料的安排如施工現(xiàn)場簽證等，為施工完成后的結(jié)算做準(zhǔn)備。如今是法治社會無論發(fā)生什么，我們都注重證據(jù)，假設(shè)工程竣工資料管理沒有做好，工程變更相關(guān)文件缺失，或者施工現(xiàn)場簽證沒有及時做好，必然會對建設(shè)單位在結(jié)算階段的經(jīng)濟(jì)利潤產(chǎn)生重要影響。

　　2. 影響具體性和真實(shí)性

　　在過去的很長一段時間里，許多建設(shè)項(xiàng)目的領(lǐng)導(dǎo)人沒有沒有充分認(rèn)識到竣工資料管理的重要性，往往只讓一些不了解竣工資料的工作人員負(fù)責(zé)沒有專門的技術(shù)人員承擔(dān)這項(xiàng)工作，會導(dǎo)致一些隱蔽工程沒有詳細(xì)記錄，或沒有嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)范進(jìn)行記錄，竣工資料缺乏技術(shù)含量，只是施工的流水賬，所以這種竣工資料不能 不能真實(shí)反映建設(shè)項(xiàng)目的各種施工條件。

　　3. 預(yù)防工程質(zhì)量事故的發(fā)生

　　例如，在某建筑工程施工階段，負(fù)責(zé)整理竣工資料的技術(shù)人員在記錄建筑物沉降數(shù)據(jù)時，發(fā)現(xiàn)該工程主樓西北角在十天內(nèi)下沉了5里之多，于是立即通知有關(guān)方面對各觀測點(diǎn)進(jìn)行復(fù)測，并同時尋找項(xiàng)目西北角急劇下降的原因，最終查明是由于項(xiàng)目主樓出現(xiàn)了相鄰的居民樓室外管道漏水，這個項(xiàng)目主樓地基已經(jīng)泡了好幾天才出現(xiàn)這種情況，施工單位立即采取有效措施加固地基，從而防止了施工質(zhì)量事故的發(fā)生。

　　4. 可以反映施工單位是否有先進(jìn)的管理意識

　　眾所周知，每一個小型建筑工程在施工過程中的質(zhì)量水平，都能體現(xiàn)出施工人員的技術(shù)水平，假設(shè)每個小型施工項(xiàng)目的質(zhì)量檢查的真實(shí)數(shù)據(jù)能夠及時總結(jié)并反饋給施工人員，施工人員可以采取針對性的對策，避免在今后的施工中犯類似的錯誤，并慢慢提高施工人員的操作水平，互相學(xué)習(xí)的優(yōu)勢。

　　二.完善工程檔案竣工資料管理的對策

       1.制定完善的檔案管理制度

       健全的工程檔案管理制度是提高工程檔案竣工資料管理的重要措施，為保證建設(shè)工程檔案竣工資料的編制質(zhì)量，建設(shè)單位應(yīng)制定完善的工程檔案管理制度，合理制定竣工檔案管理制度，確立以檔案管理責(zé)任為核心的管理目標(biāo)。首先，在滿足國家和地方要求的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定工程檔案的編制流程、有質(zhì)量和時間要求的文件管理系統(tǒng)。其次，對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)講解和崗前培訓(xùn)，確保工程檔案的編制質(zhì)量。加強(qiáng)部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，使工程檔案的編制工作順利進(jìn)行。最后，細(xì)化檔案管理工作流程，明確相關(guān)責(zé)任人的責(zé)權(quán)利，做好工程檔案管理工作。

        2.必須加強(qiáng)日常資料管理

        施工單位的日常資料收集、管理的好壞對今后檔案人員的接收和重組有很大的影響。鑒于建設(shè)項(xiàng)目的巨大規(guī)模、工期長、由于施工單位較多，檔案館要求編制竣工資料“三同步”，即項(xiàng)目開工與竣工資料收集同步，項(xiàng)目建設(shè)過程與竣工資料同步，項(xiàng)目竣工驗(yàn)收與竣工資料驗(yàn)收同步。如果施工單位資料員能做好平時的工作，收集資料、整理移交應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行，基礎(chǔ)資料應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確，重組的時候可以減少很多工作量。

        3.加強(qiáng)歸檔過程的規(guī)范化

       工程檔案歸檔過程的規(guī)范化，可以最大限度地保證工程檔案管理人員的工作質(zhì)量，提高工作效率。由于一些建設(shè)單位對工程檔案管理不夠重視，導(dǎo)致竣工檔案編制質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，造成檔案交付延誤。為了減少這種現(xiàn)象的發(fā)生，建設(shè)單位應(yīng)建立明確的歸檔流程，確立相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)，嚴(yán)格要求檔案管理人員按照《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》規(guī)定的檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，做好施工前和施工過程中的檔案資料收集工作，確保工程竣工檔案按標(biāo)準(zhǔn)歸檔。

        4.重視檔案管理人員的培訓(xùn)

        檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)很大程度上決定了竣工文件檔案的整理和管理水平。因此，施工企業(yè)必須重視檔案管理人員的培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)和相關(guān)教育，確保其掌握歸檔和整理規(guī)范、建筑知識和檔案知識，提高檔案管理人員的素質(zhì)和效率。此外，為提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，企業(yè)應(yīng)積極應(yīng)用現(xiàn)代管理理念和管理方法，對檔案管理人員進(jìn)行計算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案的科學(xué)管理水平。

　　三.泛普軟件—工程竣工資料檔案管理的優(yōu)勢

　　1.有序的資料整理

　　建筑工程企業(yè)有大量的物資，對物資進(jìn)行有序的整理和存儲是管理的需要，也為物資的再利用提供了方便。系統(tǒng)設(shè)置了多個數(shù)據(jù)類別庫，可以將不同的數(shù)據(jù)存放在不同的類別庫中，同時可以簡單設(shè)置其主要內(nèi)容。

　　2.工程資料匯編的組織與管理

　　系統(tǒng)還提供了工程數(shù)據(jù)的組織和管理功能，當(dāng)工程資料總框架目錄建立后，組織者可以對整個工程文件的編制進(jìn)行監(jiān)督和控制。主要包括：哪個文件由哪個部門哪個人編制，什么時候，內(nèi)容的真實(shí)性如何，是否符合要求等。跟蹤檢查記錄，保證工程質(zhì)量竣工資料的完整性，從而提高施工項(xiàng)目的管理水平。

　　3.靈活的信息查詢方法

　　對于施工企業(yè)來說，數(shù)據(jù)文件的查找和使用是工作中常見的情況。系統(tǒng)科學(xué)的索引和組卷方便了竣工數(shù)據(jù)的快速查詢。用戶可以通過數(shù)據(jù)進(jìn)行編號、資料名稱、相關(guān)單位、所屬項(xiàng)目、創(chuàng)建時間等多種查詢類別，快速找到你需要的詳細(xì)信息。

　　4.組卷科學(xué)，簡便使用

　　文件編號可以自動生成、文件標(biāo)題、案卷封面、封底、案卷目錄。既保證了案卷內(nèi)外內(nèi)容的統(tǒng)一和案卷的規(guī)范性，又清楚地記錄了數(shù)據(jù)組紙的位置，并通過索引快速提取。

　　泛普軟件通過各種先進(jìn)技術(shù)和應(yīng)用功能，為企業(yè)圍繞工程建設(shè)全生命周期管理構(gòu)建企業(yè)級管理系統(tǒng)和整體信息平臺，不僅實(shí)現(xiàn)了工程項(xiàng)目的投資分析，完成從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工交付的全過程生產(chǎn)管理，以成本管理為核心、以進(jìn)度計劃為主線、以合同管理為載體不僅實(shí)現(xiàn)了成本、進(jìn)度、質(zhì)量、安全、合同、信息、溝通協(xié)調(diào)、工程數(shù)據(jù)等工程業(yè)務(wù)處理細(xì)節(jié)，實(shí)現(xiàn)整個工程周期、全方位管理和融資、人力、材料、庫存各方面的統(tǒng)一管理。