泛普政府項(xiàng)目檔案管理軟件功能

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 　　目前，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，以往的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)工作需求，有必要將信息化技術(shù)應(yīng)用在管理工作中，能夠有效提升政府采購(gòu)工作效率。檔案管理工作是一項(xiàng)不可替代的重要工作，只有不斷革新當(dāng)前的檔案管理模式，才能更好地滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展需求。

　　一、政府采購(gòu)檔案信息化管理的現(xiàn)狀

　　1、安全保障水平低下

　　政府采購(gòu)檔案是寶貴的智力資源，檔案管理一旦實(shí)行信息化管理，在安全保障方面就會(huì)降低，容易造成采購(gòu)信息資料流失或者泄露出去，會(huì)給國(guó)家采購(gòu)部門(mén)、供應(yīng)商帶來(lái)巨大的損失和麻煩，信息技術(shù)為政府采購(gòu)部門(mén)提供了有權(quán)限的信息檢索，這樣可以降低安全隱患，避免不必要的麻煩。

　　2、管理人員的信息技術(shù)水平低下

　　如今，信息化時(shí)代飛速發(fā)展，然而對(duì)于信息化的政府采購(gòu)檔案管理，需要信息技術(shù)高的一批專(zhuān)業(yè)人士，這是擺在政府采購(gòu)部門(mén)的一個(gè)突出問(wèn)題。檔案管理人員不僅要具備較高的檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要懂得如何運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來(lái)維護(hù)好檔案管理信息資料，保證政府采購(gòu)檔案資料的有效性、安全性、真實(shí)性，要學(xué)習(xí)掌握電子檔案如何建立和搜集資料，提高使用信息技術(shù)進(jìn)行政府采購(gòu)檔案管理的水平，政府的內(nèi)部人員對(duì)于計(jì)算機(jī)的錄入知識(shí)比較容易上手，但是對(duì)于網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)用，各種軟件的使用情況還是不太明了，掌握熟練的能力很有必要。很多政府采購(gòu)檔案管理者的數(shù)據(jù)庫(kù)管理和網(wǎng)絡(luò)管理基本技能較弱，必須要加以提高和學(xué)習(xí);一些政府采購(gòu)單位內(nèi)部的人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，服務(wù)技能比較單一，這種落后的技能，不適應(yīng)信息技術(shù)的應(yīng)用要求。

　　3、 政府采購(gòu)檔案信息化的內(nèi)容不規(guī)范

　　在我國(guó)，政府采購(gòu)檔案信息化還處在初步的建設(shè)當(dāng)中。許多細(xì)微的地方處理得不夠完善和規(guī)范化，缺乏統(tǒng)一的各級(jí)政府采購(gòu)檔案管理中心，各個(gè)采購(gòu)機(jī)構(gòu)的采購(gòu)檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式有分差，規(guī)范性和共享性能低下，不能適應(yīng)采購(gòu)檔案信息資源共享的要求，有的部門(mén)把信息化只是用在采購(gòu)檔案的錄入，信息化利用率比較低下，浪費(fèi)了人力物力和時(shí)間，影響了采購(gòu)檔案信息的縱向溝通，不能利用電腦網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息共享。

　　二、泛普政府項(xiàng)目檔案管理軟件功能

　　1、提高工作效率

　　檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文件歸檔模式，不需要像以前那樣過(guò)多地編輯文件的條目和內(nèi)容，完全可以根據(jù)系統(tǒng)軟件的提示，在下一步進(jìn)行歸檔和文件歸檔。一旦發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中修改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式中重新編輯打印的環(huán)節(jié)，節(jié)省了時(shí)間和資源。

　　2、能夠更好地開(kāi)發(fā)檔案內(nèi)容信息

　　一般辦公軟件只能編輯單個(gè)文件，還要掃描文件附帶的文件，既浪費(fèi)時(shí)間又浪費(fèi)資源。檔案管理系統(tǒng)軟件可以在編輯檔案基本信息后添加檔案的掃描電子圖片，這樣打開(kāi)目錄檔案就可以同時(shí)采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報(bào)檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行編輯，使各種相關(guān)的電子檔案可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶(hù)可以更好地了解事件的來(lái)龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時(shí)，文件管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)傳輸、接收、備份、恢復(fù)等功能。，方便快捷。此外，它還具有用戶(hù)管理、日志功能、交易提醒等。

　　3、 更好地實(shí)現(xiàn)檔案保密功能

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡(jiǎn)單的密碼，非常容易造成泄密。但是，文件管理系統(tǒng)軟件可以劃分管理員、顧問(wèn)等角色。通過(guò)設(shè)置權(quán)限管理，可以設(shè)置人員的訪問(wèn)權(quán)限等。，從而達(dá)到保密的效果。當(dāng)文件搜索者搜索文件時(shí)，系統(tǒng)可以自行記錄，并形成查詢(xún)?nèi)罩?。?duì)數(shù)據(jù)傳輸、用戶(hù)訪問(wèn)、內(nèi)容打印等操作進(jìn)行安全設(shè)計(jì)，確保文件的安全使用。文件管理系統(tǒng)軟件還配有電子鎖，使鎖與機(jī)器分離。即使別人打開(kāi)了文件管理器的電腦，文件管理系統(tǒng)軟件也無(wú)法打開(kāi)。

　　三、信息化形勢(shì)下的政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理策略

　　1、加強(qiáng)管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)

　　隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人們對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，相關(guān)人才的培養(yǎng)也受到了足夠的關(guān)注。在檔案管理工作的過(guò)程中，為了不斷提升管理工作的質(zhì)量，應(yīng)該不斷加強(qiáng)培養(yǎng)管理人員的綜合素質(zhì)。第一，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理人員的管理技能，通過(guò)參加培訓(xùn)提升管理人員的管理水平，同時(shí)還要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)落實(shí)管理工作，爭(zhēng)取為檔案管理貢獻(xiàn)自己的力量;第二，積極招聘一些經(jīng)驗(yàn)豐富且管理水平較強(qiáng)的人才，充實(shí)管理團(tuán)隊(duì)，從根本上提升檔案管理工作的綜合水平。

　　2、增強(qiáng)管理觀念，投入足夠的資金、人力、物力資源

　　在信息技術(shù)發(fā)展的形勢(shì)下，檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)，檔案的自身價(jià)值也逐漸凸顯出來(lái)，基于此，相關(guān)人員理應(yīng)給予檔案管理工作足夠的關(guān)注。第一，重視政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作，實(shí)時(shí)監(jiān)控好檔案管理的每一項(xiàng)工作，確保每項(xiàng)工作都能夠認(rèn)真落實(shí)，同時(shí)還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員的教育力度，增強(qiáng)管理觀念;第二，投入足夠的人力、物力資源，確保相關(guān)設(shè)備配備齊全，在信息化發(fā)展的模式下，事業(yè)單位的信息量越來(lái)越大，為了不斷提升政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理的工作質(zhì)量，政府應(yīng)該采購(gòu)先進(jìn)的設(shè)備，提升檔案信息化管理水平。政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)是政府采購(gòu)工作中的重要機(jī)構(gòu)，是政府采購(gòu)具體實(shí)施者，有專(zhuān)業(yè)的政府采購(gòu)人員，加強(qiáng)政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)專(zhuān)業(yè)人員檔案管理培訓(xùn)與考核，對(duì)促進(jìn)政府采購(gòu)檔案信息化管理水平提高有非常好的成效。

　　3、加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

　　政府采購(gòu)的檔案管理工作，正在由手工管理向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理在轉(zhuǎn)變，對(duì)于檔案管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)意識(shí)、檔案管理意識(shí)都必須加以提升。政府采購(gòu)檔案管理應(yīng)該對(duì)原來(lái)的檔案學(xué)科體系進(jìn)行充實(shí)和完善，運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合現(xiàn)代化的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)政府采購(gòu)檔案管理的信息化建設(shè)，要充分使用現(xiàn)在的信息管理和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，引入信息化技術(shù)成果，政府的采購(gòu)檔案管理人員要有敏銳的觀察力，時(shí)刻關(guān)注檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)的改革和創(chuàng)新，積極拓展檔案信息資源，把上下各個(gè)層次和各個(gè)部門(mén)辦公自動(dòng)化等都納入統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)行集中管理，使信息技術(shù)發(fā)揮最大作用，保證檔案管理的工作順利進(jìn)行，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理水平的提高。

　　4、做好安全管理工作

　　在信息化時(shí)代，信息網(wǎng)絡(luò)在帶來(lái)便利的同時(shí)，其安全問(wèn)題也備受關(guān)注，一些不法分子利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)攻擊他人的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，竊取檔案信息，從而會(huì)危害單位利益。為此，在政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理工作的過(guò)程中，必須做好安全管理工作，尤其是網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，要善于利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如身份認(rèn)證技術(shù)、防火墻等來(lái)提高政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理信息化系統(tǒng)的安全性。

　　綜上所述，在這個(gè)信息化飛速發(fā)展的時(shí)候，政府采購(gòu)各單位的內(nèi)部工作人員要不斷鉆研，合理的規(guī)劃和調(diào)整，加大投入，充實(shí)信息化人才，抓住有效時(shí)機(jī)，努力把檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)成政府電子商務(wù)建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容方向，一步步建立起各個(gè)地方的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，提高政府采購(gòu)的工作效率，加強(qiáng)服務(wù)的質(zhì)量，要不斷制定戰(zhàn)略方針和短期的發(fā)展目標(biāo)，爭(zhēng)取政府部門(mén)和上級(jí)部門(mén)的大力支持，慢慢增加配備軟硬件設(shè)施，做好工作的基礎(chǔ)準(zhǔn)備，使政府的采購(gòu)檔案管理進(jìn)入一個(gè)新的臺(tái)階，為社會(huì)的發(fā)展創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。