只有ERP并不夠 日程管理系統(tǒng)使流程管理成為可能

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

       許多在我就職于業(yè)務(wù)流程管理（日程管理軟件）系統(tǒng)供應(yīng)商期間打交道的IT人員和最終用戶總是詢問我，“我們已經(jīng)執(zhí)行了erp系統(tǒng)，為什么還要使用日程管理軟件系統(tǒng)？”這實(shí)際上是一個非常好的問題。畢竟，ERP被指望能夠使業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)一體化和自動化。并且現(xiàn)在一些主要的ERP供應(yīng)商已經(jīng)將工作流程系統(tǒng)作為他們產(chǎn)品的一部分。既然這樣，那么日程管理軟件系統(tǒng)到底能帶來什么樣的價值呢？ 

       日程管理軟件系統(tǒng)提供一種能夠使組織管理（計劃、執(zhí)行、控制、監(jiān)控和改進(jìn)）業(yè)務(wù)流程的景象，這些業(yè)務(wù)流程獨(dú)立于配置在組織中的業(yè)務(wù)系統(tǒng)（ERP、SCM、工作任務(wù)管理軟件等等）。通過這篇文章，我將努力回答 “我們已經(jīng)執(zhí)行了ERP系統(tǒng)，為什么還要使用日程管理軟件系統(tǒng)？”這個問題。 

日程管理軟件系統(tǒng)協(xié)調(diào)地組織業(yè)務(wù)流程 

       業(yè)務(wù)流程管理（日程管理軟件）系統(tǒng)從始至終執(zhí)行著業(yè)務(wù)流程，并將流程中的各種活動聯(lián)系在一起。日程管理軟件系統(tǒng)的工作流程服務(wù)將工作從一個執(zhí)行者（最終用戶）傳遞給另一個執(zhí)行者。這樣，在任何一點(diǎn)的執(zhí)行者都能及時地知道他或她被指派了什么工作，做這項(xiàng)工作被賦予什么權(quán)利，以及這項(xiàng)工作應(yīng)該何時完成。因此日程管理軟件系統(tǒng)將活動和流程和諧地編織在一起。而另一方面，ERP系統(tǒng)是事務(wù)處理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)使事務(wù)處理自動化并將不同功能的數(shù)據(jù)綜合起來，但是它無法從始至終協(xié)調(diào)地組織業(yè)務(wù)流程。 

       考慮一個例子——銷售定單流程，在ERP系統(tǒng)中這個流程包括以下事務(wù)的執(zhí)行，定單文件的生成、船運(yùn)文件的生成和賬單文件的生成。實(shí)際上這三項(xiàng)事務(wù)可以分別地交由三種不同的執(zhí)行人員執(zhí)行，他們分別來自營業(yè)部、倉庫和會計部門。ERP系統(tǒng)避免了三種執(zhí)行者的重復(fù)數(shù)據(jù)輸入，但是，ERP系統(tǒng)從不提醒倉庫主管或者會計主管前道工序已經(jīng)完成，現(xiàn)在輪到他們來完成業(yè)務(wù)了。結(jié)果執(zhí)行者們需要外部提示（人工干涉）來完成這些指派的任務(wù)或活動。 

日程管理軟件系統(tǒng)使業(yè)務(wù)流程透明化并改進(jìn)運(yùn)作的執(zhí)行方式 

       在“非日程管理軟件”環(huán)境中進(jìn)行的業(yè)務(wù)流程對于流程執(zhí)行者和他們的監(jiān)管人員都不透明。正如上文中所提到的，流程執(zhí)行者并不知道任務(wù)何時被指派給他們，因此也就不知道與該工作有關(guān)的權(quán)限和完成截止日期。同樣地，流程監(jiān)管人員也對瓶頸、延遲和意外等一無所知。流程監(jiān)管人員需要通過外部刺激來對延遲和意外做出反應(yīng)和回應(yīng)，例如，來自客戶或銷售主管的電話報告說發(fā)貨延遲了，或者來自供應(yīng)商的電話催促遲交的賬款。 

       日程管理軟件系統(tǒng)把工作從一個執(zhí)行者傳遞給另一個執(zhí)行者。這些系統(tǒng)能夠平衡一組執(zhí)行者的工作量。一旦執(zhí)行者接到指派的工作，日程管理軟件系統(tǒng)就開始提示他們，并提供給他們完成該工作所必需的權(quán)力和活動時間表方面的信息。同時日程管理軟件系統(tǒng)也提醒執(zhí)行者在指定時間內(nèi)沒有完成的任務(wù)。如果有工作沒有被完成，日程管理軟件系統(tǒng)能夠通報給監(jiān)管人員并使其逐步完成。監(jiān)管人員可以輕易地跟蹤每個流程的進(jìn)展，并積極主動地對意外采取正確的行動或反應(yīng)。諸如此類的功能使得組織能夠消除延遲和低效，作為回報將是成本的縮減和收入的增加。 

       ERP系統(tǒng)本身并不能提供這樣的功能。即使是那些擁有工作流程系統(tǒng)的ERP系統(tǒng)，也不能提供綜合性的流程計劃和流程監(jiān)控能力。 

日程管理軟件系統(tǒng)使得企業(yè)內(nèi)端到端的流程管理成為可能 

       一個業(yè)務(wù)流程可以被定義為一系列的活動或事務(wù)，這些活動的執(zhí)行通過消耗投入來完成產(chǎn)出。業(yè)務(wù)流程必須處理信息流邏輯、控制流邏輯和事務(wù)邏輯。控制流邏輯決定了活動的順序，信息流邏輯決定了活動的投入和產(chǎn)出信息需求，事務(wù)邏輯決定了產(chǎn)出的價值。 

       以銷售定單流程為例，它由以下活動所組成： 
       - 營業(yè)部主管生成定單文件 
       - 倉庫主管生成船運(yùn)文件 
       - 會計主管生成賬單文件 

       這個流程需要銷售主管執(zhí)行信貸控制。例如，如果銷售定單超過了信貸限額，那么在倉庫主管能夠產(chǎn)生船運(yùn)文件之前就需要銷售經(jīng)理的專門批準(zhǔn)。銷售經(jīng)理為了做出決定則需要有關(guān)定單細(xì)節(jié)、信貸限額和信貸歷史方面的信息。 

       作為定單文件事務(wù)的一部分，營業(yè)部主管必須基于定購的產(chǎn)品、定購單位的編號、銷售價格、折扣和適用的關(guān)稅來計算定單的價值。營業(yè)部主管還必須基于庫存的數(shù)量、生產(chǎn)計劃和分銷計劃來提供詳細(xì)的交貨日期。 

       在這個銷售定單流程中，控制流邏輯決定了定單文件生成之后的活動，它可以是分銷文件的生成，也可以是銷售經(jīng)理基于信貸控制的批準(zhǔn)文件。信息流邏輯決定什么信息將被提供（投入）給銷售經(jīng)理以及什么信息將從銷售經(jīng)理那里獲得（產(chǎn)出）。事務(wù)邏輯決定了銷售定單和交貨日期或銷售經(jīng)理所做決定的價值。 

       如果要使這個銷售定單流程自動化或者IT處理化，那么銷售定單的事務(wù)邏輯能夠由ERP系統(tǒng)維持，而交貨日期的邏輯（ATP）能夠由SCM系統(tǒng)維持。但是，如果整個流程邏輯（控制流＋信息流＋事務(wù)）在ERP系統(tǒng)或SCM系統(tǒng)中被組合起來，那么IT人員將不得不為擴(kuò)展ERP系統(tǒng)或SCM系統(tǒng)的工作流程模塊付出巨大的努力，以此來覆蓋整個流程的范圍。這種方法被認(rèn)為是一次性的練習(xí)，并且如果企業(yè)的目的是自動化管理企業(yè)內(nèi)的業(yè)務(wù)流程的話，這種方法便是不可取的。 

       另一方面，日程管理軟件系統(tǒng)使得用戶能夠輕易地建立控制流邏輯和信息流邏輯。因而，日程管理軟件系統(tǒng)提供了一個流程自動化管理的平臺，該平臺獨(dú)立于企業(yè)的其它信息系統(tǒng)，如ERP、SCM或工作任務(wù)管理系統(tǒng)。這使得組織能夠首尾相連地管理業(yè)務(wù)流程。 

       總之，日程管理軟件系統(tǒng)為業(yè)務(wù)以及端到端業(yè)務(wù)流程自動化管理的IT用戶帶來了好處。

文章來源：互聯(lián)網(wǎng)