五大要求讓日程管理系統(tǒng)與企業(yè)對接

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       日程管理軟件(即業(yè)務(wù)流程管理)在中國已經(jīng)有多年的發(fā)展歷史，但人們經(jīng)常提到的還是企業(yè)對流程的迫切需要，鮮有人討論什么樣的企業(yè)才能實施日程管理軟件,或者換句話說日程管理軟件的本身對企業(yè)有什么要求。不是所有的工作都適合日程管理軟件,比如一些重大問題、突發(fā)問題的決策，一些突發(fā)和重大問題的發(fā)生和結(jié)束都是無法預(yù)期和準確預(yù)測的，如果按照流程的管控和層級的思想來決策的話就會喪失機會或者錯過最佳挽救時機。當然，日程管理軟件還是適合所有企業(yè)的常規(guī)性事務(wù)，但是這對這個企業(yè)的管理基礎(chǔ)、人員能力、企業(yè)文化和管理習(xí)慣等都有一定的要求的。

日程管理軟件與企業(yè)管理素質(zhì)
       企業(yè)是否能發(fā)揮日程管理軟件足夠的價值，還要看企業(yè)綜合管理素質(zhì)這個因素。比如，一個團隊協(xié)作能力很差的公司就很難做好日程管理軟件,因為日程管理軟件是一個“對事不對人”的管理藝術(shù)，如果大家總是以職位自居，日程管理軟件工作就沒辦法很好地展開。何況，日程管理軟件在所有管理模塊中屬于一個串聯(lián)組織者的角色，比如HR的績效管理可以與流程績效密切配合、HR的組織管理可以從整體上優(yōu)化流程設(shè)計框架、戰(zhàn)略管理可以為流程管理指明方向等等。

日程管理軟件與企業(yè)的發(fā)展階段
       企業(yè)不同的發(fā)展，所確立的發(fā)展重心是不一樣的。所以其對日程管理軟件 的關(guān)注度也不一樣。比如一般處于創(chuàng)業(yè)初期的企業(yè)，更加關(guān)注營銷而盡量簡化后臺職能部門，所以對于此期的企業(yè)一般不會關(guān)心日程管理軟件. 隨著企業(yè)的發(fā)展，進入迅猛發(fā)展階段后，企業(yè)分支機構(gòu)的不斷增多，組織架構(gòu)也越來越復(fù)雜，公司逐漸發(fā)現(xiàn)內(nèi)部運營的規(guī)范性和高效日益提上日程，所以公司就產(chǎn)生了日程管理軟件的需求。無疑，在這種企業(yè)環(huán)境下，日程管理軟件的方向會非常明確，資源配備也會比較充足，效果一般也會比較明顯。

日程管理軟件對企業(yè)環(huán)境的要求
       提到日程管理軟件,許多人立馬要問的問題都是“如何實施日程管理軟件?”“如何做流程優(yōu)化?”“如何讓同事認識到日程管理軟件的價值”等等。理清日程管理軟件和企業(yè)環(huán)境的關(guān)系，遠比解決具體流程問題更重要。因為很多問題之所以產(chǎn)生，又之所以無法解決，往往不是因為實施日程管理軟件相關(guān)人員的不努力，而是因為沒有適宜的企業(yè)環(huán)境?，F(xiàn)實是，企業(yè)環(huán)境每時每刻都在制約著日程管理軟件(企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理)的發(fā)展的。舉一個非常直接的例子，如果你的老板認為日程管理軟件一文不值，那么即使你如何努力，日程管理軟件在本企業(yè)的命運基本已經(jīng)注定。你想去改變老板的思想，不是沒有可能，但一般情況很難。

高層對日程管理軟件的認識
       日程管理軟件到底做什么?看似非常簡單的一個問題，疑問者比比皆是。企業(yè)之所以設(shè)置流程管理崗，都是有其直接目的和定位的，如果你把握不住這個定位，在這樣的企業(yè)環(huán)境中想做好流程管理，簡直是不可能的。所以，日程管理軟件首先是公司的日程管理軟件,而不是個人的日程管理軟件.有的企業(yè)對日程管理軟件的定位就是制度文件版本控制、有的企業(yè)希望這個崗位做一些優(yōu)化項目、有的企業(yè)則希望這個崗位幫助公司定期做好流程的檢查控制住風(fēng)險、有的企業(yè)可能真得沒有太過直接的目的只是試探性設(shè)置此崗位，只是提出一個宏觀要求，至于如何做沒有直接要求。所以，作為日程管理軟件人員要不斷地挖掘高層的需求才行。如果企業(yè)高層對日程管理軟件的定位是制度管理，那么你想推行流程檢查或者流程審計工作簡直就是“自掘墳?zāi)?rdquo;.

       日程管理軟件在企業(yè)組織架構(gòu)中的位置，可以很好地表達出來公司領(lǐng)導(dǎo)對日程管理軟件的定位，也基本確定了流程管理崗的工作職責(zé)和重心。比如在IT部門，流程管理崗更多是做業(yè)務(wù)E化需求方面的工作;在戰(zhàn)略規(guī)劃部，可能是領(lǐng)導(dǎo)希望流程管理崗能在戰(zhàn)略落地方面發(fā)揮重要作用。

       只有高層對日程管理軟件加大支持力度和理解深度，才可以更好的實施日程管理軟件并最終帶來莫大的利益。

日程管理軟件與企業(yè)及流程的性質(zhì)
       理論上，每個企業(yè)都需要日程管理軟件,這絕對也沒錯。但，不同企業(yè)對日程管理軟件專業(yè)支持的需求和急迫度都不同。相對來講，內(nèi)部運營效率和過程風(fēng)險控制在企業(yè)的商業(yè)模式中重要度越高，日程管理軟件的作用就越重要。比如金融行業(yè)對過程風(fēng)險的控制非常嚴格，那么日程管理軟件在這樣的企業(yè)生存比較容易，而且日程管理軟件可能集中在內(nèi)控方面。對于一些創(chuàng)意為主的公司，對流程的要求就不那么突出，至少不是第一要素。另外，流程和靈活有時候并不成正比，所以，要求對市場非常靈活的企業(yè)，日程管理軟件的地位一般也不高，這也可以從大多數(shù)公司營銷端到端流程一般很少書面化可以看出。再比如，戰(zhàn)略流程一般晚于其他端到端流程書面化，也有此原因，因為戰(zhàn)略流程的核心不是規(guī)范過程，而是領(lǐng)導(dǎo)對本公司的定位和敏感的行業(yè)觸覺，有一句話“戰(zhàn)略往往在老板的腦袋中”大致也就是這個意思。

       所以，日程管理軟件能否實施成功并為公司帶來利益，還需真正地得到全公司各模塊實實在在的支持和配合才行。


文章來源：互聯(lián)網(wǎng)