日程管理系統(tǒng)的十大發(fā)展趨勢

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如果一個企業(yè)仍在使用某種工作流符合下列標(biāo)準(zhǔn)之一：
1.不能跟Exchange直連，無法自動化創(chuàng)建會議邀請
2.不能無代碼實(shí)現(xiàn)80%以上人工類流程
3.不能與某個文檔處理系統(tǒng)集成
4.粗劣的統(tǒng)計和分析系統(tǒng)，而不是全面的業(yè)務(wù)流程考核
5.流程和制度并存
6.無法清楚地度量出出每個崗位為客戶提供的價值
7.我們的流程系統(tǒng)只為某個部門、或者某個業(yè)務(wù)服務(wù)

那么，表示這個企業(yè)的IT落后于中國企業(yè)的平均水平至少5年。
市場很多供應(yīng)商從最初的OA廠商而來，后來發(fā)展出了工作流系統(tǒng)，現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入日程管理軟件時代。現(xiàn)在的技術(shù)，我們已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)跨過了OA工作流的范疇。日程管理軟件是一個成熟的概念，未來將會有哪些可能出現(xiàn)的趨勢，讓我們在這里討論下……

1 科技匯聚——融入云適配器
  
      今天，主流的日程管理軟件已經(jīng)成功地跟SAP、Exchange、K3、Siebel等系統(tǒng)集成。我們可以享受日程管理軟件套件給我們帶來的便捷，日程管理軟件可以自動為我們在Exchange上創(chuàng)建“會議邀請”、與手機(jī)同步、自動生成“入庫單”、運(yùn)行SAP的“MIRO”……

     在不久的未來，在2015年以前，日程管理軟件將需要融入許多新的技術(shù)，比如：社交類網(wǎng)站、云計算等。事實(shí)上，在歐美，銀行的IT系統(tǒng)已經(jīng)與FaceBook等社交類交互網(wǎng)站；在中國，SAAS也開始為最需要保密的銀行業(yè)提供解決方案?？梢韵胂螅恍┐笮偷钠髽I(yè)，甚至超大型的企業(yè)，可能在后臺跑著SAP，前端的銷售人員每天用著Salesforce，同時使用各種博客、社交網(wǎng)站與客戶維持自己與客戶的關(guān)系。事實(shí)上，我們已經(jīng)看到大量的銀行、保險代理商、管理咨詢公司、律所等行業(yè)在使用博客和社交網(wǎng)站來進(jìn)行宣傳和營銷，很明顯我們的流程也將需要覆蓋到這些領(lǐng)域。

     奧哲泛普軟件 日程管理軟件已經(jīng)在該領(lǐng)域與一些CIO開展了這方面的探討，并有部分業(yè)務(wù)方面的成功案例。

2 動態(tài)的日程管理軟件

     日程管理軟件不像ERP，ERP一個標(biāo)準(zhǔn)成本的算法實(shí)施下去，可能幾年都不會變；日程管理軟件則完全不同，可能這個月流程還是這么跑，下個月則可能連組織結(jié)構(gòu)都變了。日程管理軟件最基本的要求就是要支持這種變化。實(shí)際上，這種對于變化的要求給日程管理軟件套件帶來如下挑戰(zhàn)：
組件化：支持動態(tài)裝配和卸載
支持變更管理：包括完整的日志和符合塞班斯法案的變更管理
貼近業(yè)務(wù)，支持快速的變更，而不是要寫一大堆代碼來實(shí)現(xiàn)某個流程

3 日程管理軟件變成長期IT投資
   
     今天，我們很多客戶使用工作流套件來做OA應(yīng)用。這種IT投資大都是短期的，平均投資周期是3年，一般最多不會超過5年。這種應(yīng)用的是缺乏深度。
    
     現(xiàn)在越來越多的企業(yè)，已經(jīng)意識到，行政類流程應(yīng)用已經(jīng)完全無法取得競爭優(yōu)勢，他們需要的更強(qiáng)大、更自動化的日程管理軟件套件，日程管理軟件套件將作為整個企業(yè)的基礎(chǔ)部件之一存在于企業(yè)IT基礎(chǔ)架構(gòu)之中。這使得日程管理軟件投資將是一項(xiàng)長期投資，這對CIO來說，將會帶來非常大的挑戰(zhàn)。比如，我們有一系列的流程是與SAP集成的，現(xiàn)在公司要將MySAP 4.6升級到ECC 6.0，如何來進(jìn)行平滑的升級；如果整個遷移項(xiàng)目周期非常長的情況下，這會新增哪些挑戰(zhàn)；如果把日程管理軟件作為基礎(chǔ)組建，日程管理軟件與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系管理，將會是一個非常復(fù)雜的工作……

     奧哲泛普軟件 日程管理軟件已經(jīng)與一些上市公司在該領(lǐng)域展開合作。

4 更強(qiáng)的配置功能
    
     這是一個顯而易見的趨勢，更強(qiáng)大的配置能力意味著低實(shí)施成本、低維護(hù)費(fèi)用和高可用性。很多功能，雖然通過代碼是能夠?qū)崿F(xiàn)的，但是這意味系統(tǒng)是難以維護(hù)的，這會給業(yè)務(wù)造成不可估量的潛在風(fēng)險。

5 企業(yè)間集成和B2B應(yīng)用

     企業(yè)間系統(tǒng)集成，并不是簡單的系統(tǒng)接口調(diào)用。這涉及到法律法規(guī)、數(shù)據(jù)的有效性驗(yàn)證、核算、自動化支付、實(shí)時性、業(yè)務(wù)監(jiān)控等技術(shù)。
   
     事實(shí)上，在中國國內(nèi)市場，奧哲科技在為某上市公司實(shí)施自動化采購的流程中，就已經(jīng)考慮到B2B的應(yīng)用，并為該公司提供了整套的B2B技術(shù)方案，這包括：電子詢價、帶電子簽名的電子合同、電子發(fā)票等。該類型方案，從業(yè)務(wù)、法律、供應(yīng)鏈道口技術(shù)，在中國國內(nèi)已經(jīng)逐漸成熟，并在部分大型企業(yè)中應(yīng)用。

     Gartner估計2014年，35%的日程管理軟件應(yīng)用將需要采用跨企業(yè)集成的方案。

6 以客戶為中心和利潤為目標(biāo)的的量化流程評估系統(tǒng)和KPI系統(tǒng)
    
     要實(shí)現(xiàn)流程改進(jìn)，就要進(jìn)行流程評估，尤其是圖形化的評估系統(tǒng)。企業(yè)越來越需要按照產(chǎn)品、地區(qū)、組織、崗位、流程等多種維度來評估業(yè)務(wù)流程的效率。

     在整個公司實(shí)施了全面流程管理之后，企業(yè)就有能力去分析每個組織、崗位、員工為客戶提供的價值。

     Gartner估計2009年有6%的企業(yè)使用這樣一個工具，2014年將增長到40%。

     事實(shí)上，這是一個非常具有挑戰(zhàn)的話題，如何建立一個適合各個行業(yè)、各種業(yè)務(wù)的評估標(biāo)準(zhǔn)是件在管理學(xué)上還沒有完全解決的問題。

     奧哲泛普軟件 日程管理軟件在這一領(lǐng)域已經(jīng)有不少嘗試，并為各行業(yè)客戶提供了非常滿意的評估系統(tǒng)。

7 集中化后時代

     在過去，我們看到一些集團(tuán)企業(yè)，不同地區(qū)公司自建系統(tǒng)，或者不同業(yè)務(wù)采用同類型的獨(dú)立系統(tǒng)，這給業(yè)務(wù)分析、改進(jìn)和維護(hù)帶來了巨大的麻煩。系統(tǒng)大整合的時代已經(jīng)來臨，在某些行業(yè)，比如銀行業(yè)和保險業(yè)，大型企業(yè)已經(jīng)完成了整個，現(xiàn)在已經(jīng)開始了整合應(yīng)用階段。

     跨地區(qū)和跨業(yè)務(wù)整合對于日程管理軟件來說是一個挑戰(zhàn)，如何讓不同組織結(jié)構(gòu)、不同業(yè)務(wù)邏輯、不同業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的一系列業(yè)務(wù)在同一臺服務(wù)器上運(yùn)行？

     奧哲泛普軟件 日程管理軟件在這個領(lǐng)域已經(jīng)非常成熟。

8 分層的流程模型

     無論廠商如何宣稱無編碼建模，但是事實(shí)已經(jīng)證明，業(yè)務(wù)人員是不可能無編碼建模的。業(yè)務(wù)人員與日程管理軟件模型之間的界限如何跨越？通過分層的流程模型。分層的流程模型還能夠是為不同層級的流程制定專員提供特定的視圖。

9 實(shí)時企業(yè)

     隨著競爭的加劇，我們越來越多的客戶要求提供實(shí)時性的解決方案。實(shí)時不但意味著系統(tǒng)是7×24的，而且意味著從流程跟蹤、查詢、跨系統(tǒng)同步、報表、KPI計算、傭金計算都必須是實(shí)時的。

     這在流動性非常大、市場變化非常快的的企業(yè)是必須的。典型的代表是房產(chǎn)中介類公司，一個新的政策可能會讓一個中介公司瞬間關(guān)閉掉大部分門店，也可能會讓一系列的貸款審批被取消或者調(diào)整……

10 人工、系統(tǒng)、文檔和規(guī)則的大整合

     在過去，某些日程管理軟件善于系統(tǒng)間集成，他們在異構(gòu)系統(tǒng)中傳遞消息和數(shù)據(jù)，但是人工交互能力很弱。另外一些日程管理軟件善于人工交互，尤其是從OA發(fā)展過來的日程管理軟件系統(tǒng)。還有一些日程管理軟件擅長于文檔應(yīng)用，比如：為設(shè)計院服務(wù)等。現(xiàn)在，逐漸開始興起規(guī)則型日程管理軟件，這類日程管理軟件在保險公司和一些國外的石油公司大量采用。

     從市場規(guī)模來看，從大到小排列依次是人工型日程管理軟件、系統(tǒng)型日程管理軟件、文檔型日程管理軟件和規(guī)則型日程管理軟件。實(shí)際上，從日程管理軟件的發(fā)展順序來看，也基本是符合這個順序。

     目前，人工型日程管理軟件、系統(tǒng)型日程管理軟件都已經(jīng)非常成熟，無論從性能、安全性、交互性、可配置性和可維護(hù)能力都已經(jīng)非常成熟。文檔型日程管理軟件方案方面，文檔的安全性、格式轉(zhuǎn)換、搜索、各種接入方式都基礎(chǔ)功能都已經(jīng)很成熟，但是對于符合業(yè)務(wù)需求的知識管理方案，則非常匱乏。規(guī)則型日程管理軟件，在某些特定領(lǐng)域也已經(jīng)非常成熟，尤其在保險行業(yè)，整個解決方案和產(chǎn)業(yè)鏈都已經(jīng)很完整。
很明顯，這4類日程管理軟件系統(tǒng)將在未來進(jìn)行全面的大整合。

     奧哲泛普軟件非常善于人工、文檔和系統(tǒng)類日程管理軟件方案，并為某保險公司提供了基于規(guī)則引擎的日程管理軟件方案。