企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程診斷分析與再造研究（二）

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  (二)運用ABC作業(yè)成本法和時間效率法診斷分析采購流程

  表2 采購流程活動—時間—價值分析

  (注：表中的時間均為經(jīng)過處理后的平均時間，第4步活動因缺乏數(shù)據(jù)暫時忽略不計)

  分析表2可以看出，信息傳遞時間占整個流程時間的18%，等待時間占42.6%，業(yè)務(wù)處理時間占39.4%，該流程的周期效率為14.7%。與世界一流水平周期效率50%相比，還存在很大的差距，還有很大的提升空間。

  從流程內(nèi)部活動來看，總流程時間的70%左右被非增值作業(yè)占用了。因此，想辦法盡可能縮短非增值作業(yè)活動時間，將會有效縮減采購管理流程的時間周期，有助于明顯提高流程周期效率。

  從數(shù)據(jù)來看，我們發(fā)現(xiàn)等待時間所占比例過大，達(dá)到42.6%，當(dāng)然其中某些活動是由其活動性質(zhì)決定的，例如活動12簽訂采購合同，因其中還要經(jīng)過大量的審價環(huán)節(jié)，并且如果是臨時調(diào)整，還有與供應(yīng)商的協(xié)商環(huán)節(jié)，所以等待時間較長;而另一些活動，例如入庫檢驗和車間領(lǐng)用的等待時間長達(dá)28小時，分解采購計劃等待17.3小時，比業(yè)務(wù)處理時問還多出6小時，這些都是重點改善的地方。

  另外很多活動的信息傳遞時間也很長。例如活動1銷售分公司制訂銷售計劃。業(yè)務(wù)處理時間為6小時，信息傳遞時間卻長達(dá)8.7小時：從生產(chǎn)計劃的制訂到計劃傳到供配處需要一天的時間;從生產(chǎn)計劃的變更到供配處得到消息也需要超過一天的時間。究其原因，跨部門的信息交流速度緩慢是主要問題，反映了部門橫向溝通交流的機(jī)制不健全;在公司實施信息化后非增值不必要作業(yè)2和5就可以省略，相關(guān)人員通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)可以直接得到信息，其他一些信息傳遞活動也可以大大節(jié)省時間。

  調(diào)查還發(fā)現(xiàn)某些處理時間中理想時間、一般時間和最長時間之間有很大的差別。一些活動是因為處理對象的不同或是實際工作性質(zhì)而造成的，另一些卻是正常處理時間被人為的延長。

  （三）該公司采購流程再造的重點及措施

  綜上所述，可以提出該公司采購業(yè)務(wù)流程再造的初步方案。

  1、將非增值不必要作業(yè)環(huán)節(jié)減少到最低，并且盡可能壓縮非增值必要作業(yè)的處理時間，同時，對企業(yè)組織結(jié)構(gòu)按扁平化要求進(jìn)行改造，加快信息傳遞速度和審批進(jìn)行速度。

  2、提高企業(yè)信息化建設(shè)整體水平，用快捷、高效、便利的信息化處理取代傳統(tǒng)的手工處理，這樣既可以提高工作效率，還可以解決由于信息傳遞失真而造成的采購計劃不準(zhǔn)確的問題。

  3、加強(qiáng)對流程執(zhí)行過程的動態(tài)監(jiān)控，通過對過程信息進(jìn)行跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，迅速采取有效措施實施干預(yù)，比如采用并行工程，這樣，可以變事后控制為事中控制，來提高流程周期效率和運行質(zhì)量。

  三、結(jié)束語

  通過運用ABC作業(yè)成本法和時間效率法。對企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行量化分析，與定性分析相結(jié)合，針對重慶某機(jī)器有限責(zé)任公司提出了實施采購流程再造的重點和措施，使企業(yè)能夠通過采購業(yè)務(wù)重構(gòu)最大限度地獲取和利用資源，適應(yīng)市場環(huán)境出現(xiàn)的新變化，增強(qiáng)競爭優(yōu)勢。

  原文來源暢享網(wǎng)