改正工作習慣 做好時間管理

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時間管理的第1守則，就是“Do the right thing right.”（用對的方法做對的事情）。

但是多數(shù)人只做到前半段，卻忘了后半段。翻開許多談?wù)摃r間管理的書籍或文章，內(nèi)容一定是告訴你，如何依據(jù)事情的輕重緩急，設(shè)定優(yōu)先順序。

但事實上，如何用對的方法做對的事情，其實更重要。

做事有方法，時間自然變多

交通大學資訊管理研究所教授黎漢林就曾要求EMBA學生1年要看完100本書，當場引起大老板們的激烈抗議。

工作的事情都處理不完了，怎麼可能還有時間讀這麼多書？

直到學期最后，大家才恍然大悟是怎麼一回事。「我想測試看看，有幾個人可以找到最有效的讀書方法，」黎漢林說。

事后他才向EMBA學生解釋什麼是有效的閱讀方法，從目錄、內(nèi)文標題、前言以及關(guān)鍵章節(jié)的內(nèi)容當中，抓住整本書核心概念，再用簡短的字數(shù)描述這個概念，就能吸收到一本書的精華。

改善時間管理，不只是討論哪些事情該做、哪些不該做，你還得更進一步改變做事方法，多注意平常忽略掉的小細節(jié)，讓工作流程達到「最佳化」，大幅減少時間浪費。

該如何開始？美國卡內(nèi)基訓(xùn)練公司（Dale Carnegie & Associates）前執(zhí)行長、目前擔任史都華李文顧問公司（Stuart Levine & Associates）執(zhí)行長的史都華．李文（Stuart R. Levine），在《關(guān)鍵時刻》（Cut to the Chase）這本新書提供了有用解答。

1. 思考要慢，執(zhí)行要快

有些事情一旦你決定了，就無法再回頭，或者事后得花雙倍的力氣去調(diào)整。

如果你真的想要節(jié)省時間，「第一次就要做對」是很重要的原則，寧可事前多花點時間，仔細討論，想清楚再動手，即使事后仍需要調(diào)整，但也不至于會太過離譜。

2. 再三確認，知道你該做什麼

如果你一開始就會錯意，不清楚對方要的是什麼，就是在浪費時間做白工。很多時候，甚至你覺得很清楚對方的意思，最后卻發(fā)現(xiàn)相差十萬八千里。到底是對方?jīng)]說清楚，還是你的理解能力有問題？

假設(shè)你的主管要求你下星期報告最近的重大經(jīng)濟趨勢，你可以自己先設(shè)想，哪些內(nèi)容會是主管想要的，然后立即和主管討論，確定你們彼此之間的認知是一致的，就可以開始工作。

但是如果主管交代完，你就直接問比較細節(jié)的問題，例如是哪些經(jīng)濟趨勢，一時之間他可能也很難說清楚，不如先做大略的研究，提出你初步的構(gòu)想，再和主管確認最后內(nèi)容的走向，會更有效率。

3. 時間壓力愈大，工作效率愈高

規(guī)畫工作行程表時，不要只是列出該做的工作項目，還要在旁邊寫上預(yù)計完成的時間。一旦有了時間限制，就有了限期完成的壓力，工作時會比較專注，而不會毫無限制的拖延。

李文在規(guī)畫每天的工作行程之前，除了列出工作項目，還會寫上預(yù)計要花費的時間，等到一天的工作結(jié)束之后，再把實際花費的時間寫出來，包括中途被打斷的時間，相互比較，這樣就可以清楚知道自己是否預(yù)估正確，下次預(yù)估的精準度就會提高。

4. 工作之前，先把辦公桌清理乾淨

如果你去知名餐廳或飯店的廚房就可以發(fā)現(xiàn)，廚師在開始烹飪之前，必定會把需要用到的食材和工具依照先后順序整齊地排列好。

同樣的，工作時不要把時間浪費在找東西。開始工作之前，請先空出一個乾淨的桌面出來，再把可能需要用到的資料或物品，放在方便拿取的地方。

5. 向外求助，別閉門造車

如果你新接某個工作或?qū)０?，先詢問有?jīng)驗的同事或主管，什麼樣的工作方式最有效率，不要浪費時間自己去摸索，以免走錯方向。

平常，也應(yīng)該多觀察他人不錯的工作習慣，自己多加學習，例如如何整理檔案文件、管理客戶等，這些都是伸手可及、立即可用的方法，應(yīng)多加利用。

6. 凡事主動，等待只是浪費時間

每次當有人說「我再打給你」這句話時，就當作他沒說過。請別浪費時間等待對方的回音，直接拿起電話打給對方，才是明智之舉。

或是，你的朋友或同事幫你介紹新的客戶或是某個人，先詢問他，你是否可以直接聯(lián)絡(luò)那個人，一方面表示尊重，另一方面又可以節(jié)省等待的時間。

7. 改變自己，適應(yīng)其他人的工作習慣

工作的完成需要有很多人的共同參與，但是每個人習慣的工作方式都不一樣，往往容易引起不必要的時間浪費。

要改變別人，不如先改變自己，順應(yīng)別人的工作方式，讓流程的進行可以更有效率。平?；訒r，多觀察對方的工作習慣，或是他最討厭別人有哪些壞習慣，避免自己踩到地雷

8. 成功也要花時間分析

我們常要求自己了解犯錯背后的原因，避免下次再犯。

但是，你也應(yīng)該知道自己哪些部份做得很好、原因是什麼。下次再遇到類似情況時，你才知道如何達到成果。當你知道成功的原因，又能避免可能的錯誤，才能有絕對的把握。

避開浪費時間的4大元兇

提高工作效率的同時，也要避免浪費時間的活動。鄧肯集團顧問公司（The Duncan Group）負責人及暢銷書作家陶德．鄧肯（Todd Duncan）列舉出一般人最常見的4種浪費時間的原因。

1. 多做沒有必要的工作

你之所以覺得時間不夠用，主要原因在于把時間浪費在沒有必要的干擾。

當然，干擾是無法避免的，總是有緊急事情需要處理，但是你還是可以做一些防范工作。

例如，你可以申請2個行動電話號碼，一是工作上使用，另外則是與家人或朋友聯(lián)絡(luò)時使用，就可以避免在上班時間接到朋友打來、但不是很重要或緊急的電話，減少無謂的干擾。

電子郵件的使用也是一樣。美國圣路易斯大學傳播學教授佩吉．透納（Paaige Turner）建議，你可以依據(jù)不同類別的寄信人，設(shè)立不同的帳號，讓自己可以更有效管理。

另外也可以使用自動回覆的功能，告訴對方你在哪個時段才會回信，這樣就可以安心地只在某個時段回信，又不會讓對方覺得你工作效率不佳，沒有即時給對方回音。

最后，每天傍晚可以留大約半小時～1小時的時間，用來回覆內(nèi)容較為複雜、或需要詳細解說的信件，一次就溝通清楚，而不是急著回覆對方，結(jié)果來來回回好幾次才搞定，這也是在浪費時間。

2. 當濫好人

這種人不論別人有什麼要求，都照單全收。特別是做業(yè)務(wù)的，為了搶生意，客戶各種無理的要求也忍氣吞聲的答應(yīng)，做了太多超出業(yè)務(wù)范圍以外的事情，其實大可不必這樣做。

你應(yīng)該要自己設(shè)定界線，哪些可以為客戶做、哪些不可以，只要有清楚的原則，客戶也會接受。如果你自己沒有原則，只會讓對方得寸進尺，最后吃虧的還是自己。

3. 迷信科技產(chǎn)品

科技產(chǎn)品確實能幫助我們增加效率，但是如果做得太過，也可能讓工作沒效率。

如果你已經(jīng)有習慣的工作方式，例如你習慣用手寫筆記的方式排定行程表，而且效果也很好，就不一定非得特地去買PDA。身上有太多科技產(chǎn)品，只會讓你疲于應(yīng)付。

4. 重質(zhì)不重量
80期 抓住機會選對局！

工作效率的衡量標準不是看你做完了幾件事情，而是這些事情的價值。

以業(yè)務(wù)來說，你的工作效率不在于完成多少筆生意，而是應(yīng)該就你的投入與可得報酬來看。也許今天你只拿到一筆生意，但是帶來的收益可能是過去半年的業(yè)績總和。

不妨現(xiàn)在就開始，重新檢討你的做事方法，改變浪費時間的工作壞習慣。

以上是"改正工作習慣 做好時間管理"的內(nèi)容，本文的主題是“要做好時間管理，與其花時間煩惱如何擬定規(guī)劃，把最多的工作塞進有限的時間表裡，還不如徹底檢討、修正你的工作習慣或方式，減少時間的浪費?！?。時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓(xùn)課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 時間管理與例行公事（一）, 排除干擾防止失眠, 人生在于時間，時間在于生命, 感謝您對本站的支持。

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