一種基于WEB方式的遠(yuǎn)程協(xié)作協(xié)同管理軟件

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一、前言

    隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，和辦公系統(tǒng)在各行各業(yè)的普遍推廣使用，傳統(tǒng)客戶，服務(wù)器方式的辦公系統(tǒng)逐漸暴露出其不可改變的同有缺點(diǎn)，越來(lái)越不能適應(yīng)現(xiàn)代化的管理，因而改變傳統(tǒng)客戶機(jī)／服務(wù)器方式的辦公系統(tǒng)就迫在眉睫。在這種情況下，采用WEB方式設(shè)計(jì)辦公系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)基于Web方式的遠(yuǎn)程協(xié)作辦公自動(dòng)化系統(tǒng)就成為當(dāng)務(wù)之急。

    針對(duì)上述這些情況，我們開(kāi)發(fā)了一種基于WEB方式的遠(yuǎn)程協(xié)作辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。該系統(tǒng)以Notes／Domino技術(shù)為基礎(chǔ)，通過(guò)WEB技術(shù)、JAVA技術(shù)、信息安全技術(shù)等當(dāng)前的主流技術(shù)，采用了面I句對(duì)象的方法，系統(tǒng)配置靈活，使用方便，穩(wěn)定可靠，實(shí)現(xiàn)了對(duì)公義審批、收發(fā)文、檔案、信息發(fā)布等管理，并通過(guò)Internet實(shí)現(xiàn)異地辦公、移動(dòng)短消息、即時(shí)通信等。該系統(tǒng)將企業(yè)內(nèi)部與外部信息統(tǒng)一考慮，通過(guò)跨平臺(tái)的信息集成和發(fā)布技術(shù)，為企業(yè)構(gòu)造了堅(jiān)固和寬廣的信息基石。

二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

    1、系統(tǒng)目標(biāo)

    辦公自動(dòng)化系統(tǒng)不僅要適應(yīng)企業(yè)的各類(lèi)機(jī)構(gòu)調(diào)整，促進(jìn)企業(yè)資源的合理配置，優(yōu)化企業(yè)機(jī)構(gòu)運(yùn)作流程，還應(yīng)其有可用性、可靠性和易維護(hù)性，成為一個(gè)真正有效的全面支持企業(yè)運(yùn)作計(jì)算機(jī)化的系統(tǒng)。通過(guò)該系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，應(yīng)達(dá)到以下的目標(biāo)：

    (1)減輕辦公人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高辦公效率，促進(jìn)工作流程的規(guī)范化和制度化；

    (2)協(xié)同工作：內(nèi)置強(qiáng)大的工作流定制工具，幫助企業(yè)輕松實(shí)現(xiàn)各種審批、簽批、文件處理等業(yè)務(wù)流程；

    (3)通訊機(jī)制：建立郵件以及消息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部員工的電子化交流；

    (4)信息發(fā)布：通過(guò)電子公告板、通知、論壇、電子刊物、規(guī)章制度等系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)發(fā)布；

    (5)業(yè)務(wù)流程化：堅(jiān)持業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)的原則，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，提供先進(jìn)的、實(shí)用的物資管理、合同管理等模塊；

    (6)持續(xù)的系統(tǒng)擴(kuò)展與集成：采用跨平臺(tái)、模塊化設(shè)計(jì)，方便系統(tǒng)的不斷升級(jí)，另外提供多種接口，方便OA系統(tǒng)與企業(yè)的其他系統(tǒng)集成。

    2、系統(tǒng)原則

    綜合信息技術(shù)的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)，@Office的建設(shè)確定了立足于先進(jìn)成熟的主流技術(shù)(JAVA技術(shù)、移動(dòng)技術(shù))和主流產(chǎn)品(Notes／Domino)，在技術(shù)開(kāi)放和高度集成的基礎(chǔ)上，進(jìn)行高層次的應(yīng)用開(kāi)發(fā)，同時(shí)系統(tǒng)的建設(shè)做到“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建沒(méi)、統(tǒng)一管理”。并確保系統(tǒng)實(shí)用且優(yōu)化，易使用，易維護(hù)，易擴(kuò)展Ⅱ高度安全可靠的設(shè)計(jì)原則。

三、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和功能

    1．系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

    @Office辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的各個(gè)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)分為七個(gè)部分：公告欄．驗(yàn)證管理．日程安排．電子論壇，收發(fā)文，進(jìn)銷(xiāo)存．主頁(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)七個(gè)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)。

    該系統(tǒng)@Officee由八個(gè)子功能組成，分別是：公司主頁(yè)、電子郵件、個(gè)人秘書(shū)、電子論壇、收發(fā)文、公共信息、進(jìn)銷(xiāo)存、即時(shí)通信。圖1顯示了該@Office系統(tǒng)的功能圖。

    2、功能介紹

    (1)公司主頁(yè)

    提供了一個(gè)鏈接，用于鏈接到公司的主頁(yè)上。

    (2)電子郵件

    提供電子郵件箱，用戶可以與其他用戶進(jìn)行電子郵件的交換，交換的信息也不僅僅局限于文本字符，還包括圖形、圖片、動(dòng)畫(huà)、聲音等多媒體信息，以及各種文件或程序，如Word文檔、Excel表格，甚至Java程序等各式各樣的信息。

圖1 系統(tǒng)功能圖

    (3)個(gè)人秘書(shū)

    個(gè)人秘書(shū)實(shí)現(xiàn)了三種功能：待辦事宜，日程安排，修改口令。

    (4)電子論壇

    (5)收發(fā)文

    收文：對(duì)來(lái)文進(jìn)行及時(shí)的登記，呈批，歸檔，備查處理，規(guī)范收文流程，清晰審批過(guò)程，按照流程規(guī)定的審批要求進(jìn)行審批。避免重復(fù)輸入，快捷、靈活的查找文檔。

    發(fā)文：規(guī)范發(fā)文流程，撰寫(xiě)發(fā)文，歸檔，呈批，按照發(fā)文流程規(guī)定的審批方式自動(dòng)郵遞給審批人進(jìn)行審批工作，靈活的查找功能。

    (6)公共信息

    公共信息包含兩個(gè)部分：公告管理和公用通訊錄。

    (7)進(jìn)銷(xiāo)存

    進(jìn)銷(xiāo)存包括合同管理，進(jìn)銷(xiāo)管理，庫(kù)存查詢，簽名管理。

    (8)即時(shí)通信

    即時(shí)通信包括即時(shí)通信和移動(dòng)通信。

四、系統(tǒng)設(shè)計(jì)中的關(guān)鍵技術(shù)

    本系統(tǒng)以Lotus Notes／Domino群件技術(shù)為基礎(chǔ)。同時(shí)在此基礎(chǔ)上加入了即時(shí)通信技術(shù)，安全機(jī)制，信息檢索技術(shù)，移動(dòng)技術(shù)等技術(shù)，下面就這幾個(gè)技術(shù)進(jìn)行簡(jiǎn)要的介紹。

    1、信息檢索技術(shù)

    在Lotus Notes中，信息是以文檔的形式保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中的，一個(gè)文檔相當(dāng)于關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)中的—個(gè)記錄。在NOTES應(yīng)用中，對(duì)信息的查詢就是對(duì)文檔的查詢。在本@Office系統(tǒng)中，對(duì)文檔的查詢主要以下幾種方式：全文檢索，按關(guān)鍵字查詢．多個(gè)關(guān)鍵字聯(lián)合查詢。

    全文檢索是Lotus Notes提供的基于數(shù)據(jù)庫(kù)全文索引的搜索工具，也可以稱(chēng)為模糊檢索。它根據(jù)給定的檢索關(guān)鍵字在整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中搜索，并把搜索結(jié)果顯示在該視圖的頂端。實(shí)現(xiàn)全文檢索的關(guān)鍵是為該數(shù)據(jù)庫(kù)建立全文索引，并定時(shí)廢棄舊索引，進(jìn)行新索引。如果沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行索引，檢索的結(jié)果與數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息就會(huì)有出入。

    2、即時(shí)通信技術(shù)

    高效、靈活、即時(shí)的通信是一個(gè)公司取得成功的關(guān)鍵。無(wú)論與您一起工作的人是在同一辦公室還是分散在世界各地，@Office系統(tǒng)都可以幫助您實(shí)現(xiàn)比以往更好的通訊。這就意味著您能在幾分鐘之內(nèi)和您的部下召開(kāi)一次討論會(huì)，而不再需要逐個(gè)通知。以Lotus SameTime為平臺(tái)的@Office即時(shí)通信系統(tǒng)為用戶提供了一個(gè)最完整的實(shí)時(shí)協(xié)作商務(wù)解決方案，包括多種強(qiáng)大的功能，如即時(shí)通信、白板、發(fā)送Web頁(yè)面、屏幕共享、音頻和視頻會(huì)議等等。

    利用Lotus SameTime靈活強(qiáng)大的工具包，加入JAVA Applet類(lèi)在該工具包的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)出大量新型的應(yīng)用，借助Internet介入客戶服務(wù)并與之建立更加良好的關(guān)系。使員工的工作更加高效。JAVA Applet類(lèi)存放在服務(wù)器端，客戶端用戶下載該數(shù)據(jù)包并在本地執(zhí)行，即可實(shí)現(xiàn)即時(shí)通信了。實(shí)現(xiàn)即時(shí)通信必須有一定的系統(tǒng)環(huán)境：SameTime服務(wù)器，支持IBM SameTime應(yīng)用平臺(tái)；Domino服務(wù)器，支持IBM Lotus應(yīng)用平臺(tái)；Web服務(wù)器，企業(yè)內(nèi)其他Web應(yīng)用服務(wù)器，可以是IIS等，支持asp、asp.net、jsp和html等；客戶端：IE 5.0以上，可以支持html、asp、asp.net、jsp、java applet等各種應(yīng)用接口。

    3、移動(dòng)技術(shù)

    本系統(tǒng)的移動(dòng)技術(shù)采用Domino EveryPlace SMS Server短消息應(yīng)用擴(kuò)展服務(wù)器，利用手機(jī)和串口線的連接方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。該方案在Domino EveryPlace SMS Server短消息應(yīng)用擴(kuò)展服務(wù)器的基礎(chǔ)上加入具有無(wú)線短消息接入的SMM短信貓以及后臺(tái)Notes移動(dòng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，為Domino 6用戶實(shí)現(xiàn)從有線到無(wú)線的端到端解決方案。具體的實(shí)現(xiàn)要求是：SMM短信貓服務(wù)器(SMM配置軟件包Desktup，SMM應(yīng)用軟件包Configer)；Domino服務(wù)器端(Windows 2000企業(yè)版+服務(wù)包，Lotus Domino R5或者R6，Domino EveryPlace SMS Server，Notes移動(dòng)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)系統(tǒng))；Domino客戶端(MS Windows 2000，IE 5.x或以上。Lotus Domino Administrator R5或者R6，Lotus Domino Designer)。該方案實(shí)現(xiàn)了新到郵件、待辦事宜的短信提示。

    4、完善的安全機(jī)制

    Lotus Notes／Domino支持信息存儲(chǔ)加密、傳輸加密。信息加密的單位是字段一級(jí)；支持?jǐn)?shù)字簽名技術(shù)；支持X.509許可證驗(yàn)證手段；通過(guò)權(quán)限控制等手段賦予不同用戶在應(yīng)用系統(tǒng)中的“角色”。此外，Notes／Domino支持NT上的“單次登錄”、身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字簽名、權(quán)限控制等機(jī)制。由于本系統(tǒng)是基于Notes／Domino開(kāi)發(fā)的，對(duì)于本系統(tǒng)和本系統(tǒng)所管理的所有信息和數(shù)據(jù)單元，系統(tǒng)都提供了良好的保護(hù)，避免了非法的存取和惡意的破壞。除了Notes／Domino本身的安全機(jī)制外，系統(tǒng)還提供了數(shù)據(jù)訪問(wèn)日志。清晰記錄各文檔的讀取、修改情況。