設(shè)置知識庫目錄還需要遵循兩大原則。

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　　第一，相互獨立、完全窮盡。互相獨立是指如果一個文檔在某一個目錄下存在，就不能出現(xiàn)在其他目錄。目錄之間是相互獨立的，不能重疊、交叉。完全窮盡是指知識管理系統(tǒng)目錄應(yīng)該覆蓋企業(yè)所有的文檔，要避免有些文檔找不到合適的目錄存放。

　　第二，層級不宜過多。一般來講，企業(yè)知識庫目錄設(shè)置不能超過四層。否則，就會影響員工維護(hù)、應(yīng)用知識庫的積極性。同時還要注意的是，知識庫目錄的設(shè)置要以滿足用戶需求為準(zhǔn)則。

　　權(quán)限體系 保證文檔安全

　　由于每一個知識庫目錄都對應(yīng)著相應(yīng)的部門，找到知識庫目錄和公司部門對應(yīng)的映射關(guān)系，就可以通過橫向的權(quán)限設(shè)置來控制文檔，如財務(wù)相關(guān)目錄下的文章主要在財務(wù)部門應(yīng)用，營銷相關(guān)目錄下的文檔在營銷部門和市場部門應(yīng)用，業(yè)務(wù)部門的文檔主要在業(yè)務(wù)部門應(yīng)用。這樣，就避免了部門之間交叉泄露的可能性。

　　縱向文檔權(quán)限的設(shè)置要考慮文檔和用戶兩個因素。企業(yè)可以給每個文檔設(shè)置相應(yīng)的安全級別。有些普通的文檔，如企業(yè)文化、常用的規(guī)章制度等，其安全級別是比較低的，可以在企業(yè)內(nèi)部充分共享。而像合同、財務(wù)相關(guān)的機密報表等文檔，只能在小范圍內(nèi)內(nèi)容共享，其安全級別就應(yīng)該設(shè)置得比較高。同樣，還可以給系統(tǒng)中的每個用戶都設(shè)置安全級別，并將用戶的安全級別與文檔的安全級別對應(yīng)起來。這樣，就把縱向的安全體系定義清楚了。

　　橫向的安全體系與縱向的安全體系結(jié)合起來，就構(gòu)成了一個比較嚴(yán)密、規(guī)范、完善的文檔權(quán)限體系。這樣，就能保證文檔信息在被充分利用的同時，盡量減少被泄露的機會。

　　將知識管理系統(tǒng)安全體系落實到每一個文檔時，還有一些技巧可以參考。比如說，企業(yè)可以通過系統(tǒng)將一個文檔的標(biāo)題、目錄、摘要和關(guān)鍵詞廣泛共享，但是需要對文檔的正文或關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行權(quán)限控制。這樣，就可以保證員工在必要情況下都能夠通過授權(quán)來獲取所需的文檔內(nèi)容。