HR看過來 五步解決工資問題

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我去年入職這家公司，今年的三月份開始負責(zé)人力資源部。著手工作遇到的第一個挑戰(zhàn)，就是工資出錯太多，員工意見很大。做過工資的人都知道，算工資是件很簡單又繁瑣的事，要把工作做到百分百準確，很不容易，尤其是沒有系統(tǒng)作為支撐人數(shù)又很多異動情況又很復(fù)雜的情況下，而如果核算工資的人本身沒有財務(wù)，人事或者行政背景，對數(shù)據(jù)也不敏感，那就更麻煩了?，F(xiàn)在我面臨的就是這樣的局面，負責(zé)工資的小華(他當然不叫小華)從前是做系統(tǒng)運維的，很勤勉也很努力，他幾乎把整個月的時間都花在了算工資上，并開發(fā)了一套他自己的工資報表，他認為這套報表能夠準確的核算出工資，但結(jié)果并不理想，這也讓他很郁悶。

因為不知道是哪些問題導(dǎo)致了這一結(jié)果，在跟進解決工資問題上，我采用的步驟是這樣的：

首先，熟悉原有的工資報表，了解它的結(jié)構(gòu)以及勾稽關(guān)系。

通過對過去幾個月的工資報表進行分析，我大概知道了小華的核算思路。我總結(jié)他的思路是這樣：每個月由他來統(tǒng)計所有的異動數(shù)據(jù)，每個異動數(shù)據(jù)單獨編在工資表的附件(工資備忘錄)里，做工資的時候去查這個附件，根據(jù)附件的數(shù)據(jù)直接把核算值落到工資表中。這個思路有兩個問題，其一：第一手的異動數(shù)據(jù)并不完全在他手里，由他來統(tǒng)計經(jīng)常出現(xiàn)漏統(tǒng)情況，其二，統(tǒng)計出來的異動數(shù)據(jù)折合出的工資數(shù)在遷入工資表時，無法做驗證;其三、當月的異動數(shù)據(jù)次月哪些需要刪除哪些需要保留，沒有做清晰的記錄。

其次，審核過去幾個月的工資表，加上員工的反饋，就出現(xiàn)的錯誤數(shù)據(jù)和當事人探討，詢問原因。

這樣做是非常有必要的，在長達兩個月的時間里，我和小華一起分析了數(shù)十個做錯的數(shù)據(jù)，最后我們得出兩個結(jié)論：其一，對于已統(tǒng)計出的各種異動，工資采用何種算法，他沒有清晰的認識，比如說，一個當月轉(zhuǎn)正的人績效工資應(yīng)該怎么算，基本工資應(yīng)該怎么算，他了解的并不透徹，當然這并非是他一個人的原因，公司一直沒有這方面的規(guī)定，所以只能憑著感覺算。其二，他本身薪酬方面的知識不夠，對數(shù)據(jù)的含義沒有深刻的認識，換言之，他對工資不敏感，看不到數(shù)據(jù)背后的薪酬含義(對于這一點，舉個簡單的例子，一個對工資數(shù)據(jù)敏感的人，看到基本工資里出現(xiàn)了781或者629這樣的數(shù)據(jù)，他就應(yīng)該立刻想到，這里一定發(fā)生了某種異動，因為1或者9這種值，是較少會出現(xiàn)在標準工資的尾端的，對于這一點，各位也可以回查自己的工資看下。這是一個有趣的現(xiàn)象，其產(chǎn)生有另外的原因，它跟薪酬體系的設(shè)計有關(guān)，將來有機會再分享我的心得。)

得出這兩個結(jié)論的過程對我和他都是一個磨練意志的過程，因為問題太多了而且基本都集中在他身上，又沒有其他的書面資料可以參考(所有的算法都在他腦子里)，這使得每一次問題的研究都變成了質(zhì)證甚至審判，我不停的問，為什么會錯?為什么要這么算?同樣的異動情況上次你用的算法是a這次為什么用了b?你的依據(jù)是什么?沒有依據(jù)你為什么要這么做?你是上帝嗎?你憑什么決定別人的工資是m不是n?有一度我?guī)缀醮輾Я怂淖孕藕妥饑溃乙惨驗榭吹揭粋€蓬勃積極的人變得萎靡不振而懷疑自己是不是做錯，尤其我還是空降的管理人員，對情況也還不了解。我為此向?qū)熣髑笠庖?，?dǎo)師告訴我，解決問題的先決條件是找到問題產(chǎn)生的根源，當根源在人的身上時，這會變成一個很復(fù)雜的過程，但是，要達成一致意見才能行動，在向一致意見靠攏的過程中，則要始終秉著一顆良善的心，并抱定解決問題而不是發(fā)現(xiàn)問題的初衷。這一建議，我如實寫在這里，也分享給那些正在經(jīng)歷著我或小華角色的人。

這兩個步驟做完以后，對工資問題的分析基本已經(jīng)做完了。

接下來我開始設(shè)計報表。

我的設(shè)計邏輯是：先用一張異動表，把當月所有的異動情況全部統(tǒng)計入內(nèi)，并在異動表內(nèi)核算出對應(yīng)的工資額，做工資的時候，只需要把異動表內(nèi)各張sheet的異動額逐一遷入工資表內(nèi)，并在每個遷入值處做好備注，說明異動原因，就可以了。只要當月的異動情況我統(tǒng)計全了，核算也正確，遷入過程無誤，就可以確保工資表是準確的。每月的異動雖然情況多，但分攤到二十多張表里的時候，數(shù)量就小了，這個時候只要我把算法控制好，出錯的幾率就很小，而為了監(jiān)控遷入過程，確保遷入數(shù)據(jù)和異動數(shù)據(jù)一致，我單獨做了一個驗證算法模型，規(guī)范我認為可能出錯的每一個遷入動作。

我先做了一個異動統(tǒng)計表，專門用來統(tǒng)計各種各樣的異動數(shù)據(jù)，每種異動一張sheet，整個異動表有22張sheet，統(tǒng)計了目前既存的22種異動類型(比如入職，離職，轉(zhuǎn)正，調(diào)崗，調(diào)薪，五險，兩金，個稅，工會費等)，我規(guī)定以后出現(xiàn)新增的異動類型，就在后邊繼續(xù)增開sheet。

在設(shè)定每張sheet的字段時，只取和工資核算有關(guān)的數(shù)據(jù)，其他的一概不取，比如入職，有部門，時間，姓名，入職日期，試用期工資就可以了，其他的不用。因為整張表唯一的用途就是核算工資，和這一用途無關(guān)的其他信息都不需要錄入。整個異動表按月排列，最近一個月的異動表的有之前所有月份的異動數(shù)據(jù)，以便于查找。當月存在該遷入的數(shù)據(jù)事后發(fā)現(xiàn)未遷入的，就用紅色字體標注在當月最末下月起始點處，便于下月發(fā)現(xiàn)。

所有異動對工資的影響，都在異動表里先算出來，并匯總出總數(shù)。我把各項異動類型對應(yīng)的算法設(shè)計出來，并固定好，薪酬專員只需要輸入具體的值(比如在職工作日，工資標準數(shù))，就可以自動算出結(jié)果。

在異動表數(shù)據(jù)的統(tǒng)計上，也不再是做薪酬的人全部統(tǒng)計，而由異動數(shù)據(jù)產(chǎn)生的第一責(zé)任人負責(zé)統(tǒng)計(舉個例子說就是入離職的數(shù)據(jù)由辦理入職的人提供，轉(zhuǎn)正的數(shù)據(jù)由負責(zé)轉(zhuǎn)正工作的人提供)，在月底統(tǒng)一匯總給薪酬專員，這樣的分工我認為更合理，它能使數(shù)據(jù)準確度提高。實際情況也確實如此。

然后我改進工資表。

因為幾個下屬控股的子公司和總公司人員是交叉在一起的，工資數(shù)據(jù)也要由部門統(tǒng)一做，從前的做法是每個公司工資表都單獨做，完了以后再匯總成總表，總表和各公司分表都需要審核，且保持一致，并送不同部門，之前經(jīng)常出現(xiàn)工資總表和各子公司分表數(shù)據(jù)不一致的情況。現(xiàn)在我將這一邏輯改正過來，變成先做總表，再做分表，我規(guī)定只有總表和異動表數(shù)據(jù)做了完全遷入且驗證無誤以后，才能拆表形成分表，如果總表數(shù)據(jù)出現(xiàn)紕漏，必須重新拆表，不能在已拆的分表里邊改。為使拆分過程快速，我在總表增設(shè)了一個公司字段，用于篩選拆表。

此外，為了確保上月的異動數(shù)據(jù)在下月能被有效的處理(清除或者保留)，我規(guī)定工資表內(nèi)所有遷入的異動值都必須要有備注，寫清楚產(chǎn)生原因以及標準值應(yīng)該是多少，下月做工資的時候，先清理上月工資表所有備注，把備注清理完(驗證模型也會監(jiān)控清理過程，確保清理無誤)，才能遷入新數(shù)據(jù)。

把這兩張表做出來以后，我試算了兩個月，并不斷改進。通過嚴謹?shù)臄?shù)據(jù)比對和返查，工資數(shù)據(jù)質(zhì)量明顯提高了，出錯率大幅降低。第二季度的滿意度調(diào)查，從前對工資核算的抱怨沒有再出現(xiàn)。

這個時候，我開始考慮下一個問題：找誰來接手，以及如何保證工資的質(zhì)量不會因為我轉(zhuǎn)交出去了而降低?

從性質(zhì)上來說，改進工資表和設(shè)計異動表，都是技術(shù)領(lǐng)域的活兒，現(xiàn)在要考慮的是管理領(lǐng)域的工作，即：如何選擇以及培養(yǎng)工資表的接班人。這一步如果行的不好，工資就會變成一個交不出去的工作。