信息化中企業(yè)物資編碼管理實現(xiàn)方法

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一、物資編碼的意義

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，市場競爭的加劇，各企業(yè)為適應(yīng)市場的需要，不斷開發(fā)新的產(chǎn)品，使企業(yè)產(chǎn)品種類不斷增多，從而使為滿足這些產(chǎn)品生產(chǎn)所需的物資種類也不斷增多。為了提高管理質(zhì)量和管理效率，首先必須對這些物資分類編碼，使之提供的資料一目了然，而且不會漏記物資。其具體意義表現(xiàn)在：

1  編碼無處不在，編碼是企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

2  有利于提供正確的物資資料

3  有利于計算機(jī)管理

4  有利于壓縮物資的品種、規(guī)格

二、物資編碼的原則

為了更好的管理物資編碼，必須制定合理、科學(xué)的物資編碼管理體系，物資編碼原則應(yīng)該遵循以下幾個方面：

1  簡單性原則

2  分類性原則

3  擴(kuò)展性原則

4  完整性原則

5  唯一性原則

6  可用性原則

7  兼容性原則

三、物資編碼分類方法

目前對物資進(jìn)行編碼所采用的方法主要有以下四種：

1  英文字母法：英文字母法是指將某項物資用特定的一個字母或一組字母來表示。

2  數(shù)字法：指將某項物資用特定的一個數(shù)字或一組數(shù)字來表示的方法。數(shù)字法還可考慮以下幾種編碼方法。

  1)   連續(xù)數(shù)字法，首先要求將所有物資進(jìn)行分類，并按一定的規(guī)律先后排列，然后自1號起依順序編排流水號，此方法優(yōu)點是代號連貫，但未來新增類別時，不能在中間穿插，只能在后面添加。

  2)   階梯式數(shù)字法，首先要求將所有物資分成若干大類，其次再將各大類按其次級類別分成若干中類。

  3)   區(qū)段數(shù)字法，是介于連續(xù)數(shù)字法與階梯式數(shù)字法之間的一種表示方法。

  4)   國際十進(jìn)制分類法，是指將所有物資分為十大類，分別以0-9之間的數(shù)字代表；然后每大類再劃分為十個中類，并分別再以0－9之間的數(shù)字代表，如此進(jìn)別再以行下去。

3  暗示法：是指根據(jù)物資的特性，采用特定的數(shù)字或符號使之能代表物資特性的方法，又可分為數(shù)字暗示和符號暗示法。

4  混合法：是指將英文字母和數(shù)字結(jié)合起來使用的方法。

四、物資編碼執(zhí)行操作方法

凡沒有物資編碼的企業(yè)，若需進(jìn)行編碼，須遵循以下步驟操作，即可成功地為本企業(yè)所有物資編制出科學(xué)合理的編碼。

1  成立專職編碼小組。編碼小組成員由各部門（如開發(fā)部、技術(shù)部、質(zhì)量部人組成編碼、資材部等）抽出人員組成，并指定編碼小組組長，其職責(zé)是負(fù)責(zé)整個編碼工作。

2  搜集現(xiàn)有物資的所有種類及規(guī)格型號，將搜集的物資種類進(jìn)行整理分類，確定出大、中、小類；并預(yù)測未來可能出現(xiàn)的新類別，需留一定的空位以便未來穿插。

3  確定大類、中類的位數(shù)及代號。

4  確定小類的位數(shù)及編碼方法。

5  制定出科學(xué)合理的編碼規(guī)則體系。

6  重點對產(chǎn)品和自制件進(jìn)行編碼工作，由于其數(shù)量和種類多，變化快，使用范圍廣。

7  對編碼數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范管理，制定出編碼數(shù)據(jù)規(guī)范辦法。

8  制定物資編碼管理辦法，如：編碼使用管理辦法，新增物料編碼的編碼方法等。

五、統(tǒng)一物資編碼管理

企業(yè)對物資編碼進(jìn)行合理規(guī)劃后，還需借助專門的編碼管理系統(tǒng)來管理物資編碼，實現(xiàn)編碼的計算機(jī)管理，把企業(yè)編碼規(guī)則固化到編碼管理系統(tǒng)，由編碼管理系統(tǒng)管理企業(yè)編碼規(guī)則、編碼的生成、編碼查詢和編碼維護(hù)等。企業(yè)在信息化建設(shè)過程中會實施多個不同的管理系統(tǒng)，在實施管理系統(tǒng)中，必須遵循一個原則，那就是統(tǒng)一編碼管理原則，確保物資編碼在各信息系統(tǒng)中的唯一性和正確性。對于集團(tuán)型企業(yè)，更需要選擇一個能夠支持集團(tuán)型企業(yè)使用的編碼管理系統(tǒng)，建立集團(tuán)公司和子公司編碼間關(guān)系和應(yīng)用體系。（IT863）