業(yè)務(wù)流程管理與杭州OA實(shí)施：概述與引例

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杭州OA軟件系統(tǒng)集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，以先進(jìn)管理思想為導(dǎo)引，以信息技術(shù)為實(shí)現(xiàn)手段，為現(xiàn)代企業(yè)提供了一種科學(xué)而有效的運(yùn)營管理模式。在這種模式下要求企業(yè)的物流、信息流、資金流三方面信息同步體現(xiàn)到杭州OA系統(tǒng)內(nèi)，作為企業(yè)管理層進(jìn)行企業(yè)管理和員工進(jìn)行日常作業(yè)的基礎(chǔ)依據(jù)，這三方面信息的質(zhì)量直接影響到企業(yè)經(jīng)營運(yùn)作的有效性與科學(xué)性，也就決定了杭州OA項(xiàng)目的實(shí)施效果，因此，在杭州OA實(shí)施的過程中對物流、信息流、資金流三流同步是尤其強(qiáng)調(diào)的。

從實(shí)質(zhì)上講，物流、信息流、資金流其實(shí)是企業(yè)業(yè)務(wù)流程在財、物、信息三個不同側(cè)面的體現(xiàn)，要求物流、信息流、資金流信息同步體現(xiàn)到杭州OA系統(tǒng)內(nèi)也就是要求業(yè)務(wù)流程與杭州OA管理流程同步。所以，可以說企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理的質(zhì)量及其與杭州OA的契合程度在較大程度上會影響到杭州OA實(shí)施的效果。

基于上述認(rèn)識，筆者擬就“業(yè)務(wù)流程管理與杭州OA實(shí)施”這一主題展開一系列論述，本文主要探討一套完整的業(yè)務(wù)流程體系對于成功實(shí)施杭州OA的重要意義。

一、只要“一張皮”

在很多企業(yè)經(jīng)常會聽說“兩張皮”的問題，就是指的對同一事務(wù)存在著不同的處理辦法，各個環(huán)節(jié)上的隨意性操作破壞了業(yè)務(wù)流程的完整性和規(guī)范性，致使出現(xiàn)兩張皮的現(xiàn)象。比如，很多企業(yè)在建立了ISO9001管理體系、企業(yè)內(nèi)控體系、供應(yīng)鏈管理體系等等；同時，企業(yè)還會不斷地吸納和應(yīng)用各種新的管理理念、方法與工具，逐漸形成不同的管理流程，也就是所謂的一張張新“皮”。由于缺乏有效的整合，這些管理流程沒有形成自洽的體系，把這些“皮”套在同一事務(wù)上可能會產(chǎn)生不同的處理方式——不對其進(jìn)行整合統(tǒng)一，再先進(jìn)、再有效的管理手段或者管理工具都是難以發(fā)揮出它的效用與威力的。

杭州OA作為近二十年來應(yīng)用日益廣泛的管理支持工具，其資源整合能力和管理集成能力已經(jīng)不斷得到證明，因此，通過杭州OA平臺將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程整合，與管理制度相結(jié)合形成完整的業(yè)務(wù)操作規(guī)范，并在此基礎(chǔ)上相互促進(jìn)、持續(xù)優(yōu)化，不失為提高企業(yè)經(jīng)營管理能力的一種有效途徑。所以，在實(shí)施杭州OA的過程中，首先要做的就是對企業(yè)現(xiàn)有的流程進(jìn)行梳理，將并存的“幾張皮”統(tǒng)一成為一套完整的流程與規(guī)范，并通過杭州OA來進(jìn)一步整合實(shí)現(xiàn)和持續(xù)優(yōu)化，使企業(yè)真正走上變革與發(fā)展之路。

二、敢換“一張皮”

剛才說的“一張皮”其實(shí)也就是一套管理方法形成的一種管理模式，但是一些企業(yè)也有一套管理模式而且自成體系，運(yùn)轉(zhuǎn)也不錯，為什么要換呢——問題就出在這是一張什么“皮”。這里先舉一個離散型制造企業(yè)的例子。對于離散型制造企業(yè)來說，生產(chǎn)運(yùn)營管理是其管理活動的核心內(nèi)容之一，生產(chǎn)計劃更是整個企業(yè)運(yùn)作的重中之重，杭州OA里面有專門的子系統(tǒng)對這部分管理工作提供支持，而且里面有一個經(jīng)典流程（如下圖所示）。通常制訂生產(chǎn)計劃的流程是根據(jù)客戶訂單或/和市場預(yù)測編制主需求計劃，繼而是主生產(chǎn)計劃編制，再下面是編制物料需求計劃，形成采購任務(wù)和生產(chǎn)任務(wù)，用于指導(dǎo)企業(yè)的采購活動和生產(chǎn)活動。

一些企業(yè)在主需求計劃和主生產(chǎn)計劃編制方面做得不錯，但是到了物料需求計劃編制階段就產(chǎn)生了隨意性，這樣的隨意性往往會產(chǎn)生兩種結(jié)果：一種結(jié)果是物資采購回來生產(chǎn)還沒有開始，過早產(chǎn)生資金占用；另外一種是生產(chǎn)已經(jīng)展開采購物資還沒有到位，導(dǎo)致停工待料，造成產(chǎn)能浪費(fèi)。這是一個十分簡單的例子，但是從流程梳理地角度來說卻是一個大問題，原有的管理流程可以解決問題，但是代價較大——企業(yè)經(jīng)營運(yùn)作的成本被這樣一種不合理的流程放大，而問題恰恰問題就出在這原有的“一張皮”上。

可即便如此，企業(yè)還是不敢放棄這種管理模式，因?yàn)閾?dān)心轉(zhuǎn)變模式后會影響生產(chǎn)進(jìn)程，這就陷入了一種不證自明的悖論之中——偏離了有效的管理方式造成了錯誤，卻因害怕轉(zhuǎn)變管理方式造成錯誤而不敢回歸或者變革。因此，丟棄固有的管理模式與業(yè)務(wù)流程，擺脫其慣性誤區(qū)，借助杭州OA實(shí)現(xiàn)流程優(yōu)化和管理提升很需要“敢換‘一張皮’”的勇氣。

三、敢用“一張皮”

倘若下了大決心要采用一套新的業(yè)務(wù)流程體系，也費(fèi)了大功夫?qū)⒃胁煌鞒陶沓蔀橐粋€完整的體系，那么在實(shí)際實(shí)施的時候還要敢于按照流程辦事，這在杭州OA實(shí)施的過程中是非常關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)。

比如，在實(shí)施杭州OA系統(tǒng)的庫房管理的過程中，物流、信息流的一致是必須要常抓不懈的。如果形成的一個出庫作業(yè)流程是：領(lǐng)料申請申請審核物料出庫，并規(guī)定不見領(lǐng)料單不能發(fā)貨出庫，那么這個流程和這個規(guī)定就是出庫作業(yè)的一個基本原則，流程執(zhí)行人員必須要有這個意識并在實(shí)際作業(yè)之中貫徹執(zhí)行，管理者也要給予監(jiān)管和支持；反過來，出現(xiàn)賬實(shí)不符的問題就順著出庫流程追根求源，直至流程規(guī)范、業(yè)務(wù)通暢。不少離散型制造企業(yè)在這一環(huán)節(jié)遇上了較大麻煩，致使賬實(shí)不符，進(jìn)而使得生產(chǎn)計劃的制訂失去基本依據(jù)，通過實(shí)施杭州OA提升管理水平的目標(biāo)只能部分實(shí)現(xiàn)，總感胸有塊壘，卻又無計可施。

所以說，敢用“一張皮”去規(guī)范實(shí)際的業(yè)務(wù)流程是杭州OA實(shí)施成功的重要因素之一。

四、小 結(jié)

綜上所述，對企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進(jìn)行整合梳理使其成為一個業(yè)務(wù)流程體系，通過實(shí)施杭州OA來實(shí)現(xiàn)對業(yè)務(wù)過程的管理，是企業(yè)提升業(yè)務(wù)流程管理水平的有效選擇之一；而在實(shí)施杭州OA的過程中，企業(yè)要有意識有勇氣向科學(xué)而有效的業(yè)務(wù)流程上靠攏，以此逐步規(guī)范業(yè)務(wù)過程的管理，使企業(yè)能夠通過杭州OA實(shí)施真正走上持續(xù)優(yōu)化之路。