我的ERP軟件項目經(jīng)理的實施經(jīng)驗談

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序言

erp系統(tǒng)的實施工作是一個系統(tǒng)性工程，同企業(yè)方的項目經(jīng)理相比，實施方的項目經(jīng)理對自身軟件的實施過程更加熟悉，對于項目的實施工作更加有經(jīng)驗，對整個項目實施工作的指導更加重要，因而作為一名負責實施ERP軟件系統(tǒng)的項目經(jīng)理，需要對ERP軟件系統(tǒng)的整個實施過程有一個清晰的思路，包括項目的整個實施進度安排、項目的資源管理、項目的風險控制等等，只有這要才能更好地指導項目的順利實施。針對項目的不同階段，項目經(jīng)理需要分別關注不同的實施要點，針對不同的情況進行項目的實施指導工作。除非發(fā)生一些非正常情況， ERP軟件的項目經(jīng)理對實施工作的把握程度對整個項目的實施質(zhì)量和實施效果有著決定性的影響。

本文主要是從軟件實施方的角度來撰寫，如果未做具體的說明，文中所述的項目經(jīng)理均指實施方的項目經(jīng)理。本文講述的內(nèi)容更多是作者根據(jù)一些親身經(jīng)驗總結而來，由于不同軟件或者不同應用要求的差異，實施過程管理上會存在一定的差異，讀者需要具體結合實際情況去實踐和應用。由于篇幅的限制和時間倉促，有些內(nèi)容本文未作過多的展開敘述，文中如有不當之處歡迎共同討論。

項目啟動

項目的合同簽訂后表示雙方從法律層面開始了項目的合作，對于實施工作來說，項目啟動才是項目實施工作的開始，換句話來說就是，項目啟動標志著雙方開始正式執(zhí)行彼此簽訂的合同。

項目啟動是實施方和企業(yè)方對項目開始進入實施狀態(tài)認可的一個標志，項目啟動表示雙方都已經(jīng)準備好相應的資源開始項目的實施工作。項目啟動的形式可以根據(jù)不同的企業(yè)和不同的實施現(xiàn)狀來選擇采用，例如開啟動大會、發(fā)放企業(yè)級的文件通知、實施人員進駐企業(yè)開始實施工作等，這些方式都可以標志著項目正式啟動，實施工作正式開始。

項目啟動前，項目經(jīng)理需要做一些準備工作，為項目啟動工作和后期實施工作做鋪墊。首先要做的是組建實施方的項目團隊，根據(jù)項目的情況挑選相關的專業(yè)人員，在組建項目組時需要注意各類人員的專業(yè)技能分布，在組建項目團隊時需要關注項目的實施目標要求和企業(yè)情況；其次需要組織項目組成員對項目的前期市場資料做進一步的了解，包括項目的協(xié)議、投標書、企業(yè)需求說明、項目情況交接報告等，通過對以上資料的分析，對項目的實施目標、企業(yè)關心的問題和對實施的一些想法有一個更加深入的了解。對于一些規(guī)模較大或者較為復雜的項目，需要組織相應的技術交底會議，售前人員就項目的一些技術細節(jié)等情況同實施人員進行溝通。

總的來說，項目經(jīng)理需要能夠特別關注在項目實施過程中可利用的資源以及需要達到的既定目標，這兩點是項目實施的最主要制約要素。

對于整個項目組，特別是項目經(jīng)理，需要在實施前重點了解的內(nèi)容有以下幾個方面：

（1） 項目的實施范圍。協(xié)議中確定的實施范圍是項目實施的最根本依據(jù)，原則上來說在沒有發(fā)生明確的變更以前，項目的實施范圍不得超過協(xié)議中確定的項目實施范圍。需要充分理解項目實施是滿足有限的既定需求。

（2） 項目實施具備的資源。實施方的專業(yè)人員情況，項目實施企業(yè)的配合情況、參與的部門，另外就是可利用的第三方資源。需要充分理解項目實施是利用有限的資源。

（3） 實施階段劃分。如果合同中有明確的階段性劃分要求，需要在項目實施前具體分析，對于不合適的階段劃分條款起草初步的調(diào)整方案，在項目啟動時同企業(yè)方進行具體的溝通，雙方確認后簽署調(diào)整備忘進行進度調(diào)整。

（4） 協(xié)議的約束性條款。協(xié)議中如果存在違約的責任承擔、實施工作項目管理要求、資料提供要求、項目上線時間要求、項目驗收時間要求，或者其他約束性條款需要重點關注。

（5） 企業(yè)的公司組織架構。是一個獨立的公司，還是整個集團，或者從屬于某個集團，這些因素都影響到上線的周期和上線的實施步驟。對于企業(yè)的關聯(lián)企業(yè)也可以做適當?shù)牧私?，以便于更好地統(tǒng)籌安排計劃和規(guī)避項目風險。

（6） 企業(yè)的行業(yè)背景。需要了解企業(yè)的行業(yè)背景和生產(chǎn)方式，例如企業(yè)目前所從事的行業(yè)，是離散性還是流程性，是單一行業(yè)還是多行業(yè)；需要了解企業(yè)主要產(chǎn)品基本的產(chǎn)供銷過程。

（7）現(xiàn)有軟件的應用情況?，F(xiàn)有的軟件的應用情況是企業(yè)在項目實施開始后需要了解的一個重要內(nèi)容，在實施過程中需要安排現(xiàn)有軟件的接軌工作。如果是現(xiàn)有的ERP 相關的軟件，在實施過程中需要明確是否要并行一定的周期，并行過程中新舊軟件的核對工作，以及切換時需要的步驟等；如果是其他軟件，需要關注軟件之間的相關性，是否存在數(shù)據(jù)的相互利用關系。

（8） 企業(yè)的信息化基礎。如果企業(yè)的信息化基礎較為薄弱，需要加強相關的培訓，同時在后續(xù)的實施方案確定上也需要盡量簡潔，避免過于靈活的邏輯過程。

在以上情況得到一個基本的了解以后，項目經(jīng)理需要起草一份項目的總體實施計劃，項目組內(nèi)部需要進行充分溝通，分析項目的實施進度安排和資源需求情況。在起草項目的總體實施計劃時需要充分考慮合同的實施范圍、約束性條款、項目相關資源的情況；如果同協(xié)議中確定的實施周期存在差異，需要另外起草一份調(diào)整備忘，同時需要分析出調(diào)整進度的利弊，準備同客戶溝通。從謹慎性角度考慮，需要同時起草一份在完全按照協(xié)議的進度要求的情況下安排項目進度的《項目實施總體計劃》。項目總體計劃一般應包括項目啟動的時間、各任務的起始終止日期。項目組討論后確定出《項目實施總體計劃》初稿，由項目經(jīng)理正式提交企業(yè)方項目負責人。

針對一些企業(yè)的實施情況，項目經(jīng)理可以起草一份《項目啟動準備建議報告》，就一些需要提前準備的基礎工作提請用戶提前準備，可以主要包括以下內(nèi)容：（1）往來賬的核對，如果原先是手工賬，一般建議企業(yè)方同供應商和客戶進行一次對賬工作，其中包括估價和發(fā)出商品的賬務，如果存在委托加工，委托加工的賬務也需要認真核對；（2）倉庫物資的盤存，在上線前，建議企業(yè)方對現(xiàn)有的倉庫進行一次盤點；（3）其他事務，根據(jù)項目情況可以針對具體的企業(yè)提出一些建議方案。該報告的作用在于企業(yè)在實施時這部分工作一般需要投入較長的時間來開展，有些工作在每月固定時間進行較好，所以建議提前開展。

在同企業(yè)方就項目情況進行初步的溝通后，遵照實施總體計劃同客戶確定項目的啟動時間和啟動的形式，同時提交《項目實施總體計劃》初稿和《項目啟動準備建議報告》。

對于項目的企業(yè)方來說，也需要對等建立相應的項目組，主要是考慮到，項目的實施需要實施方和企業(yè)方雙方的配合，同時項目驗收結束以后也主要依靠企業(yè)方的人員繼續(xù)推進項目的實施。在項目啟動過程中，項目經(jīng)理需要協(xié)助企業(yè)方組建企業(yè)方的項目組，為了更好的管理項目組人員，項目經(jīng)理可以協(xié)助企業(yè)方制定一些規(guī)章制度和業(yè)務流程。

項目經(jīng)理需要積極同企業(yè)溝通項目實施的總體計劃，項目總體計劃作為整個項目實施的進度指導，也是雙方的項目經(jīng)理調(diào)度項目資源的依據(jù)。在溝通項目總體計劃時需要仔細了解企業(yè)的實際業(yè)務和人員素質(zhì)情況，也可以同企業(yè)溝通協(xié)調(diào)其他相關的資源來配合項目實施工作，確保總體計劃按照進度的要求執(zhí)行。在溝通完成后，項目經(jīng)理可以同企業(yè)方通過簽字或者蓋章的方式來確認實施總體計劃的有效性。

有一些企業(yè)在實施時會要求召開項目的啟動大會，在項目啟動會議開始前，項目經(jīng)理需要同企業(yè)方積極溝通項目啟動大會的日程安排。一般來說，召開項目啟動大會是希望達到以下幾個目的：（1）宣布項目正式啟動。（2）雙方項目組的主要成員互相認識。（3）在一定程度上起到宣傳鼓動作用。（4）介紹項目實施的制度和計劃。項目經(jīng)理在項目啟動會上可以就項目實施的總體思路進行介紹，并對一些項目的具體要求進行說明。

在項目啟動的過程中需要管理好的資源包括售前技術人員、銷售人員、項目組人員、企業(yè)方的項目負責人。

在項目實施的整個生命周期內(nèi)，項目啟動是項目實施的第一個階段，伴隨著項目啟動，項目的調(diào)研工作會緊隨其后開展。