我的ERP軟件項(xiàng)目經(jīng)理的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)談

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序言

erp系統(tǒng)的實(shí)施工作是一個(gè)系統(tǒng)性工程，同企業(yè)方的項(xiàng)目經(jīng)理相比，實(shí)施方的項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)自身軟件的實(shí)施過(guò)程更加熟悉，對(duì)于項(xiàng)目的實(shí)施工作更加有經(jīng)驗(yàn)，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施工作的指導(dǎo)更加重要，因而作為一名負(fù)責(zé)實(shí)施ERP軟件系統(tǒng)的項(xiàng)目經(jīng)理，需要對(duì)ERP軟件系統(tǒng)的整個(gè)實(shí)施過(guò)程有一個(gè)清晰的思路，包括項(xiàng)目的整個(gè)實(shí)施進(jìn)度安排、項(xiàng)目的資源管理、項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)控制等等，只有這要才能更好地指導(dǎo)項(xiàng)目的順利實(shí)施。針對(duì)項(xiàng)目的不同階段，項(xiàng)目經(jīng)理需要分別關(guān)注不同的實(shí)施要點(diǎn)，針對(duì)不同的情況進(jìn)行項(xiàng)目的實(shí)施指導(dǎo)工作。除非發(fā)生一些非正常情況， ERP軟件的項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)實(shí)施工作的把握程度對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施質(zhì)量和實(shí)施效果有著決定性的影響。

本文主要是從軟件實(shí)施方的角度來(lái)撰寫，如果未做具體的說(shuō)明，文中所述的項(xiàng)目經(jīng)理均指實(shí)施方的項(xiàng)目經(jīng)理。本文講述的內(nèi)容更多是作者根據(jù)一些親身經(jīng)驗(yàn)總結(jié)而來(lái)，由于不同軟件或者不同應(yīng)用要求的差異，實(shí)施過(guò)程管理上會(huì)存在一定的差異，讀者需要具體結(jié)合實(shí)際情況去實(shí)踐和應(yīng)用。由于篇幅的限制和時(shí)間倉(cāng)促，有些內(nèi)容本文未作過(guò)多的展開敘述，文中如有不當(dāng)之處歡迎共同討論。

項(xiàng)目啟動(dòng)

項(xiàng)目的合同簽訂后表示雙方從法律層面開始了項(xiàng)目的合作，對(duì)于實(shí)施工作來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目啟動(dòng)才是項(xiàng)目實(shí)施工作的開始，換句話來(lái)說(shuō)就是，項(xiàng)目啟動(dòng)標(biāo)志著雙方開始正式執(zhí)行彼此簽訂的合同。

項(xiàng)目啟動(dòng)是實(shí)施方和企業(yè)方對(duì)項(xiàng)目開始進(jìn)入實(shí)施狀態(tài)認(rèn)可的一個(gè)標(biāo)志，項(xiàng)目啟動(dòng)表示雙方都已經(jīng)準(zhǔn)備好相應(yīng)的資源開始項(xiàng)目的實(shí)施工作。項(xiàng)目啟動(dòng)的形式可以根據(jù)不同的企業(yè)和不同的實(shí)施現(xiàn)狀來(lái)選擇采用，例如開啟動(dòng)大會(huì)、發(fā)放企業(yè)級(jí)的文件通知、實(shí)施人員進(jìn)駐企業(yè)開始實(shí)施工作等，這些方式都可以標(biāo)志著項(xiàng)目正式啟動(dòng)，實(shí)施工作正式開始。

項(xiàng)目啟動(dòng)前，項(xiàng)目經(jīng)理需要做一些準(zhǔn)備工作，為項(xiàng)目啟動(dòng)工作和后期實(shí)施工作做鋪墊。首先要做的是組建實(shí)施方的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，根據(jù)項(xiàng)目的情況挑選相關(guān)的專業(yè)人員，在組建項(xiàng)目組時(shí)需要注意各類人員的專業(yè)技能分布，在組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)需要關(guān)注項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)要求和企業(yè)情況；其次需要組織項(xiàng)目組成員對(duì)項(xiàng)目的前期市場(chǎng)資料做進(jìn)一步的了解，包括項(xiàng)目的協(xié)議、投標(biāo)書、企業(yè)需求說(shuō)明、項(xiàng)目情況交接報(bào)告等，通過(guò)對(duì)以上資料的分析，對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施目標(biāo)、企業(yè)關(guān)心的問(wèn)題和對(duì)實(shí)施的一些想法有一個(gè)更加深入的了解。對(duì)于一些規(guī)模較大或者較為復(fù)雜的項(xiàng)目，需要組織相應(yīng)的技術(shù)交底會(huì)議，售前人員就項(xiàng)目的一些技術(shù)細(xì)節(jié)等情況同實(shí)施人員進(jìn)行溝通。

總的來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目經(jīng)理需要能夠特別關(guān)注在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中可利用的資源以及需要達(dá)到的既定目標(biāo)，這兩點(diǎn)是項(xiàng)目實(shí)施的最主要制約要素。

對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目組，特別是項(xiàng)目經(jīng)理，需要在實(shí)施前重點(diǎn)了解的內(nèi)容有以下幾個(gè)方面：

（1） 項(xiàng)目的實(shí)施范圍。協(xié)議中確定的實(shí)施范圍是項(xiàng)目實(shí)施的最根本依據(jù)，原則上來(lái)說(shuō)在沒有發(fā)生明確的變更以前，項(xiàng)目的實(shí)施范圍不得超過(guò)協(xié)議中確定的項(xiàng)目實(shí)施范圍。需要充分理解項(xiàng)目實(shí)施是滿足有限的既定需求。

（2） 項(xiàng)目實(shí)施具備的資源。實(shí)施方的專業(yè)人員情況，項(xiàng)目實(shí)施企業(yè)的配合情況、參與的部門，另外就是可利用的第三方資源。需要充分理解項(xiàng)目實(shí)施是利用有限的資源。

（3） 實(shí)施階段劃分。如果合同中有明確的階段性劃分要求，需要在項(xiàng)目實(shí)施前具體分析，對(duì)于不合適的階段劃分條款起草初步的調(diào)整方案，在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)同企業(yè)方進(jìn)行具體的溝通，雙方確認(rèn)后簽署調(diào)整備忘進(jìn)行進(jìn)度調(diào)整。

（4） 協(xié)議的約束性條款。協(xié)議中如果存在違約的責(zé)任承擔(dān)、實(shí)施工作項(xiàng)目管理要求、資料提供要求、項(xiàng)目上線時(shí)間要求、項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)間要求，或者其他約束性條款需要重點(diǎn)關(guān)注。

（5） 企業(yè)的公司組織架構(gòu)。是一個(gè)獨(dú)立的公司，還是整個(gè)集團(tuán)，或者從屬于某個(gè)集團(tuán)，這些因素都影響到上線的周期和上線的實(shí)施步驟。對(duì)于企業(yè)的關(guān)聯(lián)企業(yè)也可以做適當(dāng)?shù)牧私?，以便于更好地統(tǒng)籌安排計(jì)劃和規(guī)避項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

（6） 企業(yè)的行業(yè)背景。需要了解企業(yè)的行業(yè)背景和生產(chǎn)方式，例如企業(yè)目前所從事的行業(yè)，是離散性還是流程性，是單一行業(yè)還是多行業(yè)；需要了解企業(yè)主要產(chǎn)品基本的產(chǎn)供銷過(guò)程。

（7）現(xiàn)有軟件的應(yīng)用情況?，F(xiàn)有的軟件的應(yīng)用情況是企業(yè)在項(xiàng)目實(shí)施開始后需要了解的一個(gè)重要內(nèi)容，在實(shí)施過(guò)程中需要安排現(xiàn)有軟件的接軌工作。如果是現(xiàn)有的ERP 相關(guān)的軟件，在實(shí)施過(guò)程中需要明確是否要并行一定的周期，并行過(guò)程中新舊軟件的核對(duì)工作，以及切換時(shí)需要的步驟等；如果是其他軟件，需要關(guān)注軟件之間的相關(guān)性，是否存在數(shù)據(jù)的相互利用關(guān)系。

（8） 企業(yè)的信息化基礎(chǔ)。如果企業(yè)的信息化基礎(chǔ)較為薄弱，需要加強(qiáng)相關(guān)的培訓(xùn)，同時(shí)在后續(xù)的實(shí)施方案確定上也需要盡量簡(jiǎn)潔，避免過(guò)于靈活的邏輯過(guò)程。

在以上情況得到一個(gè)基本的了解以后，項(xiàng)目經(jīng)理需要起草一份項(xiàng)目的總體實(shí)施計(jì)劃，項(xiàng)目組內(nèi)部需要進(jìn)行充分溝通，分析項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度安排和資源需求情況。在起草項(xiàng)目的總體實(shí)施計(jì)劃時(shí)需要充分考慮合同的實(shí)施范圍、約束性條款、項(xiàng)目相關(guān)資源的情況；如果同協(xié)議中確定的實(shí)施周期存在差異，需要另外起草一份調(diào)整備忘，同時(shí)需要分析出調(diào)整進(jìn)度的利弊，準(zhǔn)備同客戶溝通。從謹(jǐn)慎性角度考慮，需要同時(shí)起草一份在完全按照協(xié)議的進(jìn)度要求的情況下安排項(xiàng)目進(jìn)度的《項(xiàng)目實(shí)施總體計(jì)劃》。項(xiàng)目總體計(jì)劃一般應(yīng)包括項(xiàng)目啟動(dòng)的時(shí)間、各任務(wù)的起始終止日期。項(xiàng)目組討論后確定出《項(xiàng)目實(shí)施總體計(jì)劃》初稿，由項(xiàng)目經(jīng)理正式提交企業(yè)方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

針對(duì)一些企業(yè)的實(shí)施情況，項(xiàng)目經(jīng)理可以起草一份《項(xiàng)目啟動(dòng)準(zhǔn)備建議報(bào)告》，就一些需要提前準(zhǔn)備的基礎(chǔ)工作提請(qǐng)用戶提前準(zhǔn)備，可以主要包括以下內(nèi)容：（1）往來(lái)賬的核對(duì)，如果原先是手工賬，一般建議企業(yè)方同供應(yīng)商和客戶進(jìn)行一次對(duì)賬工作，其中包括估價(jià)和發(fā)出商品的賬務(wù)，如果存在委托加工，委托加工的賬務(wù)也需要認(rèn)真核對(duì)；（2）倉(cāng)庫(kù)物資的盤存，在上線前，建議企業(yè)方對(duì)現(xiàn)有的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行一次盤點(diǎn)；（3）其他事務(wù)，根據(jù)項(xiàng)目情況可以針對(duì)具體的企業(yè)提出一些建議方案。該報(bào)告的作用在于企業(yè)在實(shí)施時(shí)這部分工作一般需要投入較長(zhǎng)的時(shí)間來(lái)開展，有些工作在每月固定時(shí)間進(jìn)行較好，所以建議提前開展。

在同企業(yè)方就項(xiàng)目情況進(jìn)行初步的溝通后，遵照實(shí)施總體計(jì)劃同客戶確定項(xiàng)目的啟動(dòng)時(shí)間和啟動(dòng)的形式，同時(shí)提交《項(xiàng)目實(shí)施總體計(jì)劃》初稿和《項(xiàng)目啟動(dòng)準(zhǔn)備建議報(bào)告》。

對(duì)于項(xiàng)目的企業(yè)方來(lái)說(shuō)，也需要對(duì)等建立相應(yīng)的項(xiàng)目組，主要是考慮到，項(xiàng)目的實(shí)施需要實(shí)施方和企業(yè)方雙方的配合，同時(shí)項(xiàng)目驗(yàn)收結(jié)束以后也主要依靠企業(yè)方的人員繼續(xù)推進(jìn)項(xiàng)目的實(shí)施。在項(xiàng)目啟動(dòng)過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理需要協(xié)助企業(yè)方組建企業(yè)方的項(xiàng)目組，為了更好的管理項(xiàng)目組人員，項(xiàng)目經(jīng)理可以協(xié)助企業(yè)方制定一些規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。

項(xiàng)目經(jīng)理需要積極同企業(yè)溝通項(xiàng)目實(shí)施的總體計(jì)劃，項(xiàng)目總體計(jì)劃作為整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度指導(dǎo)，也是雙方的項(xiàng)目經(jīng)理調(diào)度項(xiàng)目資源的依據(jù)。在溝通項(xiàng)目總體計(jì)劃時(shí)需要仔細(xì)了解企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)和人員素質(zhì)情況，也可以同企業(yè)溝通協(xié)調(diào)其他相關(guān)的資源來(lái)配合項(xiàng)目實(shí)施工作，確?？傮w計(jì)劃按照進(jìn)度的要求執(zhí)行。在溝通完成后，項(xiàng)目經(jīng)理可以同企業(yè)方通過(guò)簽字或者蓋章的方式來(lái)確認(rèn)實(shí)施總體計(jì)劃的有效性。

有一些企業(yè)在實(shí)施時(shí)會(huì)要求召開項(xiàng)目的啟動(dòng)大會(huì)，在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議開始前，項(xiàng)目經(jīng)理需要同企業(yè)方積極溝通項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)的日程安排。一般來(lái)說(shuō)，召開項(xiàng)目啟動(dòng)大會(huì)是希望達(dá)到以下幾個(gè)目的：（1）宣布項(xiàng)目正式啟動(dòng)。（2）雙方項(xiàng)目組的主要成員互相認(rèn)識(shí)。（3）在一定程度上起到宣傳鼓動(dòng)作用。（4）介紹項(xiàng)目實(shí)施的制度和計(jì)劃。項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)上可以就項(xiàng)目實(shí)施的總體思路進(jìn)行介紹，并對(duì)一些項(xiàng)目的具體要求進(jìn)行說(shuō)明。

在項(xiàng)目啟動(dòng)的過(guò)程中需要管理好的資源包括售前技術(shù)人員、銷售人員、項(xiàng)目組人員、企業(yè)方的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。

在項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)生命周期內(nèi)，項(xiàng)目啟動(dòng)是項(xiàng)目實(shí)施的第一個(gè)階段，伴隨著項(xiàng)目啟動(dòng)，項(xiàng)目的調(diào)研工作會(huì)緊隨其后開展。