ERP利用：盤點功能有助提高庫存準確性

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如何保證庫存數量及時、準確，是困擾企業(yè)管理者，特別是倉庫管理員的一個問題。因為，庫存的準確性對于企業(yè)安排生產計劃、采購計劃非常重要，一不小心，就可能因為庫存數量不準，導致生產線無料生產、倉庫無料可出、銷售無料可賣的三無境地。

雖然說，庫存數量主要依靠管理，但是，erp系統(tǒng)仍然設計了一些比較實用的管理工具，來幫助企業(yè)用戶提高庫存的準確性。庫存盤點，就是一項非常實用的功能。企業(yè)定時對庫存進行盤點是必須的，一般企業(yè)，可能半年盤點一次，也可能一年盤點一次。但是，無論盤點頻率是多少，我們都知道盤點是一項大工作，而且，對于企業(yè)正常生產的影響也很大。接下去，我就帶大家去看看，ERP系統(tǒng)如何幫助企業(yè)用戶做好庫存盤點工作，保障庫存數據的準確。

一、 循環(huán)盤點，幫助用戶切蛋糕。

循環(huán)盤點就像分吃一塊大蛋糕，若要一口吃完，可能有點累。但是，若把蛋糕切成一小塊一小塊地吃，今天吃一塊，明天吃一塊，那就不會累。它是把企業(yè)的庫存產品按種類或隨機分成幾類，一次只盤點一類，如此循環(huán)下去。循環(huán)盤點雖不能減輕盤點工作量，但是，可以把盤點工作量進行分解。如，企業(yè)若要盤點整個倉庫的庫存，可能需要二天的時間，但是，利用循環(huán)盤點，則可把工作量變?yōu)?個半天，如此，就可把對于企業(yè)正常生產經營的影響降至最少。

循環(huán)盤點，現在在企業(yè)中利用也是比較廣泛的。如有時候企業(yè)生產任務比較急，但是又到了盤點的時候，生產是不能停止的，此時，就可以利用循環(huán)盤點。每周或每個月、每個季度對于某些零件進行盤點，如此，經過一段時間后，就可以盤點完全的不庫存，實現庫存的準確性。

對于一些價值比較高的產品，可能半年盤點一次還不夠，需要半個月盤點一次。而每次盤點前的資料準備、盤點后的帳務處理就非常麻煩。利用ERP 的循環(huán)盤點功能，這些都不成問題。盤點要用的相關資料及盤點后的帳目調整，ERP都可以幫助用戶解決。用戶只需要簡單的點幾下鼠標即可。

循環(huán)盤點的注意事項：

1、循環(huán)盤點既可以按類進行循環(huán)，也可以讓系統(tǒng)自動幫助分類。不管類別怎么分、循環(huán)頻率怎么設，需要注意一點，就是不要有所遺漏。若分類時遺漏了某些材料，則無法對這些材料進行盤點，所以，無法對于這些材料的庫存數量的準確性做出保障。

2、循環(huán)盤點的頻率。頻率多少，一個星期一次還是一個月一次，都可以由企業(yè)根據實際情況來定。不過，要注意一點，就是最好根據材料的重要性等因素來設置循環(huán)頻率。如對于一些滯料或者低值易耗品若按每個月一次的循環(huán)頻率，就顯得有點小題大做了；而對于一些價值高材料或者經常用到的材料，若一年盤點一次，就又太不重視它了。所以，企業(yè)要根據材料的性質、對企業(yè)的影響程度等因素，考慮盤點的頻率。

3、一年一次的大盤點不可少。雖然在平時，對材料進行循環(huán)盤點。可能一年內，對有些材料的盤點還不止一次。但是，在年末，本人認為，一年一次的大盤點還是不可少。在循環(huán)盤點的時候，可以不考慮在產品、不考慮車間材料，但在一年一次大盤點時，公司還是要停止生產，對公司上下，全部資產，包括庫存存貨及固定資產，都進行盤點。因為循環(huán)盤點一般都不關注車間的東西，如已經領出去的材料或者在產品，所以，為了保證庫存數據的準確性，大盤點是必須的。

4、在循環(huán)盤點的過程中，ERP系統(tǒng)為了保證盤點數據的準確性，會對盤點的材料鎖定處理。也就是說，在盤點沒有結束以前，今天要盤點的料在 ERP系統(tǒng)中是不能交易的。而在實際中，也最好如此處理。如可以對實現需要盤點的料，進行標記，以示區(qū)別。但是，有時候，確實需要用到這種料。若現在生產不領料，則會影響生產完工日期，銷售訂單無法交貨。遇到這種情況時，一般可以在領出去的材料上，打張白條，寫上領料數量。不過，這只是不得已而為之的方法，最好不要用。

二、 不定時抽盤。

有時候，出于某種需要，會對企業(yè)的庫存材料進行抽盤。如會計事務所有時候在審查企業(yè)帳目時，會對企業(yè)的材料進行抽盤；集團公司也可能不定時地對底下各公司的庫存進行抽盤；公司也可能要對設立在外面的門市部、銷售柜臺進行不定時抽盤。

抽盤沒有固定的時間和規(guī)律，最重要的是如何確定抽盤的產品，這一般也是根據材料的性質來確定。若對一些輔助材料進行抽盤，那就沒有必要；固定資產、機器設備等一般也沒有抽盤的必要。所以，利用ERP的抽盤功能進行抽盤管理時，首先要設置好抽盤的“抽獎池”。不是每種材料都有這么好的待遇，只有在抽獎池里的材料，才有被選中的可能。若采用ERP系統(tǒng)自帶的隨機抽選抽盤材料時，只要用戶輸入要抽盤材料的數量，ERP系統(tǒng)就可以幫助用戶隨機地抽選材料，而這些材料的來源，當然是來自于這個抽獎池。若是用戶自己選擇，則在抽盤單上能夠顯示的產品，也都是一些在抽獎池里的產品。

另外，ERP還提供了一個小功能。就是提醒用戶，抽盤的材料中，要不要包含庫存數量為零的材料。也就是說，ERP帳上若庫存數量為零的產品，是不是在抽盤的范圍之內。一般默認的情況，是不用的。因為庫存都沒有實物，也就沒有盤點的必要。但有時，帳可能跟實際不符。帳上雖然沒有，但是，可能庫存里有，有可能這還是他們的小金庫。所以，企業(yè)可以根據自己的需求考慮是否要把帳上沒有數量的產品也考慮到盤點的范圍之內。

三、 企業(yè)管理實務要配合ERP作業(yè)。

ERP盤點功能設計的再好，若沒有用戶的積極配合，那也是沒有用的。雖然，ERP庫存盤點功能要想利用得好，還是需要用戶配合的。

1、盤點時期業(yè)務的處理。無論是抽盤、循環(huán)盤點還是一年一次的大盤點，在盤點過程中，對于盤點的物料最好不要進行交易。若確實發(fā)生交易該怎么辦呢？我們要采取一些變通的方法。如我們已經通知供應商今天要盤點，叫他們今天不要送貨來。可是人家還是千里迢迢送材料過來，該怎么辦呢？我們可以在系統(tǒng)中照樣開單，但是不要審核。若不開單，事后可能漏掉，而不審核，就不會影響庫存數量。不過，要把日期改為明天的日期。而實物呢，也不要放入倉庫中，最好先在倉庫門旁邊放一放。等盤點結束后，入庫單再審核，實物再拉入倉庫中。

2、盤點數據的及時錄入。盤點完成后，用戶還需要核對盤點數量跟庫存帳數量是否相符，若不符合，就需要調整庫存數量，在有必要的時候，還需要進行復盤。核對、調整的工作量可能會比較大。但是，雖然工作量大、時間可能要比較久，但是為了能夠使得ERP能夠盡快恢復正常作業(yè)，我們還是要要求用戶能夠在最短時間內完成核對、數量調整作業(yè)。一般，我們可以根據產品的類別等生成多張盤點單據，如此，在盤點完成后，進行數量核對時，可以把盤點單據分發(fā)給各個部門的人員，每個人負責一份資料，進行核對與調整。一次，我對一家客戶盤點進行現場指導時，其物料總共有數萬種，在數量核對時，客戶一共安排了20個人左右核對數據，每個人核對500種左右，兩個小時左右，就可完工。所以，人多力量大。

3、在盤點后，若對某項材料的數量有爭議，若時間不允許，就先不要去現場核對。先把該材料的數據按盤點數量進行調整。然后，等第二天再對一些有爭議的材料進行復盤，若有誤差，再通過成本調整單等單據進行調整。

4、盤盈盤虧的材料根據原因不同在財務處理上有不同的處理方式。如因自然災害等非正常原因造成的材料盤虧，在財務上是計入營業(yè)外支出，而對于計量差錯等原因造成的帳實不符，一般是通過管理費用來進行核算的。所以，財務在進行成本調整的時候，要根據情況的不同，進行合適的選擇。

5、盤點后續(xù)工作要及時處理。盤點數量進行調整完畢后，還需要進行成本的調整。如某項材料在帳上的數量為10000套，其庫存成本為100。盤點后的數量為9900套，少了100套。那次是庫存成本應該為多少呢？企業(yè)就要根據自己的處理規(guī)則，進行成本的調整。而這些調整工作，ERP系統(tǒng)可以根據用戶的事先設置進行自動的處理并得出會計分錄。雖然說是自動的，但是用戶還是需要去動動鼠標，進行成本調整祖業(yè)的審核等工作。

6、盤點時機的選擇。那盤點最好什么時候進行呢？這跟企業(yè)手工盤點是一致的。以前公司想什么時候盤點，就什么時候盤點。不過，我一般是建議用戶在期末進行盤點。如此，財務上處理起來也比較方便。（eNet）