[原創(chuàng)] 南昌OA的管理體系設(shè)計(jì)(下)(AMT研究院 張凝)

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知識(shí)管理的運(yùn)行制度

知識(shí)運(yùn)行制度是促進(jìn)知識(shí)積累、共享和創(chuàng)新高效有序運(yùn)轉(zhuǎn)的保證。根據(jù)知識(shí)活動(dòng)的過程，可以建立配套的機(jī)制來指導(dǎo)企業(yè)的知識(shí)管理，主要包括知識(shí)收集機(jī)制，知識(shí)存儲(chǔ)和分類機(jī)制，知識(shí)利用和轉(zhuǎn)化機(jī)制，知識(shí)更新和清理機(jī)制。

知識(shí)的收集就是將已挖掘和沉淀出來的知識(shí)放入到知識(shí)文檔庫中。為了保證知識(shí)庫內(nèi)容的嚴(yán)肅和有價(jià)值，需要知識(shí)收集機(jī)制來約束放入庫中的文檔。比如規(guī)定哪些方面的內(nèi)容可以放到企業(yè)知識(shí)文檔庫中。

知識(shí)的存儲(chǔ)和分類機(jī)制是指存儲(chǔ)文檔需要遵循的要求以及如何將存儲(chǔ)的文檔進(jìn)行分類的標(biāo)準(zhǔn)。存儲(chǔ)文檔應(yīng)該遵循“誰產(chǎn)生誰錄入”的原則，而為了使企業(yè)的知識(shí)更好地共享和應(yīng)用，企業(yè)的知識(shí)應(yīng)該按著崗位，專業(yè)，屬性等不同的維度進(jìn)行科學(xué)的分類。

知識(shí)的利用機(jī)制是為了確保建立一種寬松的交流環(huán)境，比如例會(huì)，經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)等方面的相關(guān)操作制度。而知識(shí)的轉(zhuǎn)化則主要是如何將外部專家和學(xué)者的知識(shí)轉(zhuǎn)化為企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)，如何將企業(yè)內(nèi)部的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為可以被廣泛利用的顯性知識(shí)，這些都需要相應(yīng)的轉(zhuǎn)化機(jī)制。

建立知識(shí)定期更新和清理機(jī)制，就是要求知識(shí)管理人員在規(guī)定的時(shí)間必須重新審視已經(jīng)存檔的文件之間是否有過時(shí)的內(nèi)容、失效的內(nèi)容、繁雜的內(nèi)容或互相沖突的內(nèi)容，將無用、重復(fù)或者過期的知識(shí)文檔清理出來，這樣就能確保存檔文件的有效性、精煉性和一致性。

知識(shí)管理部門不僅僅是需要建立相應(yīng)的知識(shí)管理運(yùn)行制度來指導(dǎo)企業(yè)實(shí)際的知識(shí)管理工作，更重要的是配置相應(yīng)的人員去執(zhí)行，推動(dòng)和監(jiān)督這些制度的實(shí)施。

知識(shí)管理的文化激勵(lì)

知識(shí)管理實(shí)際上就是知識(shí)的積累，存儲(chǔ)，利用，共享和創(chuàng)新的過程，這些都離不開人的介入。人和企業(yè)的觀念就對知識(shí)管理構(gòu)成了直接的影響。因此，企業(yè)在實(shí)施知識(shí)管理的過程中，需要建立一種新型的企業(yè)文化，一種有利于知識(shí)共享和增值的新型企業(yè)文化。這種新型的企業(yè)文化鼓勵(lì)人們，在不損害企業(yè)專有知識(shí)秘密和保證經(jīng)營安全的前提下，盡可能公開內(nèi)部的信息和知識(shí)，使每一個(gè)員工都能接觸和使用，使組織內(nèi)的知識(shí)能夠得到充分全面的利用，以便員工將知識(shí)轉(zhuǎn)化成為有利于企業(yè)發(fā)展的生產(chǎn)力。

知識(shí)管理需要觀念的轉(zhuǎn)變

轉(zhuǎn)變觀念，應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)開始。領(lǐng)導(dǎo)要身先士卒，通過自身的表率作用，使員工認(rèn)識(shí)的知識(shí)管理的重要性；通過堅(jiān)定的推行態(tài)度，讓人員工認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理的勢在必行。通過領(lǐng)導(dǎo)的帶頭作用，開始由上而下對知識(shí)管理積極配合的態(tài)度。轉(zhuǎn)變觀念還需要循序漸進(jìn)，長期以來形成的觀念不可能一下改變。要求員工進(jìn)行知識(shí)共享，無異于讓他們承認(rèn)自己在某些領(lǐng)域遜色于人或?qū)⒆约阂詾榘恋馁Y本拱手讓人，抵觸情緒的產(chǎn)生是很自然的。所以，如果突然的變化，結(jié)果可能是消極的，因此在變革過程中，要有高漲的積極性和堅(jiān)韌的精神，從容面對各種可能出現(xiàn)的困難。

知識(shí)管理需要宣傳的引導(dǎo)

知識(shí)共享的好處并不是所有人都能很快理解的，因此知識(shí)共享的意義，知識(shí)管理的意義需要反復(fù)不斷的宣傳。有經(jīng)驗(yàn)表明，在組織中，一種主張往往需要重復(fù)五到六遍才會(huì)引起大多數(shù)人的注意。讓人了解一種主張更是需要多次的互動(dòng)交流才能完成。而且在宣傳的過程中，為了強(qiáng)化知識(shí)管理的好處，加深員工的印象，可以采用事實(shí)來說明的方法?？梢耘e出員工親身經(jīng)理的具體事例，借助統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來說明問題，也可以請客戶進(jìn)來表達(dá)他們的抱怨，還可以派代表到成功進(jìn)行知識(shí)共享的企業(yè)去感受知識(shí)共享帶來的好處。總之，要讓員工感覺所有的這些問題，最根本的原因就是缺乏知識(shí)共享而造成的，解決這些問題已是刻不容緩，而知識(shí)共享則是解決這些問題的鑰匙。

知識(shí)管理需要環(huán)境的培育

知識(shí)管理環(huán)境的培育不能單單依靠知識(shí)管理系統(tǒng)的技術(shù)支持，還應(yīng)該以人為基礎(chǔ)，合理采用一些有利于知識(shí)管理推進(jìn)的方法，比如借助Tutor制度完成企業(yè)內(nèi)部知識(shí)的垂直轉(zhuǎn)移，通過AAR事后檢查法，培養(yǎng)員工的學(xué)習(xí)意識(shí)；建立一些便于員工之間相互自如交流的文化團(tuán)體或非正式組織，比如知識(shí)實(shí)踐社區(qū)，讓員工可以在選定的專業(yè)領(lǐng)域與其他具有相同專業(yè)的人員進(jìn)行交流進(jìn)而分享知識(shí)，創(chuàng)造知識(shí)。定期召開一些經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，讓有經(jīng)驗(yàn)的員工或者取得較大業(yè)務(wù)的員工與大家分享相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和技能，促進(jìn)所有員工的共同進(jìn)步。

知識(shí)管理需要制度的保障

知識(shí)管理的考核制度

知識(shí)管理考核是對員工的知識(shí)管理貢獻(xiàn)和成果進(jìn)行審查和評鑒，確定其業(yè)績和效果。可以有兩種手段，一時(shí)人為的由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相應(yīng)的知識(shí)管理人員對員工的貢獻(xiàn)和成果進(jìn)行真實(shí)性審查和有效性的評定，這就需要建立員工知識(shí)管理的考核制度。另一種手段是利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行評估，比如市場營銷人員收發(fā)了多少電子郵件，給哪些重點(diǎn)客戶分發(fā)了電子郵件，這都可以采用電子郵件管理系統(tǒng)軟件來評價(jià)員工在知識(shí)共享與交流方面的成果。

知識(shí)管理的激勵(lì)制度

如果說知識(shí)管理的考核制度是核實(shí)員工的知識(shí)貢獻(xiàn)程度，那些知識(shí)管理的激勵(lì)機(jī)制就是將員工的績效具體化為員工愿意接受的收益。所以，企業(yè)同樣需要相應(yīng)的激勵(lì)制度與之配合。企業(yè)有必要推出一系列的物質(zhì)激勵(lì)和精神激勵(lì)的措施，幫助建立知識(shí)共享的環(huán)境。物質(zhì)激勵(lì)主要是指將員工知識(shí)管理的貢獻(xiàn)與薪酬掛鉤，通過增發(fā)薪水，獎(jiǎng)金，福利等來激勵(lì)企業(yè)員工。精神激勵(lì)主要是針對那些對經(jīng)濟(jì)利益的刺激不太敏感的員工可以采用晉級(jí)、晉職的方法來激勵(lì)；而對名望非常重視的員工可以采用知識(shí)署名的方法來激勵(lì)，或者建立專家?guī)煜到y(tǒng)，將其名字納入其中；對進(jìn)一步深造非常重視的員工可以采用知識(shí)培訓(xùn)的方法來激勵(lì)等等。知識(shí)管理的激勵(lì)制度應(yīng)該將重點(diǎn)放在精神激勵(lì)上面來，而物質(zhì)激勵(lì)作為輔助措施，讓員工真正地從根本態(tài)度上認(rèn)同知識(shí)管理，支持知識(shí)管理，而絕非是僅僅因?yàn)槭艿浇?jīng)濟(jì)利益的驅(qū)動(dòng)。這是每個(gè)企業(yè)在建立知識(shí)管理激勵(lì)制度時(shí)都應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)到的。

知識(shí)管理管理體系設(shè)計(jì)主要針對內(nèi)容建設(shè)，組織推動(dòng)和文化激勵(lì)的三個(gè)方面，需要建立也業(yè)務(wù)緊密相關(guān)，而且分類完善的知識(shí)文檔庫；需要旨在推動(dòng)知識(shí)管理的組織結(jié)構(gòu)和部門；需要有助于知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新的企業(yè)文化；需要知識(shí)管理的運(yùn)行制度，考核制度和激勵(lì)制度。雖然這些只是知識(shí)管理建設(shè)藍(lán)圖的一部分，但確實(shí)至關(guān)重要的一部分。知識(shí)管理的管理體系為知識(shí)管理藍(lán)圖搭建了一個(gè)完善的框架，為知識(shí)管理的系統(tǒng)建設(shè)提供了基礎(chǔ)，為知識(shí)管理的持續(xù)改進(jìn)確定了方向?？墒钦f，知識(shí)管理管理體系的設(shè)計(jì)直接決定了知識(shí)管理工作的成與敗。

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