如何做好南京OA數(shù)據準備工作

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數(shù)據的重要性

說到數(shù)據在南京OA項目中的重要性，大家最常掛在嘴邊的一句話是“三分技術、七分管理、十二分數(shù)據”，以此來表達對數(shù)據的高度重視。經驗表明，作為管理改造工程的南京OA項目，花在系統(tǒng)實現(xiàn)和技術準備上的時間并不多，80%以上的時間是花在了貫穿全程的三大任務上，即全程的宣傳培訓、全程的數(shù)據準備和全程的管理變革。這三個全程缺一不可，其中尤以數(shù)據準備工作量最大。

如何進行南京OA系統(tǒng)上線前數(shù)據準備

第一步：搞清楚有哪些數(shù)據要準備

我們可以簡單地將南京OA實施所要準備的數(shù)據分為兩大類：即靜態(tài)數(shù)據和動態(tài)數(shù)據，也可稱為基礎數(shù)據和事務數(shù)據。

靜態(tài)數(shù)據是指開展業(yè)務活動所需要的基礎數(shù)據，如物料基本信息、客戶、供應商數(shù)據、財務的科目體系等。其特點是它在整個數(shù)據的生命周期中基本保持不變，同時它是動態(tài)數(shù)據的基礎，公司所有業(yè)務人員通過調用靜態(tài)數(shù)據來保持同一數(shù)據在整個系統(tǒng)中的唯一性。

動態(tài)數(shù)據是指每筆業(yè)務發(fā)生時產生的事務處理信息。例如銷售訂單、采購訂單、生成指令等。動態(tài)數(shù)據按照時點來分，又可以分為期初數(shù)據和日常數(shù)據。其中上線時點的數(shù)據對南京OA上線前的數(shù)據準備尤其重要，它代表系統(tǒng)在期初上線這樣的時間點上，公司動態(tài)數(shù)據的當前狀態(tài)，我們稱其為期初數(shù)據(或者稱為初始數(shù)據)。期初數(shù)據既包括上線時點所有物料庫存的數(shù)量、金額，財務科目的余額，也包括那些未完未結的業(yè)務單據，象未交貨的銷售訂單、未付款的采購訂單等。

我們可以將數(shù)據的分類和數(shù)據準備的先后次序列表，并對每項數(shù)據設計一個收集表，下發(fā)到各部門，摸底調查。在所有的數(shù)據中，物料數(shù)據是數(shù)量最多、分布最廣的。這里所指的物料包含的范圍很廣，既包括原材料、半成品、產成品，也包括設備、固定資產等。物料分類則是根據物料的某些屬性對物料進行歸類。所以要首先把工作重心放在物料數(shù)據準備上。