南京OA實(shí)施中的“八項(xiàng)降險(xiǎn)原則”

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前面一篇文章談到了南京OA實(shí)施中的“三大培訓(xùn)招式”，本文筆者將重點(diǎn)說說企業(yè)在實(shí)施南京OA時(shí)如何進(jìn)一步降低實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。南京OA項(xiàng)目是一個(gè)企業(yè)管理系統(tǒng)工程，而不是一般意義上的企業(yè)管理信息系統(tǒng)工程或者是企業(yè)信息化建設(shè)工程。這不僅僅是因?yàn)檎麄€(gè)管理系統(tǒng)基于南京OA、SCM、BPR、系統(tǒng)工程和信息技術(shù)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的思想和方法，而是從本質(zhì)上深刻地揭示了現(xiàn)代企業(yè)管理與傳統(tǒng)企業(yè)管理、先進(jìn)與落后，以及企業(yè)應(yīng)用南京OA與開展企業(yè)管理創(chuàng)新、推進(jìn)企業(yè)管理現(xiàn)代化和提高企業(yè)競爭力之間的必然關(guān)系。有關(guān)南京OA的實(shí)施是一個(gè)老生常談的話題了，此文將根據(jù)筆者多年的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)總結(jié)如下幾點(diǎn)：中小企業(yè)在實(shí)施南京OA時(shí)應(yīng)注意如何實(shí)現(xiàn)南京OA的快速實(shí)施并降低風(fēng)險(xiǎn)等問題。

降低實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)要注意以下實(shí)施原則

大多數(shù)南京OA項(xiàng)目的失敗不是發(fā)生在方案的設(shè)計(jì)階段，而是在于南京OA的實(shí)施階段。南京OA項(xiàng)目在實(shí)施過程中，會(huì)遇到種種的阻礙，遭受種種的風(fēng)險(xiǎn)。有些比較明了的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)比較容易避免，但是，有些風(fēng)險(xiǎn)比較隱蔽，用戶可能一開始還不能覺察。而往往這些風(fēng)險(xiǎn)才是企業(yè)南京OA項(xiàng)目實(shí)施過程中最大的阻礙，稍微不小心，企業(yè)EPR項(xiàng)目就會(huì)以失敗而告終。然而，很多企業(yè)引入的南京OA系統(tǒng)效果并不明顯，反而為其所累。怎樣才能使一個(gè)動(dòng)輒幾十萬，甚至幾百萬的南京OA系統(tǒng)能順利發(fā)揮作用呢?眾所周知，中小企業(yè)在南京OA實(shí)施過程中一直遇到挑戰(zhàn)。如何實(shí)現(xiàn)快速實(shí)施并降低風(fēng)險(xiǎn)呢?下文筆者將根據(jù)其多年的實(shí)施和研究總結(jié)了八大實(shí)施原則，希望對準(zhǔn)備實(shí)施南京OA項(xiàng)目的企業(yè)有所幫助。

降險(xiǎn)原則一：提前做好實(shí)施策略

首先、做好項(xiàng)目實(shí)施的總體規(guī)劃。在項(xiàng)目開始實(shí)施前，首先要做好項(xiàng)目實(shí)施的整體計(jì)劃，各分項(xiàng)目的實(shí)施都應(yīng)在整體計(jì)劃所劃定的框架內(nèi)進(jìn)行，以保證整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的協(xié)調(diào)一致。企業(yè)在上南京OA項(xiàng)目前必須清楚企業(yè)自身的現(xiàn)狀，明確引入南京OA項(xiàng)目的目的，這樣選型和實(shí)施都會(huì)做到有的放矢。南京OA實(shí)施與做板凳其實(shí)是一樣的，不要總想得到最完美的。在確定本階段實(shí)施南京OA的具體目標(biāo)和投入成本時(shí)，首先就要認(rèn)識(shí)到萬能的南京OA是不存在的。千萬不要被銷售代表天花亂綴的承諾搞暈了頭，你必須堅(jiān)守己見，選擇適合自己的、在行業(yè)內(nèi)成功使用的南京OA產(chǎn)品。

其次、充分利用企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件資源。在保證項(xiàng)目整體先進(jìn)、合理的前提下，盡量利用企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件資源，根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有的軟、硬件狀況，提供接口與企業(yè)的南京OA系統(tǒng)集成，并且充分利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)，以避免重復(fù)勞動(dòng)、給企業(yè)帶來不在計(jì)劃中的支出。

再次、南京OA系統(tǒng)采用分步實(shí)施的策略。實(shí)施南京OA這樣一個(gè)大系統(tǒng)，涉及到人力、物力、財(cái)力的消耗都比較大，因此在遵循“滿足需求、先進(jìn)、科學(xué)、符合實(shí)情”原則的前提下，采用“總體規(guī)劃、分步實(shí)施、重點(diǎn)突破、效益驅(qū)動(dòng)”的實(shí)施策略是非常必要的。

第四、認(rèn)真進(jìn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作。南京OA系統(tǒng)的運(yùn)行依賴數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)和完備?？梢哉f數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是整個(gè)系統(tǒng)實(shí)施過程中頭緒最多、工作量最大、耗時(shí)最長、涉及面最廣、最容易犯錯(cuò)誤且錯(cuò)誤代價(jià)極大的一項(xiàng)工作。所以一定要提早進(jìn)行并認(rèn)真對待。南京OA系統(tǒng)試運(yùn)行前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是一個(gè)相當(dāng)繁瑣的工作，是一個(gè)系統(tǒng)工程，它直接決定著企業(yè)實(shí)施南京OA系統(tǒng)的成敗。為此實(shí)施南京OA系統(tǒng)的企業(yè)一把手和信息化負(fù)責(zé)人一定要做好有關(guān)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的管理工作，同時(shí)有關(guān)參與人員也應(yīng)該做好密切的配合工作，最終保證企業(yè)南京OA系統(tǒng)的成功實(shí)施，并企業(yè)帶來競爭力和經(jīng)濟(jì)效益。

最后、重視高層領(lǐng)導(dǎo)在項(xiàng)目中的作用。對于南京OA項(xiàng)目需要解決高層面的生產(chǎn)和經(jīng)營管理問題時(shí)，企業(yè)高層必須與項(xiàng)目保持十分密切的關(guān)系。比如需要解決庫存控制、成本各項(xiàng)目和各階段的控制、生產(chǎn)和投資決策等等對生產(chǎn)經(jīng)營決策有重大影響的問題。如果對這樣的層次需求企業(yè)高層重視不夠或參與程度不夠，會(huì)造成底層的互相扯皮推委，并且使一些問題的解決沒有連續(xù)性，最后又推翻原來的解決方案。

降險(xiǎn)原則二：合理安排項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)

在整個(gè)項(xiàng)目的組織機(jī)構(gòu)中，實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)組、實(shí)施小組和軟件公司項(xiàng)目組在整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展過程中，分別擔(dān)負(fù)不同的責(zé)任和扮演不同的角色。具體地說，實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)小組是以企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)為首的決策機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)應(yīng)站在企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略的高度，從計(jì)算機(jī)應(yīng)用與企業(yè)經(jīng)營管理的長遠(yuǎn)規(guī)劃出發(fā)，提出企業(yè)管理信息系統(tǒng)的目標(biāo)和要求。實(shí)施小組負(fù)責(zé)制訂和下達(dá)分期項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，解決和協(xié)調(diào)實(shí)施過程中遇到的各類具體問題，定期向?qū)嵤╊I(lǐng)導(dǎo)組匯報(bào)計(jì)劃執(zhí)行情況，指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門、車間的項(xiàng)目實(shí)施工作。軟件公司項(xiàng)目組負(fù)責(zé)與用戶實(shí)施小組共同制訂項(xiàng)目實(shí)施的具體計(jì)劃，對用戶的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，指導(dǎo)用戶進(jìn)行規(guī)范化的實(shí)施工作。

南京OA系統(tǒng)的實(shí)施的成功與否，人的因素占很多比重。因?yàn)閷?shí)施南京OA，不僅是單純掌握如何使用一套軟件，而是要實(shí)現(xiàn)以計(jì)算機(jī)為工具的人機(jī)交互的管理系統(tǒng)。所以，在整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施中，對于項(xiàng)目實(shí)施人員的配置也變得尤為重要。

根據(jù)南京OA專家的意見，項(xiàng)目實(shí)施人員應(yīng)該由企業(yè)的總經(jīng)理帶隊(duì)，副總經(jīng)理和信息主管共同負(fù)責(zé)，生產(chǎn)各部門、各流程的業(yè)務(wù)主管，技術(shù)負(fù)責(zé)人共同實(shí)施。項(xiàng)目實(shí)施小組的組長應(yīng)該由企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，要有足夠的權(quán)威，具備在各部門協(xié)調(diào)南京OA項(xiàng)目實(shí)施的權(quán)力。