找對項目干系人, 項目才能順利成功(2)

一、項目干系人是項目團隊的一員嗎 ?
項目干系人可分為直接型的項目干系人與間接型的項目干系人, 一般而言項目團隊的成員即是直接型的項目干系人, 也可說項目真正負責及執(zhí)行的成員必然是項目干系人, 而且也是直接型的項目干系人; 但是不屬于直接型的項目干系人, 而又能夠?qū)椖康膱?zhí)行產(chǎn)生影響, 那么, 這些人可稱為間接型項目干系人。

雖然PMBOK中并沒有做這樣的區(qū)分, 我個人認為嘗試著把它區(qū)分成直接型和間接型應有助于大家對項目干系人的理解。

從項目啟動前的項目構(gòu)思成員, 項目啟動后的項目責任主管(Sponsor), 項目委員會成員、項目需求方的所有有關(guān)成員、項目經(jīng)理、項目各功能組的成員及執(zhí)行人員, 這些都是最基本的項目干系人成員; 如果項目牽涉到所在地方的政府單位、地方環(huán)保團體、當?shù)鼐用? 那么該政府單位、環(huán)保團體或當?shù)鼐用窬鸵矔蔀轫椖扛上等说某蓡T; 另外, 項目團隊成員的家人、朋友或顧問團隊如果在項目過程中因為某些特定或不特定因素, 而直接或間接的影響到項目的決策, 或影響到項目的進行, 不論是正面的(加快了項目的執(zhí)行及效率)或負面的(躭誤項目的執(zhí)行或?qū)е马椖客蛲Ｖ?, 此時, 這些項目團隊成員的家人、朋友或顧問團隊也可稱之為項目干系人。

二、項目干系人在項目中扮演的角色
由上述的說明中, 我們可以理解到在項目團隊組織中的每一個角色都是項目干系人; 另外, 只要會對于項目產(chǎn)生影響 (不論是正面或負面)的非項目團隊組織中的成員也可以是項目干系人。整體而言, 項目干系人指的是人, 其它諸如天候、環(huán)境、文化、法律、風俗習慣等, 雖也可能因為特殊的原因(臺風、豪雨、大雪、水災、旱災、宗教因素、所在地政策的變化, ..)對項目產(chǎn)生影響, 但是這一些只能列為風險管理因素而不能稱之為項目干系人。

做為項目經(jīng)理, 你應當知道每位項目干系人在項目中的作用,這也進入了本文中以下開始的主題。

三、項目干系人參與項目的時機
項目的推動執(zhí)行在不同的階段(從啟動、計劃、執(zhí)行、控制到收尾五大管理過程)會有不同階段的項目干系人參與其中, 而項目經(jīng)理努力找到并促成適當?shù)捻椖扛上等嗽谶m當時機的參與, 也較能保障項目的順利推動和執(zhí)行。

四、五大管理過程中對照參與的項目成員及類別
PMI將項目管理分為五大管理過程
五大管理過程雖按順序由啟動、計劃編制、實施執(zhí)行、控制到收尾, 但在控制過程中也可能因為資源變化、期望改變、結(jié)果不同于預期等等其它因素導致計劃變更而回到計劃編制過程或回到實施執(zhí)行過程, 此時項目經(jīng)理就必須注意哪些項目干系人必須再被要求參與了 !

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