人力資源管理：崗位人數(shù)分析的方法

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人力資源規(guī)劃應(yīng)該是企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略規(guī)劃中的重要環(huán)節(jié),人力資源的配置、儲(chǔ)備和開發(fā)應(yīng)與組織的核心能力相聯(lián)系,并支持企業(yè)的戰(zhàn)略意圖和發(fā)展.人力資源規(guī)劃一方面應(yīng)根據(jù)企業(yè)當(dāng)時(shí)的業(yè)務(wù)方向和規(guī)模擬定各類人員必須配備的數(shù)量,以達(dá)到精簡(jiǎn)結(jié)構(gòu)、節(jié)約人力和提高工作效率的目的.注重在"數(shù)量"和"質(zhì)量"兩個(gè)方面下功夫,它要解決的是各工作崗位應(yīng)配備什么素質(zhì)的人員,以及配備多少人員,為各部門適時(shí)提供適當(dāng)?shù)娜瞬藕图寄?另一方面人力資源規(guī)劃應(yīng)建立于對(duì)現(xiàn)有人力資源的盤點(diǎn)和對(duì)未來人力資源供求的分析,以確定人力資源補(bǔ)充、調(diào)整和能力提升方案.

    企業(yè)完整的人力資源規(guī)劃應(yīng)該包括人員結(jié)構(gòu)、人員質(zhì)量和人員數(shù)量的規(guī)劃.

    人員結(jié)構(gòu)規(guī)劃應(yīng)根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、關(guān)鍵成功因素、核心能力、營(yíng)運(yùn)模式、管理風(fēng)格等各因素,確定組織的組織結(jié)構(gòu)、崗位設(shè)計(jì)、管理幅度以及各職類(業(yè)務(wù)、管理、輔助)、職能人員比例及業(yè)務(wù)貢獻(xiàn)度;人員質(zhì)量規(guī)劃需要根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)模式、業(yè)務(wù)流程和組織對(duì)員工行為的要求,確定各職能和層級(jí)人員的能力模型,從專業(yè)能力、管理能力和核心價(jià)值等幾個(gè)緯度評(píng)估現(xiàn)有人員的能力水平;人員數(shù)量規(guī)劃是指根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略對(duì)未來業(yè)務(wù)規(guī)模、業(yè)務(wù)流程、地域分布、產(chǎn)品線、歷史經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等各因素,確定未來企業(yè)各級(jí)組織人力資源編制,包括:各職類、職能人員數(shù)量以及人力成本(新酬、福利、培訓(xùn)).本文重點(diǎn)介紹人力資源規(guī)劃的人員數(shù)量的定量規(guī)劃方法.

    1、工作效率法

    工作效率法是根據(jù)員工的工作量和工作效率以及出勤等因素來計(jì)算崗位人數(shù)的方法.

    假如某全國(guó)性的手機(jī)分銷企業(yè)每年手機(jī)的總銷量為5,000,000臺(tái),銷售人員每人每日平均手機(jī)銷量為46臺(tái),根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn),銷售人員每銷售一臺(tái)手機(jī)需要0.174小時(shí),銷售人員的年平均出勤率為95%.根據(jù)以上數(shù)據(jù)我們可以計(jì)算該企業(yè)的銷售人員的編制人數(shù):

    1)按銷量定額來計(jì)算:

    人員數(shù)量=全國(guó)銷量/(員工平均銷量X出勤率)
    =5,000,000臺(tái)/{46臺(tái)X〔(365-2X52-10)天X0.95〕}
    =456人

    2)按時(shí)間定額來計(jì)算:

    人員數(shù)量=全國(guó)銷量X時(shí)間定額/(員工工作時(shí)間X 出勤率)
    =5,000,000臺(tái)X0.174小時(shí)/{8小時(shí)X〔(365-2X52-10)天X0.95〕}
    =456人

    本方法在時(shí)間的計(jì)算里面是假設(shè)每周休息2天,全年10天節(jié)日休息.該計(jì)算方法的假設(shè)前提是銷售的多少完全取決于銷售人員的工作時(shí)間,而忽略了產(chǎn)品、市場(chǎng)、內(nèi)部支持系統(tǒng)等因素.在實(shí)際定編過程中應(yīng)該考慮諸多的因素,參考計(jì)算的結(jié)果來確定編制人數(shù).

    2、業(yè)務(wù)分析法

    也叫回歸分析法.業(yè)務(wù)分析法是根據(jù)企業(yè)的歷史數(shù)據(jù)和戰(zhàn)略目標(biāo),確定企業(yè)在未來一定時(shí)期內(nèi)的編制人數(shù).業(yè)務(wù)分析法需要以過往的銷售收入、銷量、利潤(rùn)、市場(chǎng)占有率等歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),通過這些數(shù)據(jù)與人員數(shù)量建立回歸方程,通過回歸分析計(jì)算而得.

    假如某全國(guó)性的手機(jī)分銷企業(yè)去年每月平均銷量為160,000臺(tái),預(yù)計(jì)明年銷量增長(zhǎng)10%,公司明年每月平均計(jì)劃銷售176,000臺(tái),通過回歸分析,銷量與人員數(shù)量的回歸分析方程=0.003574.可以計(jì)算銷售人員的編制:

    人員數(shù)量=明年全國(guó)月平均銷量X 回歸分析方程

    =176,000X 0.003574
    =629 人

    回歸分析方法是建立在對(duì)未來預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上的,結(jié)果的準(zhǔn)確性跟預(yù)測(cè)的準(zhǔn)確性有很大關(guān)系,業(yè)務(wù)分析法還需要企業(yè)加強(qiáng)知識(shí)管理,保留真實(shí)的歷史數(shù)據(jù),便于用統(tǒng)計(jì)的方法建立回歸分析方程.

    3、預(yù)算控制法

    預(yù)算控制法是西方企業(yè)流行使用的方法,它通過人工成本預(yù)算控制人員數(shù)量,而不是對(duì)某一部門內(nèi)某一崗位的具體人數(shù)做硬性的規(guī)定.企業(yè)年度制定人力成本預(yù)算,將企業(yè)的總預(yù)算分解到公司的各部門,在獲得批準(zhǔn)的預(yù)算范圍內(nèi),自行決定各崗位的具體人數(shù),部門負(fù)責(zé)人對(duì)部門的業(yè)務(wù)目標(biāo)和崗位人數(shù)負(fù)責(zé).由于企業(yè)的資源是有限的,并且是與產(chǎn)出密切相關(guān)的,因此預(yù)算控制對(duì)企業(yè)各部門人數(shù)的擴(kuò)充有嚴(yán)格地約束.

    如同樣要完成全年的業(yè)務(wù)量,一種方案是用10個(gè)人,每月每人人工費(fèi)用為10,000元;另一方案是用8個(gè)人,每月每人人工費(fèi)用為12,000元.如果部門人工費(fèi)用預(yù)算為98,000.應(yīng)該用幾個(gè)人?

    方案1:人工費(fèi)用=10,000X10=100,000
    方案2:人工費(fèi)用=12,000X 8=96,000
    因此,根據(jù)預(yù)算控制法,該部門應(yīng)該用8個(gè)人,而不是10個(gè)人.

    4、行業(yè)比例法

    行業(yè)比例法是根據(jù)企業(yè)員工總數(shù)或某一類人員總數(shù)的比例來確定崗位的人數(shù).在同一行業(yè)中,由于專業(yè)化的分工和協(xié)作的要求,某一類人員和另一類人員之間存在一定的比例關(guān)系.某一類人員的比例會(huì)隨著另一類人員的人數(shù)變化而變化.這一方法比較適合各種輔助和支持性崗位人員的規(guī)劃,例如,人力資源類和財(cái)務(wù)管理類人員.

    例如手機(jī)分銷型企業(yè)人力資源與業(yè)務(wù)人員之間的比例一般為1:100,某企業(yè)有業(yè)務(wù)人員1500人,則人力資源人員配備數(shù)為1500X0.01=15人.

    當(dāng)然,這種行業(yè)的比例不能一概而論,它還需要考慮分支機(jī)構(gòu)數(shù)量,以及區(qū)域的分散程度,人力資源服務(wù)的精細(xì)程度等因素.

    5、標(biāo)桿對(duì)照法

    標(biāo)桿對(duì)照法是根據(jù)世界最佳典范和標(biāo)桿值,并結(jié)合企業(yè)特性、作業(yè)流程、效率和業(yè)務(wù)量的整體考慮來確定崗位的人數(shù).標(biāo)桿值是一取樣群在標(biāo)桿項(xiàng)目的統(tǒng)計(jì)值,標(biāo)桿值平均值以取樣群的平均值為基準(zhǔn),亦即取樣群各有約50%機(jī)率,實(shí)際值會(huì)高于或低于平均值.標(biāo)桿值數(shù)據(jù)種類可包括作業(yè)績(jī)效(如成本、效率)和人力配置等值,但并非所有產(chǎn)業(yè)、功能、作業(yè)項(xiàng)目都有現(xiàn)成的標(biāo)桿值,分析標(biāo)桿值的國(guó)際知名機(jī)構(gòu)如:財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)有IMA (Institute for Management Accountants),人力資源有Saratoga Institute,信息管理有Gartner Group.

    假如某手機(jī)分銷企業(yè),產(chǎn)業(yè)平均值為每年5,000臺(tái)銷量配置1人,公司現(xiàn)況為1.4人,員工技能提高和信息技術(shù)使用等帶來的生產(chǎn)力每年增長(zhǎng)5%,公司手機(jī)全國(guó)每年總銷量 = 5,000,000臺(tái),預(yù)估明年銷量增長(zhǎng) = 10%(5,500,000臺(tái)),可根據(jù)標(biāo)桿對(duì)照法計(jì)算人力需求:

    1)按照行業(yè)標(biāo)桿值人力預(yù)計(jì):5,500,000臺(tái) / 5,000臺(tái) = 1100人

    2)公司人力預(yù)估調(diào)整:1100人x 1.4 = 1540人

    3)因生產(chǎn)力提高5%而調(diào)整公司人力預(yù)估:1540人 / 1.05 = 1467人

    因此建議公司銷售人員配備人數(shù)為1467人.值得注意的是,人力配置標(biāo)桿值在運(yùn)用時(shí),應(yīng)用以參考數(shù)值為主,而非決定性的數(shù)值.參考標(biāo)桿值后,應(yīng)就組織本身的內(nèi)外需求,設(shè)定目標(biāo)達(dá)成值會(huì)較為實(shí)際,且因考慮自身要求,較易推動(dòng)達(dá)成值的執(zhí)行.

    6、流程優(yōu)化法

    流程優(yōu)化法是根據(jù)新的信息系統(tǒng)或新的流程對(duì)工作崗位進(jìn)行優(yōu)化來確定崗位的人數(shù).

    例如,某手機(jī)分銷企業(yè)對(duì)客戶拜訪流程進(jìn)行重新優(yōu)化以后,對(duì)拜訪的時(shí)間進(jìn)行了約定:

    假如銷售人員每天工作8小時(shí),每年工作260天, 70%時(shí)間直接用在客戶拜訪上,30%為內(nèi)部行政管理及支援工作,銷售人員的出勤率 = 95%,計(jì)算所需銷售人員的數(shù)量:
    1)大客戶電話預(yù)約每年人數(shù):5 x 12 x 0.3 x 200 / (8 x 260 x 0.7 x 0.95) =3人
    2)大客戶路途交通每年人數(shù):30 x 12 x 0.3 x 200 / (8 x 260 x 0.7 x 0.95) =16人
    3)大客戶拜訪面談每年人數(shù):90 x 12 x 0.3 x 200 / (8 x 260 x 0.7 x 0.95) =47人
    4)大客戶拜訪跟進(jìn)每年人數(shù):30x12 x 0.3 x 200 x 0.4/(8 x 260 x 0.7x0.95)=7人
    同樣計(jì)算中、小客戶拜訪的人數(shù),如下列表:
  
    1) 客戶拜訪=347人;
    2) 內(nèi)部行政管理及支援=347/0.7x0.3=149人
    3) 在出勤率為95%下所需的銷售人員=(347+149)/0.95=523人

    這種方法告訴我們,企業(yè)可以通過重組流程和優(yōu)化管理來挖掘人員的潛力,從而精簡(jiǎn)人員,降低人工成本.
    通過以上的量化的人員數(shù)量規(guī)劃方法,可以在保證工作需要的前提下,與同行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或條件相同的企業(yè)所確立的標(biāo)準(zhǔn)相比較,以體現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)精干、用人相對(duì)較少、勞動(dòng)生產(chǎn)率相對(duì)較高的特點(diǎn).

    在企業(yè)實(shí)踐工作中,通常是將各種辦法結(jié)合起來,參照行業(yè)最佳案例來規(guī)劃本企業(yè)的崗位人數(shù).但由于各企業(yè)的情況有差別和不斷地變化,很難會(huì)有一個(gè)所謂"絕對(duì)正確、完全適用和一成不變"的人力規(guī)劃方法.人力規(guī)劃應(yīng)從企業(yè)的總體目標(biāo)要求出發(fā),而在不斷的變化中調(diào)整,因此人力資源規(guī)劃是個(gè)動(dòng)態(tài)的過程.人力規(guī)劃的硬約束是投入與產(chǎn)出,在企業(yè)投入有限的情況下,崗位人數(shù)是有限的.因此,人力資源管理最重要的是如何運(yùn)用有限的資本投入獲得最佳的崗位和人數(shù)的組合,從而產(chǎn)生最佳的效益.
 

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