改正郵件中浪費(fèi)您的時(shí)間的壞習(xí)慣

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

電子郵件壞習(xí)慣是否會(huì)分散您的精力，浪費(fèi)您的時(shí)間，并造成您與客戶、員工以及其他人員之間溝通不暢？ 對(duì)您處理電子郵件的方式做出一些簡(jiǎn)單的改變，將幫助您專注于重點(diǎn)、節(jié)省時(shí)間并更有效地溝通。

下面是在使用電子郵件過(guò)程中可能對(duì)您造成阻礙的五個(gè)壞習(xí)慣，同時(shí)提供了相應(yīng)的正確做法來(lái)幫助您改正。

第 1 個(gè)壞習(xí)慣： 在深夜、凌晨和周末發(fā)送電子郵件。這會(huì)向客戶釋放一種信號(hào)，表明您將 24/7 全天候待命，因此他們也會(huì)以相同的方式對(duì)待您，最終使您精疲力竭。這也會(huì)向員工釋放一種信號(hào)，表明您期望他們保持 24/7 全天候待命，從而使員工精疲力竭。
請(qǐng)嘗試： 限制您與員工發(fā)送工作相關(guān)電子郵件的時(shí)間段。在一定時(shí)間段內(nèi)禁止發(fā)送電子郵件，例如：從晚上 10 點(diǎn)到早上 6 點(diǎn)，從而給每個(gè)人足夠的時(shí)間放松、休息和養(yǎng)精蓄銳。

第 2 個(gè)壞習(xí)慣： 使用電子郵件討論最適合其他交流方式的話題。過(guò)于復(fù)雜的電子郵件會(huì)引起混亂，通過(guò)電子郵件安排會(huì)議日程會(huì)導(dǎo)致循環(huán)往復(fù)的“回復(fù)全部”。
請(qǐng)嘗試： 以其他方式交流復(fù)雜或敏感議題。使用日歷工具制定會(huì)議計(jì)劃，使用即時(shí)消息或聊天工具討論簡(jiǎn)單話題，通過(guò)電話或面談傳達(dá)壞消息或表述復(fù)雜問(wèn)題。

第 3 個(gè)壞習(xí)慣： 設(shè)置電子郵件通知，每次收到電子郵件時(shí)都能收到通知。每次收到電子郵件時(shí)發(fā)出提醒，這極其分散精力，會(huì)降低您的工作效率和成效。
請(qǐng)嘗試： 關(guān)閉郵件通知（除非您正在等待一封非常緊急的電子郵件）。設(shè)置查看電子郵件的特定時(shí)間，例如早上、午餐前后和傍晚。

第 4 個(gè)壞習(xí)慣： 使用模糊、不明確的郵件主題。使用諸如“您好”、“開(kāi)會(huì)”或“問(wèn)題”等通用主題，收件人必須打開(kāi)電子郵件才能看到其內(nèi)容，而且也會(huì)增加日后搜索相關(guān)電子郵件的難度。
請(qǐng)嘗試： 使用具體、詳細(xì)的郵件主題增進(jìn)理解并節(jié)省時(shí)間。

第 5 個(gè)壞習(xí)慣： 發(fā)送過(guò)長(zhǎng)和過(guò)于復(fù)雜的電子郵件。隨著越來(lái)越多的用戶在手機(jī)上查看電子郵件，人們很可能根本不會(huì)讀取過(guò)長(zhǎng)的電子郵件，而是將之忽略掉。
請(qǐng)嘗試： 將郵件長(zhǎng)度限制在最多五個(gè)短句內(nèi)。當(dāng)必須提供更多詳細(xì)信息時(shí)，請(qǐng)使用附件。

還可以考慮使用電子郵件規(guī)則來(lái)對(duì)收到的郵件進(jìn)行自動(dòng)分類，從而將重點(diǎn)放在最重要的電子郵件上，并取消訂閱再也不希望接收的電子郵件（而不是每天刪除這些郵件）。通過(guò)改變壞習(xí)慣，您可以獲得對(duì)電子郵件的控制權(quán)，提高生產(chǎn)效率，并與員工、合作伙伴和客戶更清晰地進(jìn)行交流。