重慶泛普OA辦公軟件系統(tǒng)詮釋對公司運行產生某種法律后果或影響的

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一、法務類對外文書類型
 

類   型	文書及格式	適用格式及流程	備   注
催告型文書	1．要求履行某項義務的函告，一般采用工作聯(lián)系函格式(附件6)；付款通知采用付款通知單格式(附件7)	付款通知適用OA系統(tǒng)中“付款通知批準流程”； 其他適用OA系統(tǒng)中“對外文書審批流程”	該類文書主要指在在合同約定的條件成就或某項義務即將屆期或已經屆期（逾期）的情況下，為了達到以下目的而發(fā)送的文書：①明確某項義務的具體履行要求；②提醒對方按約定履行某項義務；③告知對方已違約并要求限期整改；④告知對方已違約并按約終止合同；等等。送達時須有經對方簽收的用以證明送達的回執(zhí)。
	2．要求限期整改的函告，采用工作聯(lián)系函格式	適用OA系統(tǒng)中“對外文書審批流程”
	3．終止合同的函告，采用工作聯(lián)系函格式	適用OA系統(tǒng)中“對外文書審批流程”
確認型文書	1．成果交付確認書	適用OA系統(tǒng)中“對外文書審批流程”	該類文書指在我方向對方交付某項成果（資產、資料等）或要求對方確認某項事項的情況下，要求對方書面確認以示完成、送達或認可的文書。該類文書必須經雙方或多方蓋章確認。
	2．其他內容的確認書	適用OA系統(tǒng)中“對外文書審批流程”
承諾型文書	1．承諾書	適用OA系統(tǒng)中“對外文書審批流程”	該類文書指我方在要求業(yè)務單位行使某項職責的情況下，應業(yè)務單位要求，就對應的某些事項作出承諾的文書。該類文書不以送達回執(zhí)為必要條件。
廣告型文書	1．廣告圖文	適用OA系統(tǒng)中“廣告發(fā)布內容審批流程”	該類文書在一般情況下為要約邀請，但是若其中就商品房開發(fā)規(guī)劃范圍內的房屋及相關設施作出了明確的說明和允諾，并對商品房買賣合同的訂立以及房屋價格的確定有重大影響的，則視為要約。該說明和允諾即使未載入商品房買賣合同，亦應當視為合同內容，若有違反，應當承擔違約責任。

二、非法務類對外文書類型
非法務類對外文書類型主要包括行政類文書(因行政職能關系而發(fā)生的向政府部門作出的請示、報告、承諾等、技術類文書等)、技術類文書(工程、設計等方面的純技術內容的文書)及其他普通文書等。
 
三、對外文書審批流程的原則
(一) 因非法務類對外文書與法務類對外文書因在實際區(qū)分過程中存在一定困難，所以在實際用章審批過程中大部分非法務類文書也歸屬法務部管轄(即須經過法務部審核)，為了便于區(qū)分，現(xiàn)就對外文書按發(fā)文對象進行區(qū)分，可分為發(fā)往政府職能部門的文書和發(fā)往業(yè)務單位的文書兩類，現(xiàn)就該兩類文書的審批流程原則確定如下：
    1．發(fā)往政府職能部門的文書
    發(fā)往政府職能部門的法務類文書(指因合同關系而發(fā)生的對合同的履行結果會產生影響的文書)和行政類文書(因行政職能關系而發(fā)生的向政府部門作出的請示、報告、承諾等)須按OA流程中的“對外文書審批流程”執(zhí)行，即必須通過法務部審核。
發(fā)往政府職能部門技術文書、證照年檢申請、財務報表、人事報表(評定)或其他按政府部門固定格式填寫的表單等非法務、行政類文書無須通過法務部審核，適用資產類的“用章審批流程”。
    2．發(fā)往業(yè)務單位的文書
任何發(fā)往業(yè)務單位的文書，無論屬法務類文書還是技術類文書，均需按“對外文書審批流程”或其他兩個固定流程(廣告發(fā)布、催款通知)執(zhí)行，必須通過法務部審核。
 
(二) 適用 “對外文書審批流程”須遵循的原則
該流程目前已定義了以下各步：即發(fā)文→部門負責人審核→財務審核→總經理審核→法務審核→分管領導審核→蓋章→存檔，其中部門負責人審核、法務審核、蓋章及存檔為固定保留的環(huán)節(jié)，財務審核、總經理審核、分管領導審核環(huán)節(jié)視文書內容可選擇是否“跳過”，凡是文書所涉內容涉及財務數據、收付款或稅收等方面與財務有關內容的，則“財務審核”環(huán)節(jié)不可跳過；文書屬于某一特定項目的，則“總經理審核”也不可跳過；如文書內容涉及經濟內容或與公司經營相關的重大內容的，則“分管領導審核”環(huán)節(jié)不可跳過。
 
(三) 有特定固定流程文書的審批流程
1．付(催)款通知單審批流程
（1）主辦會計按規(guī)范格式起草付款通知單，明確付款依據、付款金額（如有利息，須計算準確的利息）以及付款時間，要求依據、時間明確，數據準確；
（2）財務部經理審核付款依據、付款時間是否明確，付款金額（利息）是否準確；
（3）部門（子公司）負責人審核付款依據、付款時間是否完整、明確，付款金額（利息）是否準確；
（4）資金部主管審核付款依據、付款時間是否明確，付款金額（利息）是否準確；
（5）法務主管審核付款通知單中的文字表述是否準確、合法；
（6）董事長批準。
2．廣告發(fā)布內容審批流程
（1）策劃部負責制作或委托廣告策劃公司制作廣告圖文，并提交審核；
（2）策劃部負責人審核文案內容是否就開發(fā)規(guī)劃范圍內的房屋及相關設施作出了明確的說明和允諾，并對商品房買賣合同的訂立以及房屋價格的確定有重大影響，若有該方面的內容，須確認是否與房屋開發(fā)的事實相符；
（3）項目總經理審核確認文案內容是否就開發(fā)規(guī)劃范圍內的房屋及相關設施作出了明確的說明和允諾，并對商品房買賣合同的訂立以及房屋價格的確定有重大影響，若有該方面的內容，須確認是否與房屋開發(fā)的事實相符；
（4）法務主管審核確認文案內容是否存在引起不良法律后果的可能；
（5）分管副總經理審核；
（6）董事長審批。
 
四、對外文書發(fā)送過程中的相關注意事項
1．法務類對外文書在今后可能發(fā)生的訴訟中將產生重要的證據效力，所以必須給予高度重視。對外文書的原件必須及時存檔(復印件在訴訟中將失去證據效力)，發(fā)往對方的文書必須有對方有權簽字人簽收的回執(zhí)(工作聯(lián)系函及催款通知單的回執(zhí)詳見附件7、8，其他文書類型的回執(zhí)詳見附件9，或直接在需存檔的一份文書原件下簽收)，若對方拒絕簽收，則可以EMS形式送達，但須重點提出的是，必須在郵件詳情單的“內件品名”一欄中寫明文書的關鍵內容提要(文書中涉及要求對方履行具體義務、支付相應款的，必須在“內件品名”中注明義務內容、具體金額及相應的期限)，回執(zhí)和郵件詳情單必須與文書的原件一起交檔案室存檔(無有效回執(zhí)的原件亦會在訴訟或仲裁中失去證據效力)。
2．特別說明：除上述對外文書外，合同履行過程中合同各方召開的有實質性內容的會議對于合同的履行起著非常重要的作用，均應形成會議紀要，會議紀要將成為合同的一部分加以執(zhí)行。會議召開后，合同各方與會人員均須在會議記錄或經整理后的會議紀要上簽字確認，否則該會議記錄或紀要將失去應有效力。