協(xié)同oa辦公管理系統(tǒng)

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 　　辦公自動(dòng)化(0fficeAutomation，0A)系統(tǒng)，是利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)和現(xiàn)代辦公設(shè)備構(gòu)成的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，輔助管理人員進(jìn)行各種辦公活動(dòng)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)由辦公機(jī)構(gòu)、辦公人員、辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、辦公信息等幾個(gè)基本要素構(gòu)成。

　　1.公文管理子系統(tǒng)

　　通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，公文管理是最復(fù)雜也是最重要的一個(gè)子系統(tǒng)。公文系統(tǒng)的復(fù)雜度體現(xiàn)在兩個(gè)方面：

　　一是公文系統(tǒng)是一個(gè)縱向、橫向交錯(cuò)的綜合結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)。從縱向看，公文系統(tǒng)為多級(jí)組織共同使用;從橫向看，公文系統(tǒng)為同級(jí)的多個(gè)職能部門共同使用。不同組織級(jí)別的公文系統(tǒng)具有不同特點(diǎn)，不同的效力，甚至各個(gè)部門的公文也帶有自己部門的特點(diǎn)。

　　二是公文流程的多樣化。一般來(lái)講，不同級(jí)別組織的公文流程不同。公文流程由于受到多方面因素的影響而變得復(fù)雜多樣。例如，在手工方式向電子化方式轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，流程是不斷變化的;組織機(jī)構(gòu)的變化，管理方式的變化會(huì)影響公文流程;即使是同一級(jí)公文，由于地理位置上的差異如本地機(jī)構(gòu)和遠(yuǎn)程機(jī)構(gòu)的差別會(huì)影響公文流程。另外，公文流程還受組織規(guī)模的大小的影響。比如大組織(有三級(jí)組織單元)和較小組織(有二級(jí)組織單元)的公文流程也不盡相同。正是由于以上原因，公文系統(tǒng)是很難實(shí)現(xiàn)的一個(gè)系統(tǒng)。

　　一個(gè)大的組織或部門，往往具有多級(jí)組織機(jī)構(gòu)，其下級(jí)組織單元分布在廣大的地域范圍內(nèi)，公文流程是復(fù)雜多樣的，組織結(jié)構(gòu)也是復(fù)雜多樣的。如果根據(jù)每一級(jí)組織或每個(gè)分支機(jī)構(gòu)的情況設(shè)計(jì)不同的公文系統(tǒng)，不但投資巨大，還會(huì)帶來(lái)系統(tǒng)維護(hù)問題和上下級(jí)公文接口問題。一旦發(fā)生變化，如果系統(tǒng)不能適應(yīng)，必須修改所有的系統(tǒng)程序，使系統(tǒng)變得不可維護(hù)。另外，還必須考慮上下級(jí)組織之間的公文傳遞的接口問題。因此，對(duì)一個(gè)大的組織或部門，必須設(shè)計(jì)一個(gè)靈活、擴(kuò)展能力強(qiáng)、與組織機(jī)構(gòu)無(wú)關(guān)、對(duì)變化具有較強(qiáng)適應(yīng)能力的公文系統(tǒng)，使整個(gè)組織和部門共用一套公文系統(tǒng)，通過(guò)配置而不是通過(guò)修改程序以適應(yīng)于組織內(nèi)的不同要求，從而大大降低成本，大大簡(jiǎn)化維護(hù)工作，使上下級(jí)公文的傳遞暢通。顯然，可配置的公文系統(tǒng)是大組織和企業(yè)的最佳選擇，這也是通用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主要特點(diǎn)之一。

　　公文管理子系統(tǒng)的特點(diǎn)：

　　1、能按不同單位的實(shí)際情況，定義不同的公文類型及公文級(jí)別。

　　2、對(duì)于每一個(gè)級(jí)別的每一類型的文件都能按實(shí)際情況靈活的增減文件的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，并且能夠配置不同的人員在不同的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中對(duì)文件的操作處理權(quán)限。對(duì)文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的控制能夠定制出適合單位特點(diǎn)的公文流程，保證公文流轉(zhuǎn)的合理性、安全性。

　　3、支持全文檢索和多條件模糊查詢，快速準(zhǔn)確的查到所需數(shù)據(jù)。

　　4、歸檔文件自動(dòng)生成檔案條目，實(shí)現(xiàn)文檔電子一體化。在公文系統(tǒng)中的文件處理完畢后自動(dòng)轉(zhuǎn)為檔案系統(tǒng)的內(nèi)容，大大減輕檔案業(yè)務(wù)的工作量。

　　5、嚴(yán)格的安全控制，提供多級(jí)安全控制，只有獲得相應(yīng)權(quán)限的人員才能看到或處理文件，同時(shí)對(duì)每一個(gè)文件的流轉(zhuǎn)都自動(dòng)作詳細(xì)的流程跟蹤記錄。

　　系統(tǒng)提供一個(gè)通用的和靈活的收、發(fā)文的流程定制功能，在用戶定制了流程的基礎(chǔ)上，不同的公文處理者根據(jù)定制的流程進(jìn)行不同的處理。如：發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、會(huì)簽、核稿、否決、繕印、封發(fā)，收文的登記、擬辦、分辦、閱文辦理、領(lǐng)導(dǎo)批示、填寫批閱意見、閱示等。文件正文的處理過(guò)程，提供改稿的痕跡保留與版本保存功能，提供對(duì)公文文件的處理過(guò)程進(jìn)行自動(dòng)跟蹤的功能;公文流程流轉(zhuǎn)完畢后，根據(jù)公文的文件號(hào)自動(dòng)將公文歸檔;提供發(fā)文稿紙、收文登記單及文件的打印功能，打印單樣式可自已定制;提供按多種條件組合查詢，支持模糊查詢、多條件統(tǒng)計(jì)公文功能。