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oa協(xié)同辦公管理系統(tǒng)
辦公自動化不同于簡單的自動化設備,各種辦公自動化軟件的成功應用,需要多方面的支持。目前困擾辦公自動化的應用主要有如下一些問題:
1、系統(tǒng)的安全難以令人滿意。
自從第一臺計算機誕生以來,安全就成了阻礙計算機應用的一個重要因素,尤其是在網絡時代,Internet的深入同時也意味著外部窺探的到來,對于辦公系統(tǒng),由于傳輸、處理、存儲的信息具有很高的價值和保密性,將成為黑客和計算機病毒攻擊的目標,直接與Internet相連的辦公系統(tǒng)的信息安全難以保障。
為保證網絡系統(tǒng)的安全,一般單位采用的安全措施主要有:
1)直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、電子郵件以及應用系統(tǒng)提供的安全控制機制,對用戶的權限控制和管理;
2)在網絡內的桌面工作站上安裝防病毒軟件;
3)Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設備;
4)對重要信息的傳輸采用密技術;
5)對于處理秘密、機密甚至絕密信息的辦公系統(tǒng)而言,這些安全措施遠遠不足,系統(tǒng)還很容易遭到黑客和病毒的入侵,傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改,因此,多數(shù)的辦公系統(tǒng)需要建立自己獨立的內部網絡系統(tǒng)(Intranet),并在物理上與外部網絡世界隔離。
2、與辦公自動化相適應的規(guī)章制度不健全。
辦公自動化不同與一般的管理軟件,它處理的電子化公文存在法律效力的問題,目前國內尚無這方面的立法作出適當?shù)囊?guī)定。同時,辦公自動化也需要建立和完善各種規(guī)章制度,保證辦公系統(tǒng)的正確運行,使工作人員能接受和使用軟件。在運用軟件的管理過程中,必須有一種制度對人為的方式進行管理。如果有關的人員不把數(shù)據(jù)錄入進去,或者錄入的數(shù)據(jù)不正確,那么運用什么軟件也沒有辦法。
3、自動化與手工操作的矛盾。
辦公過程中引入計算機管理系統(tǒng),必然會對現(xiàn)行的體制產生影響,尤其是現(xiàn)行的手工公文處理方式已經運行幾十年了,有一套完善的制度和行之有效的方法,機關工作人員也習慣了這種公文處理模式,要一下子改變原有的工作方式和習慣,應用計算機進行公文處理,確實會在一部分領導干部和工作人員之間產生疑問和抵觸情緒,妨礙辦公管理系統(tǒng)的應用。因此,做好宣傳工作,轉變觀念,統(tǒng)一認識,是推行辦公自動化的必要條件。
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