請(qǐng)正確使用OA系統(tǒng)的功能，包括但不限于：

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相關(guān)定義
OA系統(tǒng)
指承載XX公司內(nèi)部門戶、電子流程審批、信息文檔及相關(guān)辦公自動(dòng)化功能的信息平臺(tái)；
企業(yè)郵箱
指XX自建企業(yè)郵件平臺(tái)，為用戶提供內(nèi)外部Email收發(fā)通訊功能并與域、Oa系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一賬戶和密碼驗(yàn)證管理；
部門
本制度中的部門包括指各業(yè)務(wù)部門、經(jīng)營門店或獨(dú)立辦公機(jī)構(gòu)，如DC，下文不再單獨(dú)闡述；
系統(tǒng)用戶
上海OA系統(tǒng)的使用者，對(duì)系統(tǒng)中的各項(xiàng)操作行為，如功能、單據(jù)及數(shù)據(jù)信息的使用、填寫、審批、查閱、傳播等承擔(dān)使用責(zé)任；
系統(tǒng)管理員
OA系統(tǒng)的維護(hù)人員，負(fù)責(zé)系統(tǒng)相關(guān)的維護(hù)支持、培訓(xùn)推廣、需求挖掘受理和技術(shù)開發(fā)跟進(jìn)等相關(guān)工作；
目的
為更好的保障OA上線后相關(guān)流程和功能得到有效的應(yīng)用和執(zhí)行，上海泛普OA提高公司整體工作效率，降低管理風(fēng)險(xiǎn)，幫助企業(yè)員工迅速轉(zhuǎn)變工作習(xí)慣，特制訂本管理制度。
適用范圍
本規(guī)定適用于XX公司OA系統(tǒng)的全體用戶。
管理制度細(xì)則
上海OA系統(tǒng)已上線功能和流程涉及的相關(guān)業(yè)務(wù)，嚴(yán)格禁止再行通過系統(tǒng)外紙質(zhì)單據(jù)或無單據(jù)進(jìn)行辦理和審批；
公司所有OA用戶須保證在工作時(shí)段及時(shí)查閱和處理OA系統(tǒng)中發(fā)布的信息、電子流程、電子郵件等相關(guān)工作（建議每工作日早、中、晚至少登陸系統(tǒng)一次 ）；
當(dāng)具備處理?xiàng)l件時(shí)，流程的提交與審批在相應(yīng)環(huán)節(jié)結(jié)點(diǎn)的處理時(shí)間不應(yīng)超過次日（以不影響業(yè)務(wù)為前提）；如有特殊情況（如公出、告假、異動(dòng)等長時(shí)間無法登陸或不再使用系統(tǒng)時(shí)）需通過系統(tǒng)【我的流程】下的【流程代理】功能委托他人代為處理系統(tǒng)相關(guān)工作，確保流程流轉(zhuǎn)效率正常并避免信息疏漏，授權(quán)人和代辦人共同承擔(dān)責(zé)任；
流程發(fā)起人、審批人須認(rèn)真的填寫表單內(nèi)容、給出明確的審批意見，以保證流程高效流轉(zhuǎn)；
請(qǐng)正確使用系統(tǒng)的功能，包括但不限于：
為降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、保障各相關(guān)部門順利開展配套工作、提升各信息系統(tǒng)安全性，各部門及人力資源中心應(yīng)及時(shí)、嚴(yán)格、準(zhǔn)確的使用【人力資源】下的招聘、錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)動(dòng)、晉升、離職等流程來辦理人員異動(dòng)相關(guān)手續(xù)；
會(huì)議邀請(qǐng)和通知應(yīng)使用【我的會(huì)議】模塊發(fā)起，不允許再使用郵件發(fā)送會(huì)議通知；會(huì)議邀請(qǐng)函應(yīng)明確告知參會(huì)人會(huì)議議題大綱，并根據(jù)實(shí)際情況提供所需附件文檔以作會(huì)前準(zhǔn)備；
讀者為全員或多部門多人的信息發(fā)布，應(yīng)使用【公司發(fā)文流程】（公文）或【信息發(fā)布流程】（通知公告、新聞動(dòng)態(tài)）進(jìn)行提交、審批和統(tǒng)一發(fā)布，不允許使用郵件群發(fā)；
禁止在系統(tǒng)內(nèi)發(fā)布與工作無關(guān)的信息、郵件、短信；禁止群發(fā)單封大容量郵件，以免造成公司郵件服務(wù)器和收件人大面積郵件堵塞；上海泛普OA軟件為保證企業(yè)郵箱公信力和安全性，個(gè)人誤發(fā)郵件，信息中心不負(fù)責(zé)回收和清理；
公司印制名片申請(qǐng)，Email應(yīng)印制公司企業(yè)郵箱并（申請(qǐng)）開通外網(wǎng)通訊權(quán)限；
當(dāng)系統(tǒng)中涉及的業(yè)務(wù)流程發(fā)生變更時(shí)，各業(yè)務(wù)主控部門應(yīng)提前聯(lián)系信息中心、企業(yè)管理部及其他相關(guān)配合部門召開溝通會(huì)議，在系統(tǒng)功能開發(fā)調(diào)整上線后，方可按新業(yè)務(wù)執(zhí)行；同時(shí)，各業(yè)務(wù)主控部門應(yīng)及時(shí)更新相關(guān)管理制度；
各部門應(yīng)及時(shí)和不斷的完善知識(shí)文檔；
OA系統(tǒng)管理員和用戶不得利用系統(tǒng)漏洞、特殊權(quán)限，進(jìn)行信息隱私侵權(quán)、舞弊等違規(guī)操作；

違規(guī)處罰
1、由于個(gè)人用戶（不論任何原因）不及時(shí)修改密碼、告知或被他人取得賬號(hào)密碼而造成系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理不當(dāng)、信息泄密和存在風(fēng)險(xiǎn)隱患時(shí)，用戶和密碼取得人須承擔(dān)經(jīng)營管理責(zé)任，直接上級(jí)承擔(dān)連帶責(zé)任，企業(yè)管理部視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理；
對(duì)以上管理制度細(xì)則未按規(guī)定執(zhí)行的人員（尤其是系統(tǒng)外跑單和審批、不正確使用系統(tǒng)功能等情況），企業(yè)管理部視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理；
由于個(gè)人原因影響審批效率的，企業(yè)管理部視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。

聲明
本制度自O(shè)A系統(tǒng)上線日起正式執(zhí)行；
本制度未盡事宜由企業(yè)管理部、流程主控部門和信息中心共同裁定，本制度的最終解釋權(quán)歸企業(yè)管理部和信息中心所有。