采購作業(yè)實(shí)施細(xì)則

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　　第一章　　總則

　　第一條　　目的為使采購作業(yè)有章可循，規(guī)范采購作業(yè)事務(wù)，提高采購成效，特制訂本細(xì)則。

　　第二條　　要求

　　1.采購對象：采購前對廠方材料質(zhì)量、性能、供應(yīng)商報(bào)價(jià)水平、交貨期限、售后服務(wù)等作出評價(jià)，以供選擇時(shí)參考。

　　2.價(jià)格質(zhì)量：以合理價(jià)格購取較高品質(zhì)材料。

　　3.時(shí)限：配合使用部門需要日及需要量，聯(lián)絡(luò)廠方即時(shí)供應(yīng)。

　　第三條　　采購方式采購部門應(yīng)視材料使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習(xí)慣及價(jià)格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購作業(yè)方式辦理采購作業(yè)。

　　1.定期合同采購：對于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價(jià)穩(wěn)定的材料，可選用本方式辦理。

　　2.特約廠商采購：對于用量、費(fèi)用不太高的單項(xiàng)材料，可簡化采購作業(yè)，由采購部門擇定特約廠商，介紹使用部門徑向該廠洽購。但在付款前應(yīng)送采購部門審核，不高于市價(jià)時(shí)予以付款。

　　3.一般采購：不適用于前述采購方式者可按本方式采購，程序如下：采購部門按請購部門提出的請購單，逐筆詢價(jià)、議價(jià)，并了解交易條件后訂購。

　　第四條　　采購期限

　　1. 采購部門應(yīng)按照請購部門提出的＂需要日＂辦理采購。為達(dá)到這一要求，掌握適當(dāng)采購時(shí)機(jī)，采購部門應(yīng)召集有關(guān)部門按材料特性、采購地區(qū)及市場供需狀況等擬訂各項(xiàng)材料采購作業(yè)處理期限，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施。原則上應(yīng)以供貨合約擬明的交貨期限為準(zhǔn)，加計(jì)請購呈批及驗(yàn)收所需時(shí)間。

　　2.原訂采購作業(yè)處理期限變更時(shí)，采購部門應(yīng)專函報(bào)告具體原因，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知各有關(guān)單位，以利于存量管制及適時(shí)提出請購。第五條　　核批權(quán)限特約廠家采購項(xiàng)目由總經(jīng)理核批，涉及資金超過××元呈總經(jīng)理核批。

　　第二章　　供應(yīng)廠商

　　第六條　　各項(xiàng)材料的供應(yīng)商至少應(yīng)有3家，各家背景及交易資料應(yīng)記載于＂供應(yīng)廠商資料卡＂存檔備用。對于未達(dá)本公司標(biāo)準(zhǔn)的材料，采購部門應(yīng)開發(fā)新供應(yīng)商，或報(bào)送主管部門擬訂開發(fā)計(jì)劃。

　　第七條　　新供應(yīng)商的開發(fā)，由生產(chǎn)管理部門會同采購人員實(shí)地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制供應(yīng)廠商資料卡呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，列為備選廠商。

　　第八條　　對于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷設(shè)定。屆時(shí)由采購部門以簽呈方式說明原因，送生產(chǎn)管理部門復(fù)查，并呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知對方。

　　第三章　　采購作業(yè)

　　第九條　　詢價(jià)作業(yè)

　　1.采購部門收件人員收到＂請購單＂或＂外購單＂時(shí)，即加蓋收件章，轉(zhuǎn)采購經(jīng)辦人員辦理詢價(jià)作業(yè)。

　　2.各采購經(jīng)辦人員收到＂請購單＂或＂外購單＂，應(yīng)先判斷請購材料品名、規(guī)格需求日期、數(shù)量等是否填寫明確，有無供應(yīng)廠商報(bào)價(jià)。對于資料填寫不全或規(guī)格不詳者，注明＂填單異常，說明欠詳＂等字樣后退請購部門修訂。

　　3.詢價(jià)程序

　?。?）由采購經(jīng)辦人員參考過去采購記錄或供應(yīng)廠商資料擬定至少三家詢價(jià)對象，獨(dú)家代理、原廠牌零配件無法替代等并報(bào)經(jīng)主管核準(zhǔn)者除外，并填記在＂請購單＂上。

　　（2）對于加工合同采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)要求廠商填具＂成本分析表＂連同報(bào)價(jià)單一并送來，作為議價(jià)參考。

　　（3）采購經(jīng)辦人員詢價(jià)時(shí)，應(yīng)將詢價(jià)截止日期填注于＂請購單＂內(nèi)以便通知供應(yīng)廠商。

　?。?）采購經(jīng)辦人員于通知廠商報(bào)價(jià)后，應(yīng)緊跟催進(jìn)度。4.詢價(jià)完成后，采購助理人員應(yīng)將詢價(jià)、報(bào)價(jià)的全部資料整理報(bào)送采購經(jīng)辦人員，據(jù)以議價(jià)。

　　5.若報(bào)價(jià)材料規(guī)格較復(fù)雜或與請購規(guī)格不盡相同，采購助理人員可將全部資料填制＂采購事務(wù)征詢單＂，連同有關(guān)報(bào)價(jià)資料送請購部門簽注意見。簽注完成后送交采購經(jīng)辦人員按請購部門意見處理，必要時(shí)重新詢價(jià)。

　　第十條　　議價(jià)作業(yè)

　　1.采購經(jīng)辦人員收到不需會簽或已會簽完成的詢、報(bào)價(jià)資料時(shí)，應(yīng)結(jié)合會簽結(jié)果、各廠商報(bào)價(jià)，查閱前購記錄及供應(yīng)商資料卡、市場行情，經(jīng)成本分析后，擬訂議價(jià)對象、議價(jià)策略及擬購底價(jià)（并報(bào)告有關(guān)主管），以供議價(jià)之用。

　　2.議價(jià)：（1）議價(jià)時(shí)除注意質(zhì)量、價(jià)格外，還應(yīng)注意交貨期有無保證，能否向廠商爭取分期付款等。（2）議價(jià)可采用多種形式進(jìn)行。議價(jià)完成后，由采購經(jīng)辦人員擬定合作對象，呈請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核批。

　　第十一條　　訂購作業(yè)

　　1.由采購經(jīng)辦人員于＂請購單＂上填記訂購日及約定日，再交由采購助理人員填制采購聯(lián)絡(luò)函，寄送廠商。將＂請購單＂第二聯(lián)送材料庫以待收料。

　　2.預(yù)付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項(xiàng)目，采購經(jīng)辦人員應(yīng)先與廠商訂定供銷合同書。合同書正本兩份，一份存采購部門，一份存供應(yīng)廠商；副本若干，分存請購部門、收料部門、會計(jì)部門及供應(yīng)廠商。

　　第四章　　采購異常處理

　　第十二條　　請購項(xiàng)目的撤銷各采購經(jīng)辦人員收到原請購部門送來＂撤銷請購單＂后按下列方式辦理：

　　1.若原請購項(xiàng)目尚未辦理，由采購經(jīng)辦人員在原請購單據(jù)上加蓋＂撤銷＂章，再交由采購助理人員將原請購單與＂撤銷請購單＂第二聯(lián)退原請購部門，第一聯(lián)自存，按一般請購單據(jù)存檔方式處理。

　　2.若原請購項(xiàng)目已向廠商訂購，由采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)廠商接洽撤銷訂購，經(jīng)供應(yīng)廠商同意撤銷后，向供應(yīng)廠商取回采購聯(lián)絡(luò)函，依第1項(xiàng)方式處理。若供應(yīng)廠商堅(jiān)持不能撤銷，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于撤銷請購單上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，由采購助理人員將撤銷請購單寄回原請購部門。

　　第十三條　　緊急請購：采購經(jīng)辦人員接到緊急請購?fù)ㄖ?，?yīng)即查明請購材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、請購單號及交貨地點(diǎn)等資料，并以電話詢議價(jià)格，待收到正式請購單時(shí)，補(bǔ)入詢議價(jià)結(jié)果，按急件方式處理。第十四條　　交貨質(zhì)量異常：各采購經(jīng)辦人員收到資材部門驗(yàn)收不合格的＂材料檢驗(yàn)報(bào)告表＂時(shí)，應(yīng)盡速與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于＂材料檢驗(yàn)報(bào)告表＂的＂采購處理結(jié)果＂欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后，送回材料庫。

　　1.對于需退料、換料或補(bǔ)交者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于＂材料檢驗(yàn)報(bào)告表＂的＂采購處理結(jié)果＂欄內(nèi)注明廠商電話及預(yù)定的處理日期。

　　2.因質(zhì)量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購經(jīng)辦人員通知廠商換料之次日起計(jì)算。

　　3.采購經(jīng)辦人員如未能按請購部門意見處理時(shí)，應(yīng)將與廠商交涉結(jié)果記入采購處理結(jié)果欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。4.交期延誤罰扣處理：采購助理人員收到交貨延誤或統(tǒng)一發(fā)票逾7天未送資料科的擬整理付款事務(wù)時(shí)，應(yīng)按下列方式處理：

　　（1）計(jì)算逾期罰扣金額并通知廠商罰扣原因與金額。

　　（2）在廠方同意扣款或補(bǔ)足發(fā)票時(shí)，由采購助理人員在收料單及發(fā)票上填記實(shí)付金額或發(fā)票號碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原＂請購單＂第二聯(lián)、收料單、材料檢驗(yàn)報(bào)告表等資料，送會計(jì)部門整理付款。

　?。?）如廠方不同意接第（1）項(xiàng)方式扣款，采購經(jīng)辦人員應(yīng)繼續(xù)與廠商交涉并呈董事長核決后按第（2）項(xiàng)方式處理。

　　第十五條　　屬銷售慣例或配合最小包裝量廠商需超交的，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于＂請購單＂采購記錄欄內(nèi)注明，以作為材料庫收料依據(jù)。

　　第十六條　　以暫借款采購，采購經(jīng)辦人員應(yīng)在＂請購單＂采購記錄欄內(nèi)加蓋＂采購部門整理付款章＂，以免會計(jì)部門重復(fù)付款。

　　第十七條　　價(jià)格變動處理

　　1.外銷產(chǎn)品原材料價(jià)格變動時(shí)，采購部門應(yīng)即通知外銷部門重新審理產(chǎn)品報(bào)價(jià)水平，避免不當(dāng)損失。

　　2.采購部門應(yīng)于奇數(shù)月5日前，核算各種材料價(jià)格變動情形，填具＂主要原材料價(jià)格波動月報(bào)表＂，呈總經(jīng)理核批處理。

　　第十八條　　采購作業(yè)進(jìn)度控制

　　1.采購經(jīng)辦人員對于每一采購項(xiàng)目均應(yīng)根據(jù)需要確定作業(yè)進(jìn)度管制點(diǎn)，預(yù)定作業(yè)進(jìn)度。

　　2.預(yù)定作業(yè)進(jìn)度應(yīng)能配合請購項(xiàng)目緩急，且各作業(yè)進(jìn)度須在預(yù)定日期前完成。

　　3.對于未能在預(yù)定日期前完成的采購項(xiàng)目，采購經(jīng)辦人員會同請購部門研究處理對策。

　　第五章

　　附則第十九條　　本采購作業(yè)施行細(xì)則呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施，修訂時(shí)亦同。