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采購三步攻略:報(bào)價(jià)”“比價(jià)”“議價(jià)”
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供應(yīng)商接到詢價(jià)單后,會(huì)做出報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)可以說是采購行動(dòng)的第一步。就采購誘因的觀點(diǎn)來看,有供應(yīng)商主動(dòng)報(bào)價(jià)的,有因顧客需求而超市主動(dòng)尋求報(bào)價(jià)的,也有因超市本身商品結(jié)構(gòu)的需要而尋求報(bào)價(jià)的,因此,我們可將報(bào)價(jià)歸納為主動(dòng)報(bào)價(jià)及被動(dòng)報(bào)價(jià)兩種情況。
就國內(nèi)目前的商業(yè)環(huán)境而言,供應(yīng)商主動(dòng)報(bào)價(jià)大約占了90%,超市主動(dòng)詢價(jià)大約只有10%。然而這種做法并非十分正確,超市采購人員應(yīng)有主動(dòng)出擊尋求質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的供應(yīng)來源的能力與意愿。因此,超市設(shè)計(jì)采購制度時(shí),應(yīng)預(yù)留一點(diǎn)彈性空間,讓采購人員發(fā)揮,千萬別過分限制,這樣才能制定出良好且健全的采購標(biāo)準(zhǔn)。
不過,真正能做好采購業(yè)務(wù)的人才尚屬鳳毛麟角,這導(dǎo)致超市很難放心地把采購業(yè)務(wù)授權(quán),甚至設(shè)置重重障礙。要打破這種現(xiàn)象,還需要超市以耐心、決心培養(yǎng)采購人才,而采購人員也應(yīng)隨時(shí)加以進(jìn)修,強(qiáng)化自己的商品知識(shí)、營銷技巧及管理知識(shí)。只有這樣,超市才能安心授權(quán),讓采購人員能真正發(fā)揮長處,使企業(yè)獲利。
而從另一個(gè)角度——采購來源來看,產(chǎn)品有國內(nèi)產(chǎn)品、國外產(chǎn)品的區(qū)分;此外,還可分為剛上市的新品及已上市的商品,可見報(bào)價(jià)的商品極為復(fù)雜。以下列舉幾個(gè)接受報(bào)價(jià)的原則供參考:
?。?)分類報(bào)價(jià)原則。將不同類的商品分開處理。
?。?)定期報(bào)價(jià)原則。每周定一天或兩天為報(bào)價(jià)日,接受供應(yīng)商報(bào)價(jià)。
(3)資料齊全原則。接受報(bào)價(jià)時(shí),應(yīng)把商品的基本資料建立開全,故必須詳細(xì)規(guī)定供應(yīng)商應(yīng)提供哪些資料。
?。?)報(bào)價(jià)單規(guī)范化。各部門所采用的報(bào)價(jià)單要規(guī)范化,以利管理。
?。?)樣品提供與保管。接受供應(yīng)商報(bào)價(jià)時(shí)最好要求供應(yīng)商提供實(shí)物樣品,以便采購人員判斷商品品質(zhì),同時(shí)還能存檔一份,作為品質(zhì)基準(zhǔn)。
同樣報(bào)價(jià)的方式也有以下兩種具體形式:
◎口頭報(bào)價(jià)
口頭報(bào)價(jià)是由供應(yīng)商以電話或當(dāng)面向采購人員說明報(bào)價(jià)內(nèi)容。報(bào)價(jià)的商品則以買賣雙方經(jīng)常交易、規(guī)格簡單且不易產(chǎn)生錯(cuò)誤的。這種報(bào)價(jià)方式系基于雙方的互信,“言出必行”,可以節(jié)省書面報(bào)價(jià)所必須的書寫或郵寄時(shí)間。
◎書面報(bào)價(jià)
供應(yīng)商以自備的報(bào)價(jià)單或超市采購部門的投標(biāo)單或報(bào)價(jià)單,將價(jià)格、交貨日期、付款方式、交貨地點(diǎn)等必要資料填入后,寄給超市采購部門;但金額較大時(shí),有些公司規(guī)定報(bào)價(jià)單必須以密封方式,寄給稽核或財(cái)務(wù)單位,以便將來公司拆封比價(jià)。
若以供應(yīng)商報(bào)價(jià)的內(nèi)容而言,可分為:
?。?)確定報(bào)價(jià)。它是指在報(bào)價(jià)有效期限內(nèi),一經(jīng)買方承諾,交易行為即告確立。因此發(fā)出確定報(bào)價(jià)的各項(xiàng)條件,即成為日后買賣契約的主要內(nèi)容。
?。?)附有條件報(bào)價(jià)。此種報(bào)價(jià)通常是指賣方的價(jià)格可隨時(shí)變更,無需通知買方,或報(bào)出這價(jià)格,須經(jīng)過賣方確認(rèn)后才能生效;或當(dāng)賣方以一批貨物同時(shí)向兩個(gè)以上顧客報(bào)價(jià),如其中一人接受,對(duì)其他買主的原報(bào)價(jià)或任何其他附帶條件的報(bào)價(jià)即失效力。
比價(jià)主要是指把供應(yīng)商的報(bào)價(jià)與采購的底價(jià),供應(yīng)商過去的報(bào)價(jià),供應(yīng)商商品的成本以及其他供應(yīng)商價(jià)格相比較,以全面地了解供應(yīng)商的價(jià)格,判斷其價(jià)格是否合理。
◎與超市底價(jià)相比較
所謂底價(jià)就是超市打算支付的最高采購價(jià)格。底價(jià)的制定使采購人員對(duì)價(jià)格的確定與取舍有據(jù)可依,但是底價(jià)的制定往往需要超市內(nèi)部數(shù)位很懂行的人士甚至聘請(qǐng)超市外部的專家來完成,許多中小超市無法做到。底價(jià)制定得太高或太低對(duì)超市都不利,若制定得太低,很多本來可以人圍的優(yōu)秀供應(yīng)商被拒之門外,這樣超市就會(huì)喪失很多機(jī)會(huì)成本;若底價(jià)制定得太高,就失去了制定底價(jià)的意義。一個(gè)合理底價(jià)的制定不僅需要制定人有豐富的與商品相關(guān)的知識(shí),還要盡可能多地搜集相關(guān)材料,譬如參考類似商品中的購買價(jià)格、參考專業(yè)期刊公布的價(jià)格、上因特網(wǎng)查詢、從中立的采購調(diào)查研究機(jī)構(gòu)獲取等。
◎與其他供應(yīng)商的價(jià)格相比較
可能的話,可以盡量多找?guī)准夜?yīng)商報(bào)價(jià),來自不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)可以讓采購人員了解所購商品的大致市場(chǎng)價(jià)格。最終選定的供應(yīng)商可能只有一兩家,但其他供應(yīng)商的報(bào)價(jià)作為采購人員作出正確選擇功不可沒。找多家供應(yīng)商報(bào)價(jià)會(huì)增加采購人員的工作量,但是是值得的。
◎與商品成本相比較
將供應(yīng)商的商品成本與其報(bào)價(jià)相比,看其報(bào)價(jià)是否合理,同時(shí)可以將商品成本細(xì)分為人工、原料、外包、制造費(fèi)用、管理費(fèi)用、利潤,看其成本是否偏高。
◎與供應(yīng)商過去的報(bào)價(jià)相比較
了解供應(yīng)商過去有多少產(chǎn)品項(xiàng)目價(jià)格上漲(何時(shí)、上漲幅度、通報(bào)方式),比較供應(yīng)商的價(jià)格上漲模式與該產(chǎn)業(yè)的模式 (是否比同業(yè)漲得快,漲得多)。了解商品價(jià)格上漲的真正原因是成本上漲,還是品質(zhì)的提高及服務(wù)的增多,其上漲是否合理,其下降是否意味著品質(zhì)的下降與服務(wù)的減少。
采購人員比價(jià)之后,對(duì)商品價(jià)格已是相當(dāng)了解,這時(shí)就應(yīng)和供應(yīng)商面對(duì)面地議價(jià)。議價(jià)最好定期實(shí)施,如固定在每月的某幾日為議價(jià)日,或每周的某一天為議價(jià)日。例如:每月5號(hào)、15號(hào)、25號(hào)為議價(jià)日,或每周二為議價(jià)日。應(yīng)制定一套議價(jià)日制度供供應(yīng)商遵循,同時(shí)也要求內(nèi)部人員遵守。
將通過市場(chǎng)調(diào)查的商品在議價(jià)日安排供應(yīng)商來議價(jià)。當(dāng)然在議價(jià)之前要有充分的準(zhǔn)備,將要談的條件列舉在表格內(nèi),作為談判的底線。若在底線之外,則退回;如果在底線之內(nèi),則將商品談判的結(jié)果呈給采購管理人員裁決。為了使議價(jià)能更為順利地進(jìn)行,采購人員應(yīng)尋求更多的供應(yīng)商來源(包括海外):即使仍向原來的供應(yīng)商采購,但更多的供應(yīng)來源可增加議價(jià)能力。
收集成本與價(jià)格資料并對(duì)其進(jìn)行分析,最好能有成本分析師的幫助。
限制供應(yīng)商談判能力。即提供對(duì)方愈少的信息愈好。盡量讓對(duì)方發(fā)表意見,仔細(xì)聆聽并從中找出對(duì)策。
了解供應(yīng)商的價(jià)格底線:需耐心地透過種種渠道求得,談判過程也是渠道之一。
此外,還應(yīng)掌握以下的談判策略:
?。?)漲價(jià)時(shí)讓銷售人員當(dāng)面提出。通常書面通知的漲價(jià)比電話中容易。而面對(duì)面通常是最難以啟齒的,耐心地等待銷售人員提出漲價(jià)后的妥協(xié)。
?。?)雙重退避。當(dāng)銷售人員報(bào)價(jià)時(shí),采購人員應(yīng)表示驚訝得難以接受,同時(shí)他的上級(jí)也應(yīng)如此。這樣才能讓對(duì)方明白他們無法接受高報(bào)價(jià)的立場(chǎng),否則下次供應(yīng)商可能會(huì)毫無所獲。
?。?)不要馬上談到正題。如此供應(yīng)商會(huì)承受一股無形的壓力而變得焦慮,這樣議價(jià)對(duì)采購人員較有利。
?。?)聲東擊西。先要求對(duì)方給一些不是你真正想的好處,然后再拿這些來交換你真正想要的。
?。?) 不要輕易給供應(yīng)商第一次很大的好處。當(dāng)想提供時(shí),最好預(yù)留余地以供討價(jià)還價(jià),同時(shí)要求對(duì)方有所回報(bào)。
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