如何進行電子文檔管理系統(tǒng)的考核？

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一、確定知識共享的考核主體
　　由知識分析師主持對員工的知識共享結(jié)果進行考核,然后匯總至知識主管,知識主管將結(jié)果與人力資源部考核結(jié)果合并,形成公司最終考核結(jié)果,并與公司的獎懲掛鉤。
　　為保證考核結(jié)果的準確性,應由知識分析師主持,采用360度考核的方法,即由員工的上級、下級、同事、客戶等所有相關(guān)者對其進行評價,員工本人還要自我評價,最后通過加權(quán)平均得出考核結(jié)果。公司人力資源部均不直接參與具體考核工作,只承擔輔助工作,如提供全公司知識共享的考核指導原則等。
二、建立知識共享評價指標體系
　　知識共享的評價指標體系是知識共享考核制度的有機組成部分。建立一套適合企業(yè)自身的評價體系,用以對企業(yè)激發(fā)顯性知識和隱性知識更多地轉(zhuǎn)變成生產(chǎn)力,更好地進行知識共享具有重要意義。
　　知識共享的考核指標如下:
　　1.知識共享的態(tài)度。
　　是指在知識共享方面態(tài)度是否積極主動。知識共享的氛圍、文化的形成都離不開企業(yè)所有人積極共享的態(tài)度,態(tài)度決定一切,只有有了正確的態(tài)度,才會有正確的行為。知識共享的態(tài)度可以從以下幾方面來衡量:參加知識交流會次數(shù)、主持技能培訓的次數(shù)、提出建議被采納的次數(shù),以及上級、同事和下級的主觀評價等。
　　2.知識績效。
　　是衡量員工知識共享成果的指標,可以有兩種方法來評定員工的知識績效。一是員工知識成果稽核制度,即員工申報了知識成果,上級領(lǐng)導和相應知識管理人員應對其真實性和有效性進行審查評定,確定其業(yè)績和效果。二是由專家計算機聯(lián)合評價系統(tǒng)來進行評定,如市場營銷人員收發(fā)了多少電子郵件,給哪些重點客戶分發(fā)了電子郵件,接收到有效的反饋郵件數(shù)量等,采用電子郵件管理系統(tǒng)軟件來評價員工在知識共享與交流方面的成果。這個指標與企業(yè)利益直接聯(lián)系起來。說到底,知識的共享必須要為企業(yè)服務。
　　3.知識創(chuàng)新成果。
　　是指員工運用共享知識創(chuàng)新的能力。因為知識共享的最終目的是知識創(chuàng)新,不斷地將創(chuàng)新知識運用到企業(yè)中去,以增強企業(yè)的核心競爭力,所以知識創(chuàng)新成果指標也成為知識共享的重要考核指標。
　　4.團隊業(yè)績。
　　前文已述,這種以小組或部門為考核單位,有利于激勵組織成員將自己個人的知識與技能貢獻出來與他人共享,有利于不同專業(yè)背景的知識員工圍繞共同目標協(xié)同作戰(zhàn)。
　　知識共享的考核指標可以納入到企業(yè)的整體考核機制中去,本文建議知識共享的考核指標在對員工的整體考核指標中應至少占到25％的比例。以上的知識共享指標的權(quán)重建議如表1:
　　表1　知識共享考核指標及權(quán)重
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　　┃　　指標　　　　　┃　　權(quán)重(％)　┃
　　┣━━━━━━━━━╋━━━━━━━┫
　　┃　知識共享的態(tài)度　┃　　20　　　　┃
　　┣━━━━━━━━━╋━━━━━━━┫
　　┃　知識績效　　　　┃　　30　　　　┃
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　　┃　知識創(chuàng)新成果　　┃　　20　　　　┃
　　┣━━━━━━━━━╋━━━━━━━┫
　　┃　團隊業(yè)績　　　　┃　　30　　　　┃
　　┗━━━━━━━━━┻━━━━━━━┛
　　當然,針對不同層級的人員,所占權(quán)重應有所不同,如對高層級的管理者來講,團隊業(yè)績指標所占的比例應該更高,因為作為領(lǐng)導者,他的主要職責是要調(diào)動員工更積極地共享知識,從而創(chuàng)造更大的價值。
三、明確考核評價原則
　　事前評價與事后評價相結(jié)合原則。即要將知識共享前的狀態(tài)與知識共享后的狀態(tài)進行比較,從而體現(xiàn)出對知識的貢獻程度,不能僅僅以最終考核的絕對績效數(shù)作為考核的依據(jù),而是要有發(fā)展的眼光,不斷鼓勵大家推進知識共享。
　　結(jié)果評價與過程評價相結(jié)合原則。即對知識共享的考核,既要對其在知識共享過程中的態(tài)度加以考核,也要重視最后的知識績效和團隊績效。
　　簡化原則。即在知識共享的考核過程中,不要讓員工感到知識共享的考核繁雜,產(chǎn)生負面情緒,要盡量簡化步驟,簡化過程,易于操作。