電子文檔管理系統(tǒng)及其供應鏈

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問題的提出

知識是技術發(fā)展的源泉，新的知識是唯一能夠保持企業(yè)可持續(xù)發(fā)展和競爭優(yōu)勢的資源，它是技術創(chuàng)新、提高生產力和滿足顧客需要能力的基礎。知識將像原材料被用于制造產品一樣，也是一種可轉移的生產要素，當在生產過程中有效地加以應用時，知識的價值會不斷增值。把知識看作戰(zhàn)略資產來管理的企業(yè)必定會比沒有認識這一點的企業(yè)贏得更大的競爭優(yōu)勢。

知識供應鏈的概念是將工業(yè)企業(yè)、高校和科研機構的各自知識優(yōu)勢加以集成和系統(tǒng)化，以便為企業(yè)提供能夠提高效益和創(chuàng)新能力的信息和方法。研究表明，未來企業(yè)的競爭力取決于是否能夠不斷獲得新的知識和應用這些知識去實現(xiàn)產品和過程的創(chuàng)新。企業(yè)是知識供應鏈的最終用戶，高校和研究機構是知識的生產者。通過產、學、研的聯(lián)合，實現(xiàn)共同的市場目標，共享利益。

如果能夠將過去多年來制造業(yè)在物料供應鏈管理方面積累的成熟經驗運用到知識流的管理上去，形成知識供應鏈，那么就必定能夠大幅度提高制造企業(yè)的經營能力、生產力和利潤。

技術創(chuàng)新和知識流

“科教興國”的關鍵是創(chuàng)新。技術創(chuàng)新的本質是發(fā)現(xiàn)某種新事物，在很多情況下是由于產品不能滿足顧客（社會）要求所激發(fā)出來的。毫無疑問，創(chuàng)新需要新的知識，但新知識又往往難以立即表現(xiàn)出它的使用價值。比較容易成功的做法是，把新的知識與現(xiàn)有知識嫁接，開發(fā)出能夠為顧客創(chuàng)造價值的新產品或新服務。技術創(chuàng)新能否成功還取決于知識的轉移過程，即新思想和新概念的發(fā)現(xiàn)或創(chuàng)造能否及時有效地轉移給使用者，使他們應用這些知識開發(fā)出新產品或新服務，最終體現(xiàn)為商品價值和企業(yè)的競爭力。

實質上，知識供應鏈的作用是將知識的提供者與最終使用者聯(lián)系起來，如圖1所示。。但是，這個過程需要不斷加以改進和完善，只有對其中每一步驟的作用都很清楚和正確理解后，才能通過知識系統(tǒng)提高企業(yè)的競爭力。遺憾的是，直到目前為止，人們對這一過程還缺乏深刻的研究和認識，阻礙了知識的獲取及其作用的發(fā)揮，使科學技術成果沒有能夠迅速轉化為現(xiàn)實的生產力。

圖1 知識流

知識的產生是創(chuàng)造和發(fā)現(xiàn)新知識的過程。進行科學研究和實驗所獲得的科研成果是新知識產生的典型例子。同時，深入基層調查研究、總結實際經驗也是產生新知識的另一條途徑。在這個階段，知識好象物質生產過程中的原材料一樣，還沒有形成可用的產品，可以稱為“原知識”。

知識的開發(fā)是對原知識進行深加工的過程，使其成為可識別、可轉移和可傳播的。例如，將原知識以規(guī)范和明確的語言寫成文獻，使他人能夠理解；將專家的知識和實踐經驗寫成專家系統(tǒng)軟件，使他人能夠利用該領域專家的知識。經過開發(fā)后的知識可以看作是一種“知識產品”。

知識的轉移是以不同的方式轉移或傳播知識，使他人能夠有效地利用知識。轉移或傳播的方式包括發(fā)行印刷出版物和電子出版物，舉辦教育和培訓活動，以及個人傳授等。知識轉移的實質是一種“知識交易和知識產品的占有”。

知識的應用是將知識用于滿足客觀需要的過程。有時候，新知識就是最終的新產品；但大多數情況是，新知識與現(xiàn)有知識綜合，才能轉變成為新產品或新服務。顧客在使用產品或享用服務時，將他對新產品或新服務是否滿意反饋給知識的提供者。知識應用的實質可以看作是“知識消費”。如果沒有完全滿足顧客的需求，上述過程將重復進行。

實際上，這四個階段不是孤立的，而是相互緊密聯(lián)系的。但是，目前的情況是，每一階段的人都把自己的工作看成“最終產品”，缺乏共同的目標，是一種“推動”式系統(tǒng)。這種陳舊的、孤立的、各自為政的觀念導致科學技術研究成果的商品化程度很低，知識沒有能夠及時轉化為生產力。知識管理的目標就是形成連續(xù)有效的知識流，把這種“推動”式系統(tǒng)轉換成符合市場需求的“拉動”系統(tǒng)。

我們必須認識和高度重視知識管理在未來經濟發(fā)展中的重要性。我國現(xiàn)在已經成為世界第一“人才出口大國”，智力資本流失極其嚴重，再不采取用力措施，悔之晚矣。

從物料供應鏈到知識供應鏈

物料供應鏈是物料流動和增值過程所組成的事件網絡，包括原物料供應、加工制造、銷售等。供應鏈的概念是鏈上的每一個成員都以自己的資源、產品和技能按照時間、成本和質量要求完成它所承擔的義務。這個集成化的整體觀念使每一個成員能夠充分理解它所提供的產品和服務在全局中的作用和地位。供應鏈的建立使它的成員從狹窄的視野和活動圈子里跳出來，聯(lián)合起來為全局成功作出貢獻，從中分享更大的利益。

世界領先制造企業(yè)現(xiàn)在都已經采用物料供應鏈的組織方法，使他們所制造的產品能夠更加滿足市場要求。原材料、零部件和組件必須按質和準時地送到總裝廠，同時產出品也必須及時運往銷售商并轉到顧客手中。供應鏈的全面質量管理和準時管理使企業(yè)明顯提高了最終產品的質量和功能，降低了生產總成本，縮短了生產周期和交貨期。這是因為物料供應鏈將所有環(huán)節(jié)看作一個連續(xù)的、集成的系統(tǒng)加以管理。

知識供應鏈與物料供應鏈不同，它是抽象的、動態(tài)的和復雜的。但是，知識的價值與物質資源一樣，在生產過程中是不斷增值的。知識供應鏈和物料供應鏈有很多相似之處：

1)都有產生、開發(fā)、轉移和應用的不同階段；

2)都是從概念開始，通過附加價值的增加形成最終的產出，即可用的產品和可用的知識；

3)都需要有一個把概念轉化成消費者能使用的狀態(tài)的轉變過程；

4)在增值過程中都依賴于連續(xù)的、有效的和豐富的信息流和知識流；

5)一般都會涉及不同的單位或部門。

這種相似性使得我們有可能利用物料供應鏈的管理原則來管理知識供應鏈，促進技術創(chuàng)新的過程，使科學技術成果轉化為生產力。

知識供應鏈的內涵不是管理知識的具體的內容。它的目標是把相互孤立的知識創(chuàng)新階段和伙伴組織起來，通過科學的管理方法，集成和改進這一過程。

產學研的聯(lián)合和分工

在建立知識供應鏈時，伙伴的形式是多種多樣的，產學研聯(lián)合是重要趨勢。知識創(chuàng)新過程中學術機構（高等院校和研究院所）和工業(yè)企業(yè)的各自作用如圖2所示。

圖2 產學研在知識創(chuàng)新中的各自作用

圖2是劃分為四個部分的矩陣，用以表述提高企業(yè)競爭能力、使產品和服務滿足顧客和社會需要的不同關鍵活動。

左上部分：基礎科學研究是探索新的、對社會發(fā)展有益的基礎知識，同時它也是技術和管理科學持續(xù)發(fā)展的源泉。

右上部分：高等學校將科學研究成果納入教學內容，培養(yǎng)新的人才和建立新的學科，有效地傳播新知識。

左下部分：工業(yè)企業(yè)的研究活動是面向實際應用的。主要是了解顧客需要，將新知識轉化為新產品和新服務以及改進生產活動的應用研究。

左下部分：企業(yè)為職工提供繼續(xù)教育和發(fā)展的機會，使他們能夠有效地使用知識，提高企業(yè)的競爭力。

遺憾的是，直到目前為止，這四部分是幾乎各不相干的，特別是在工業(yè)企業(yè)和高等院校之間存在著相當大的隔閡。

回顧90年代初，在物料供應領域也存在著類似的情況，顧客和供應商之間沒有建立合作關系，物料供應混亂，采購費用高昂，質量和時間要求都沒有保證。后來通過物料供應鏈管理大大改善了物料供應的集成性，獲得了明顯的效益。

今天，我們完全可以借鑒物料供應鏈管理的經驗建立知識供應鏈，實現(xiàn)產學研的真正聯(lián)合，取得與物料供應鏈管理類似的效果。

產學研聯(lián)合的知識供應鏈管理模型如圖3所示。它把圖2中四個分割的部分集成為一個整體系統(tǒng)，同時反映了新一代企業(yè)的推行小組化工作方式的特點。

圖3 產學研聯(lián)合的知識供應鏈模型

知識供應鏈模型描述了采用供應鏈管理原則后所產生的巨大變化和改進，主要有四點：

1)技術創(chuàng)新是產學研聯(lián)合的產物，是一個具有反饋的知識流閉環(huán)回路，是一個集成的系統(tǒng)。

2)模型中間的重疊灰色部分描述了伙伴之間的內在聯(lián)系，表達打破相互之間的隔閡，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，為全局的成功作出貢獻的所在。

3)外層的箭頭描述了知識流和信息流，以及產學研之間的分工和知識增值過程。當沒有滿足市場需求的情況時，所有伙伴將共同研討問題所在，提出改進措施。

4)使最終用戶和每一成員都滿意將是知識供應鏈可持續(xù)發(fā)展的基石，每一成員都有幫助其他伙伴獲得成功的義務。知識供應鏈的最終效益取決于所有伙伴之間的合作和成功。

知識供應鏈的建立

知識供應鏈的建立不是教育和研究體制的改造，也不是工業(yè)企業(yè)和學術機構的結構調整，更不是把復雜的知識管理過程簡單化。知識供應鏈僅僅是把現(xiàn)有的、與知識創(chuàng)新有關的活動加以集成的一種工具。與物料供應鏈一樣，知識供應鏈的建立不需要從零開始；所有的要素都已經存在，只不過目前是相互孤立的。知識供應鏈的作用在于將有限的伙伴集合在一起，在特定的知識領域中圍繞一個有限的目標共同作出貢獻。建立知識供應鏈的基本步驟是：

1)明確用戶需要的特定知識內容和形式，建立知識提供者和知識使用者之間的兩點供應鏈；

2)找出影響建立知識供應鏈的障礙及其解決辦法，確認供應鏈管理的基本原則得到應用；

3)查明初步建立的兩點知識供應鏈是否能夠滿足需要，如果不能滿足需要，將知識供應鏈擴大到第三個知識供應者；

4)當感到滿意時，將這一知識供應鏈規(guī)范化，形成固定聯(lián)盟，并與其他知識供應鏈交流經驗。

建立知識供應鏈的過程必然會遇到某些障礙和困難。解決這些問題需要工業(yè)企業(yè)和學術機構具備新的觀念和業(yè)務實踐。首先所有伙伴必須認識和理解為什么這些障礙和困難會影響知識供應鏈的建立，然后才有可能去克服它。同時，知識供應鏈的運作本身也將會提供克服障礙和困難的動力和方法。

明確誰是最終用戶是知識供應鏈獲得成功的重要前提。因為只有最終用戶才能提出最終目標，建立衡量整個過程的標準，找到焦點，拉動整個過程和評價實施結果。然后，進一步必須明確：誰是最終用戶的代表？誰來確定“知識規(guī)范”？誰來判斷是否滿足這些規(guī)范？

面向最終用戶并不是說其他成員的利益是不重要的，或者是應該從屬于最終用戶的，所有伙伴都是平等的。最終用戶的責任是提出使整個系統(tǒng)能夠按照統(tǒng)一而明確的目標運行的聚焦點。沒有明確的最終用戶和統(tǒng)一目標，知識供應鏈就失去聚焦點，這樣，每一個伙伴會很自然地去努力實現(xiàn)他自己的目標，以局部取代整體。

為了使知識供應鏈能夠獲得成功并持續(xù)發(fā)展，就要保證每一個參與的組織和個人都能夠從中得益。

與物料供應鏈相比較，知識供應鏈的特點是包含更多的不同性質的單位和實體。為了保證通暢的信息流和知識流，他們之間必須相互理解、真誠合作，接受和參與這種個性多樣化的聯(lián)盟。工業(yè)企業(yè)與高等院校的性質和任務不同，他們之間必然存在差異和隔閡。例如，一方面高等院校的科研項目主要由政府資助，不是由企業(yè)提供經費，就很難真正為最終用戶提供可用的知識產品。另一方面企業(yè)重視短期效益，沒有認識到知識對提高競爭力的重要性和緊迫性，缺乏長期戰(zhàn)略，認為學校理論脫離實際，不愿意投資長期的科研項目。他們之間缺乏信息和知識的交流。

為了改變這一狀況，工業(yè)企業(yè)和高等院校需要共同努力，更新觀念，促使信息和知識的流動。工業(yè)企業(yè)必須認識知識是重要的生產資源，應該經常向高等學校提出生產中存在的問題和急需的技術知識。高等院校應該認真聽取企業(yè)（特別是最終用戶）的意見。建立知識供應鏈的目的是為了使雙方更好地為對方服務，利用各自的優(yōu)勢，通過科技成果的實用化和商品化，使大家都能夠獲得巨大的利益。

將知識供應的過程建成一個集成的鏈，就有可能把知識供應過程從無序變?yōu)橛行?，把中斷和等待轉變?yōu)檫B續(xù)的流動，使各方都能夠按照時間和地點要求為整個過程提供更好的服務，同時保證各方的利益。為了實現(xiàn)這個目標，必須妥善解決以下幾個問題：知識的評估、資金來源、學術水平的標準以及知識交流。

在知識供應鏈中必須明確每個環(huán)節(jié)的成本、時間、質量以及功能要求和效益，才能正確評估其結果。當結果沒有達到預期目標時，各方應該共同找出問題所在，協(xié)商解決的辦法。為此，有必要為鏈中每一環(huán)節(jié)建立成本、時間、質量和功能四個指標的矩陣，以避免僅局限于最終用戶提出的一、二個目標。

網上專家

“網上專家”是利用各種計算機網絡提供知識產品和服務的統(tǒng)稱。“專家”可以是個人、小組或公司，但他們都是知識的提供者。例如，在新產品設計的過程中，可以將CAD文件通過網絡傳送給“有限元分析專家”，由他進行靜態(tài)和動態(tài)性能的分析。在工藝設計過程中，可以將CAD文件通過網絡傳送給“數控編程專家”，由他進行零件數控加工程序的編制。

網上專家具有該領域的豐富知識、掌握最新的發(fā)展動態(tài)、配備有先進的計算機硬件和軟件，他可以為不同的顧客提供服務。因此，網上專家在技術上非常熟練，工作效率很高，可以快速提供優(yōu)質的知識產品和服務，費用相對合理。

人的素質，包括技能、知識和觀念是企業(yè)能夠生產高附加價值、高質量產品的核心。雖然人的體力是有限的，但人的智力發(fā)展卻是無限的，如果能夠讓網上專家充分展示個人的創(chuàng)造力，開發(fā)出具有創(chuàng)新性的新產品，就會為網絡聯(lián)盟制造中的企業(yè)帶來巨大的經濟效益。

結論

知識管理和知識供應鏈的建立，必須是從知識工程的大處著眼，從解決具體問題的小處著手，創(chuàng)造和逐步積累經驗。為了使知識供應鏈在企業(yè)中能夠獲得成功并持續(xù)發(fā)展，就要充分利用產學研各方的優(yōu)勢，保證每一個參與的組織和個人都能夠通過科技成果的實用化和商品化獲得巨大的利益。從而，大幅度地提高制造企業(yè)的經營能力、競爭力、生產力和利潤。

來源：e-works