電子文檔管理系統(tǒng)把人和＂腦袋＂分開(kāi)

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不久前的一次企業(yè)管理沙龍上，明基全球副總裁洪宜幸指出：?jiǎn)T工突然離職會(huì)不會(huì)影響企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)，關(guān)鍵就在于知識(shí)管理的好壞。

項(xiàng)目剛做到一半，核心員工卻要辭職，這時(shí)老板會(huì)很痛苦，一方面為員工看起來(lái)很假的辭職理由而困惑，另一方面會(huì)因?yàn)槁毼坏目杖倍^疼，似乎沒(méi)有更好的辦法來(lái)馬上解決這一問(wèn)題。

不久前，在明基逐鹿軟件（蘇州）有限公司組織的一場(chǎng)題為“締造知識(shí)文化、成就卓越組織”的管理沙龍上，明基全球副總裁洪宜幸指出，如今很多企業(yè)不再奢望自己能夠培養(yǎng)出許多人才，并一輩子留為己用。在這種情況下，最務(wù)實(shí)的做法乃是讓人才在職的時(shí)候充分發(fā)揮自己的潛力，并把成果留在企業(yè)，將來(lái)即使員工突然離職，只要他把項(xiàng)目所需的技術(shù)、累積的經(jīng)驗(yàn)、資訊與知識(shí)留下即可。而能否做到這一點(diǎn)的關(guān)鍵就在于知識(shí)管理的好壞。

人“腦”分治保證持續(xù)成長(zhǎng)

洪宜幸認(rèn)為，締造高效團(tuán)隊(duì)先是要找到合適的人，然后讓員工做合適的事，最后再把人和腦袋分開(kāi)管理，分別打造人才流、工作流、知識(shí)流。擁有成熟知識(shí)管理水平的企業(yè)可以讓公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力不斷積累，不會(huì)因?yàn)閱T工的過(guò)度流失而受影響，保證持續(xù)成長(zhǎng)。

那么，如何做到這一點(diǎn)呢？洪宜幸介紹了明基公司的經(jīng)驗(yàn)。在明基，員工不僅擁有一個(gè)強(qiáng)大的內(nèi)部局域網(wǎng)，而且還有一個(gè)人人都可以進(jìn)入的學(xué)習(xí)平臺(tái)，員工可以在此自由交流。比如，一個(gè)剛剛進(jìn)入明基的員工不僅可以在這個(gè)系統(tǒng)里找到簡(jiǎn)單的“入門(mén)指南”，知道自己需要做什么工作，也可以把前輩的經(jīng)驗(yàn)直接復(fù)制、付諸實(shí)施；如果員工是外地人，他甚至可以在這里找到蘇州當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)土人情介紹，還可以了解到馬路對(duì)面飯館的魚(yú)香肉絲其實(shí)不太好吃。

當(dāng)然，員工除了可以在這里討論公司附近哪一家餐館做的菜更好吃以外，更多的話(huà)題還是與工作有關(guān)。在這里，公關(guān)經(jīng)理會(huì)把自己每天拜訪(fǎng)的媒體一一整理，并把每次拜訪(fǎng)交談的內(nèi)容一一記錄；同樣，銷(xiāo)售人員也必須每天把新增的客戶(hù)記錄在冊(cè)，并把客戶(hù)檔案整理好；產(chǎn)品開(kāi)發(fā)經(jīng)理則需要每天都把新的創(chuàng)意輸入電腦，這樣其他的開(kāi)發(fā)員工也可以受到啟發(fā)。這樣，員工就把工作、生活融為一體。

KM=（P+K）S

雖然目前很多企業(yè)都聲稱(chēng)要建立“學(xué)習(xí)型組織”，但知識(shí)管理的概念在中國(guó)本土的認(rèn)知率還很低，而且很多企業(yè)所謂的知識(shí)管理還只是停留在文檔管理局面，只有極少數(shù)中國(guó)企業(yè)真地在做知識(shí)積累，進(jìn)行知識(shí)管理。

要締造學(xué)習(xí)型組織，需要解決三個(gè)問(wèn)題：有人可以教、有東西可以學(xué)，學(xué)起來(lái)要方便，而知識(shí)管理主要解決后兩個(gè)問(wèn)題。

知識(shí)管理可以用一個(gè)公式來(lái)幫助理解：KM=（P+K）S。KM（knowledge management）是指知識(shí)管理，P（person）代表企業(yè)的員工，+代表信息科技，K（knowledge）代表知識(shí)，主要是指企業(yè)內(nèi)部共享的資料，S（share）表示分享。只有營(yíng)造一個(gè)員工愿意分享的環(huán)境，一個(gè)員工可以輕松分享的途徑，知識(shí)管理才可以起步。

員工不愿分享知識(shí)咋辦

員工不愿與人分享知識(shí)與內(nèi)部交流體系欠缺是知識(shí)管理中的兩大難題，尤其是前者更難解決。

通常來(lái)說(shuō)，很多公司的核心技術(shù)只有少部分員工掌握，這些員工只要一離職，公司馬上就會(huì)陷入困境。很多公司抱怨說(shuō)，并不是自己不知道要做知識(shí)管理，而是無(wú)法提供一個(gè)讓員工與他人分享的理由，沒(méi)有人愿意做“小老師”。

洪宜幸介紹說(shuō)，在微軟、IBM這些企業(yè)，員工有比較好的交流氛圍，設(shè)計(jì)人員每天都會(huì)討論，他們彼此信任，所以這些企業(yè)中“小老師”不難找，但是在國(guó)內(nèi)，目前企業(yè)都沒(méi)有好辦法，很難在短時(shí)間內(nèi)解決這一問(wèn)題，企業(yè)在這方面并不是完全無(wú)計(jì)可施。要改變這一狀況，第一件工作便是改造企業(yè)文化，形成開(kāi)放、自由的氛圍，這對(duì)于知識(shí)型人才極為重要。

其次，依靠必要的制度加以輔助。對(duì)于一些提供信息資源的員工，公司應(yīng)該給予實(shí)際的獎(jiǎng)勵(lì)，以此提高員工的積極性，鼓勵(lì)更多的人參與到企業(yè)內(nèi)部資源共享的行列中來(lái)，從而讓資源的利用實(shí)現(xiàn)最大化，提升公司的競(jìng)爭(zhēng)力。

知識(shí)有內(nèi)外之分

知識(shí)型管理第一個(gè)問(wèn)題是有東西可學(xué)，第二個(gè)問(wèn)題則是方便學(xué)。眼下員工有了問(wèn)題更愿意去百度、Google等搜索引擎尋找答案。對(duì)于很多企業(yè)來(lái)說(shuō)，如何創(chuàng)造一個(gè)讓員工感覺(jué)更為方便的企業(yè)學(xué)習(xí)平臺(tái)，也是一個(gè)大問(wèn)題。很多企業(yè)運(yùn)用了一些知識(shí)管理軟件，卻發(fā)現(xiàn)效果并不理想。

在洪宜幸看來(lái)，這其實(shí)還是企業(yè)自身知識(shí)管理沒(méi)有到位的問(wèn)題。知識(shí)有內(nèi)部與外部之分：企業(yè)外部的信息確實(shí)可以通過(guò)很多途徑獲得，但是很多內(nèi)部知識(shí)卻沒(méi)辦法得到。

他舉了個(gè)簡(jiǎn)單的例子來(lái)說(shuō)明問(wèn)題。前不久，明基逐鹿的部門(mén)經(jīng)理吳寧剛剛辭職，接替她工作的另一位年輕員工卻能很快上手。原因就在于吳寧走之前已經(jīng)把自己幾年積累來(lái)的資源——也就是所謂的“內(nèi)部知識(shí)”作了充分整理，并完整地移交給了接班人，而這些內(nèi)部知識(shí)是百度等搜索引擎代替不了的。

最后，洪宜幸還建議說(shuō)，員工內(nèi)部交流平臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)不能只考慮工作因素，還應(yīng)該將員工的工作、生活相結(jié)合。原因很簡(jiǎn)單，員工主動(dòng)交流的學(xué)習(xí)效果當(dāng)然要比主管?chē)?yán)格要求的學(xué)習(xí)效果好得多。

來(lái)源:中國(guó)管理傳播網(wǎng)