電子文檔管理系統(tǒng)不是“霧里看花”

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據(jù)畢馬威公司研究報告顯示，企業(yè)引入知識管理后所獲得的具體效益是:協(xié)助企業(yè)作更佳的決策（71％），提高對顧客的掌握度（64％），提高應(yīng)變力（68％），增加員工技能（63％），增加生產(chǎn)力（60％），降低成本（57％），增加利潤（52％）。 

越來越多的中國企業(yè)認識到知識管理對于組織發(fā)展的重要性，已經(jīng)或者正在著手利用知識管理的理念和方法來提高企業(yè)的效率、促進創(chuàng)新從而最終提高企業(yè)在市場中的競爭力和對市場的反應(yīng)能力。 

但在中國企業(yè)的知識管理實施中尚存在許多問題，由于知識管理對于中國企業(yè)是一個較新的概念，所以許多中國企業(yè)在知識管理實施中往往達不到期望的效果，從而最終遷怒于知識管理本身。

知識管理是對企業(yè)知識的創(chuàng)造、獲取、加工、儲存、傳播和應(yīng)用的管理，同時還包括對與知識有關(guān)的各種資源和無形資產(chǎn)的管理，涉及知識組織、知識設(shè)施、知識資產(chǎn)、知識活動、知識人員、知識交流和使用場所的全方位、全過程的管理。

知識管理過程涉及組織戰(zhàn)略、架構(gòu)、組織文化、知識工作者、制度、IT系統(tǒng)的方方面面，是一個系統(tǒng)工程。對某一方面的偏廢都將導(dǎo)致知識管理實施效果的不理想。

從總體上說，知識管理體系的建立涉及到知識管理理念和知識管理的軟硬件支撐兩大部分。

其中，知識管理理念包括知識管理目標管理、企業(yè)文化、組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)制度、戰(zhàn)略機制等方面的建設(shè)。

知識管理的硬件對應(yīng)的是知識管理IT平臺，它是一個支撐企業(yè)知識收集、加工、存儲、傳遞和利用的平臺，通過因特網(wǎng)、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)、外聯(lián)網(wǎng)和知識門戶等技術(shù)工具將知識和應(yīng)用有機整合。

知識管理的軟件對應(yīng)的是知識管理系統(tǒng)，它通過文件管理系統(tǒng)、群件技術(shù)、搜索引擎、專家系統(tǒng)和知識庫等技術(shù)工具，使企業(yè)顯性知識和隱性知識得到相互轉(zhuǎn)化。 

知識管理不僅是一套系統(tǒng)

從本質(zhì)上講，企業(yè)知識管理是企業(yè)管理中的一項重要的、基礎(chǔ)的管理實踐。知識管理不等于一套所謂的知識管理系統(tǒng)，據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，知識管理是“95％的管理+文化和5％的技術(shù)”。

我國知識管理實施領(lǐng)域最大的障礙和問題在于企業(yè)忽視了人（知識工作者）和文化問題。許多知識管理系統(tǒng)廠商虛假宣傳通過他們的軟件、系統(tǒng)、平臺就可以實現(xiàn)組織的知識管理，在一定程度上擾亂了企業(yè)的知識管理實施。 

目標管理 要成功地實施企業(yè)知識管理首先必須明確企業(yè)發(fā)展前景和方向。確定企業(yè)知識管理的目標一定要與企業(yè)總體的經(jīng)營目標相一致。

文化建設(shè) 主要是創(chuàng)建企業(yè)共享文化、團隊文化、學習文化和創(chuàng)新文化。

在企業(yè)中通過組織結(jié)構(gòu)扁平化，消除阻礙溝通的等級制度，建立員工之間相互平等信任、寬松、和諧的共享型企業(yè)文化。

通過為員工提供直接交流的空間和虛擬空間，如會議室、茶話會、討論社區(qū)、視頻會議等，創(chuàng)造交流共享的環(huán)境;采取知識共享激勵措施，對有貢獻的員工給予物質(zhì)和精神的獎勵，鼓勵全體員工加強交流。

通過多學科團隊、虛擬團隊等促使企業(yè)內(nèi)部從各部門的多頭作戰(zhàn)轉(zhuǎn)向團隊協(xié)作，強調(diào)與內(nèi)部員工、客戶、供應(yīng)商甚至競爭對手的協(xié)作，從而提高企業(yè)的團隊合作意識和精神。

建立學習型組織，塑造組織的學習文化，培養(yǎng)組織的學習氛圍，提供學習條件，通過對員工進行專業(yè)知識和技能的培訓，建立知識庫和在線學習系統(tǒng)，員工自學、“師傅帶徒弟”、參加會議、聘請專家、參觀學習等多種方式，鼓勵員工探索新的領(lǐng)域，促進員工終身學習。

組織推動在企業(yè)中實施知識管理首先要有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。同時還需要設(shè)立專門知識管理部門和知識主管（CKO），CKO應(yīng)是副總裁一級的人物，是具備權(quán)利、聲望、財務(wù)預(yù)算能力的企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的一員，具有明確的重要地位，以確保工作執(zhí)行的權(quán)威性。

團隊建設(shè) 建立一套企業(yè)人力資源的選拔和評價體系，鼓勵更多的員工把自己的隱性知識轉(zhuǎn)化為企業(yè)共享知識，為員工提供廣闊、自由的發(fā)展空間。 

制度建設(shè) 主要是建立知識的運行機制、明晰機制、績效考核和激勵機制，通過制度保障知識管理的順利進行。 

如建立知識的收集與文檔積累機制、知識分類與標準化制度、利用與轉(zhuǎn)化機制、更新與清理機制、傳播機制，共享交流等知識運行機制。

通過考核制度對員工的知識管理貢獻和成果進行審查和評鑒，將知識共享的數(shù)量和質(zhì)量、參與程度與個人的工作績效評定掛鉤;同時設(shè)計合理的激勵機制，鼓勵員工積極參與知識管理，促進并獎勵知識共享。

戰(zhàn)略機制 實現(xiàn)知識管理的戰(zhàn)略部署，通過評估當前企業(yè)知識資源管理現(xiàn)狀，找出差距，形成知識管理目標和知識管理戰(zhàn)略規(guī)劃。

企業(yè)的知識管理戰(zhàn)略應(yīng)該反映總體的競爭戰(zhàn)略，采用個性化的戰(zhàn)略模式，實施知識創(chuàng)新、知識共享、知識聯(lián)盟、知識轉(zhuǎn)移、知識保護等，來提高企業(yè)的競爭力、發(fā)展企業(yè)的核心能力。

軟硬件支撐

在知識管理的軟硬件支撐中，中國大部分企業(yè)的硬件環(huán)境都不錯。與發(fā)達國家相比，我國企業(yè)的硬件也毫不遜色，對知識管理的硬件支撐系統(tǒng)本文不再詳述。

但中國的知識管理的軟件卻不盡如人意，魚龍混雜，許多掛著知識管理的“羊頭”的軟件和系統(tǒng)根本不能促進知識的共享、傳遞和利用。

筆者認為，真正的知識管理軟件必須能夠?qū)崿F(xiàn)以下的管理功能:

知識地圖 知識地圖是企業(yè)知識資源的導(dǎo)航系統(tǒng)。作用在于幫助員工迅速找到所需的知識資源，顯示整個企業(yè)知識資源的分布情況。

知識庫 將企業(yè)的各類知識條理化、知識標準化和知識分類編碼后，儲存于知識庫。

專家網(wǎng)絡(luò) 專家網(wǎng)絡(luò)包括專家地圖、專家解疑和專家評議。 

業(yè)務(wù)流程 對企業(yè)內(nèi)部每一個環(huán)節(jié)、每一個部門、每一個崗位的業(yè)務(wù)流程都要規(guī)范化、標準化，自動化處理，把指派任務(wù)、任務(wù)跟蹤、通知和情況匯報等職責流程都通過工作流實現(xiàn)。

協(xié)同工作 通過建立部門內(nèi)部、部門之間和企業(yè)級的高效配合和協(xié)作，及時地溝通交流，實現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門的有效協(xié)作，提高工作效率，為工作創(chuàng)新提供有效的空間和氛圍。

企業(yè)培訓（E－Learning） 建立在線學習系統(tǒng)，根據(jù)員工崗位以及需要而設(shè)計課程，將企業(yè)的一些基本技巧、操作性知識制作成文件手冊、訓練教材等放在網(wǎng)上，實現(xiàn)員工自主、隨時隨地地進行在職培訓。 

CKO工具箱 為CKO和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供多種知識推進功能，包括知識規(guī)劃、知識跟蹤與推進、知識評測、知識審核等。

總而言之，要構(gòu)建企業(yè)的知識管理體系，就必須在為知識工作者提供一個簡單、方便、適用的IT平臺的基礎(chǔ)上，加強知識管理理念的宣導(dǎo)，推動知識管理文化的建設(shè)，通過持之以恒的努力，才能取得效果。

知識管理體系的建設(shè)是一個長遠的過程，需要領(lǐng)導(dǎo)的支持，企業(yè)文化和價值觀的培育，全體員工的參與，需要全面規(guī)劃、實施。

構(gòu)建企業(yè)的知識管理體系，就必須在為知識工作者提供一個簡單、方便、適用的IT平臺的基礎(chǔ)上，加強知識管理理念的宣導(dǎo)，推動知識管理文化的建設(shè)，通過持之以恒的努力，才能取得效果。

來源：CIO時代