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王宇翔:構(gòu)建“后ERP”時代的協(xié)同管理系統(tǒng)

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王宇翔

一、信息化30年的歷程與困惑

從1978年長春一汽開始試點會計電算化開始算起,信息化在我國發(fā)展已經(jīng)到達(dá)了30個年頭。在這30年中,平均每10年就經(jīng)歷一個新的發(fā)展周期,其中有四個時間點至關(guān)重要;

第一個時點就是財政部拔款給長春一汽,進(jìn)行會計領(lǐng)域的信息化建設(shè),成為我國會計電算化及企業(yè)信息化建設(shè)的起點;第二個時點是上世紀(jì)90年代初,我國以會計軟件、進(jìn)銷存軟件、MIS系統(tǒng)軟件為主的管理軟件蓬勃發(fā)展,涌現(xiàn)了一大批專注于管理軟件研發(fā)和推廣服務(wù)的專業(yè)管理軟件公司,這些軟件公司有些已經(jīng)在歷史發(fā)展的潮流中被湮沒了,有些已經(jīng)成為目前中國軟件產(chǎn)業(yè)的中堅力量,例如金蝶軟件就是成立于90年代初期;第三個時點是1998年,中國幾家主流的財務(wù)及企業(yè)管理軟件廠商齊聚北京,共同舉辦會議,并且聯(lián)手進(jìn)軍ERP應(yīng)用領(lǐng)域,中國管理軟件產(chǎn)業(yè)從此邁向了以ERP應(yīng)用為主的高速發(fā)展時期,這期間用友成為由財務(wù)軟件廠商轉(zhuǎn)型為ERP廠商最為成功的企業(yè)之一;第四個時點是2007年,協(xié)同軟件經(jīng)過幾年的發(fā)展,正式被廣大用戶認(rèn)可,成為信息化基礎(chǔ)應(yīng)用軟件之一。這年的年底,由計算機(jī)支持的協(xié)同工作(CSCW)委員會主辦、協(xié)達(dá)軟件承辦的中國協(xié)同軟件年度盛會,在復(fù)旦大學(xué)舉行,協(xié)達(dá)、點擊等國內(nèi)知名協(xié)同軟件廠商齊聚一堂,共同商討如何深入推進(jìn)協(xié)同軟件在中國的發(fā)展,協(xié)同軟件產(chǎn)業(yè)已經(jīng)初具雛形,并且成為管理軟件產(chǎn)業(yè)的重要組成部分。

中國信息化發(fā)展的三個周期四個時間點

信息化發(fā)展30年,取得了可喜的成績,但是也存在不少問題,其中最為突出的問題就是信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重。甚至有許多信息化系統(tǒng)來自于不同廠商的不同產(chǎn)品,例如:ERP、CRM、HR等軟件,這些軟件都是企業(yè)信息化的重要組成部分,但是這些系統(tǒng)之間往往相對隔離。以銷售業(yè)務(wù)為例,客戶的管理是在CRM里完成,銷售發(fā)貨、收款等是在ERP里完成,如果需要將客戶銷售流程和發(fā)貨、收款流程貫穿,以實現(xiàn)多系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)協(xié)作,系統(tǒng)往往難以勝任。有些信息化系統(tǒng)在實際應(yīng)用,已經(jīng)部分實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的集成,但是當(dāng)業(yè)務(wù)流程重組和優(yōu)化之后,這些流程無法隨之變化,造成系統(tǒng)的應(yīng)用紊亂。如何實現(xiàn)有效協(xié)作,并且滿足業(yè)務(wù)流程不斷重組和優(yōu)化的應(yīng)用要求,成為擺在信息化系統(tǒng)用戶和廠商面前的重大問題。

以工作流為核心的大協(xié)同應(yīng)用示意圖

二、協(xié)同軟件的發(fā)展歷程

協(xié)同軟件的產(chǎn)生,對溝通信息孤島,起到了極大的促進(jìn)作用。以溝通信息孤島為主要應(yīng)用價值的協(xié)同軟件中,業(yè)務(wù)流程管理BPM和即時通訊IM,是重要的兩個核心應(yīng)用功能。因此,協(xié)同軟件的發(fā)展,與BPM和IM的發(fā)展息息相關(guān)。

協(xié)同軟件及協(xié)同管理,雖然是近幾年才得到廣泛關(guān)注,但早在上世紀(jì)80年代,就已經(jīng)有人提出了協(xié)同軟件的概念。CSCW,即:計算機(jī)支持的協(xié)同工作,就是在1984年被正式提出,直到今天還被采用的,協(xié)同軟件的標(biāo)準(zhǔn)概念。

2000年開始,協(xié)同軟件被應(yīng)用到信息化領(lǐng)域,具有簡單工作流功能的OA軟件開始出現(xiàn);2001年,騰訊、點擊等力推以即時通訊IM為主的協(xié)同應(yīng)用,協(xié)同軟件開始在國內(nèi)受到廣泛關(guān)注;2004年,復(fù)旦協(xié)達(dá)由科研機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)型為商業(yè)公司,推出我國首套SOA協(xié)同軟件,率先倡導(dǎo)以BPM為核心的協(xié)同應(yīng)用。中國信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究CCID,所屬媒體發(fā)文指出:協(xié)達(dá)的成功轉(zhuǎn)型,不僅表明技術(shù)型協(xié)同軟件廠商與市場結(jié)合后具備強大競爭力,同時帶動了中國協(xié)同軟件由市場培育走向成熟應(yīng)用 ;2005年,CCID在管理軟件年度報告里,首次將協(xié)同軟件當(dāng)作一個獨立的軟件門類,協(xié)達(dá)同年發(fā)布國內(nèi)第一套流程型協(xié)同軟件;2006年Gartner發(fā)表兩篇主題文章:“協(xié)同軟件—下一代信息系統(tǒng)”和“基于BPM的動態(tài)建模,新的協(xié)同軟件”,協(xié)同軟件的市場地位,和以工作流為核心的協(xié)同應(yīng)用,受到了國際權(quán)威機(jī)構(gòu)的認(rèn)可;2007年,中國協(xié)同軟件技術(shù)與應(yīng)用高層論壇在復(fù)旦大學(xué)召開,推動協(xié)同軟件在中國的發(fā)展達(dá)到一個新高度;2008年,協(xié)同軟件繼續(xù)保持高速發(fā)展勢頭,協(xié)同軟件將由先進(jìn)的IT應(yīng)用系統(tǒng),成為每個企事業(yè)單位都必需的基礎(chǔ)應(yīng)用軟件。

三、協(xié)同管理金三角

目前協(xié)同軟件的理念和思想各不一致,持有正確的協(xié)同管理思想,是應(yīng)用好協(xié)同軟件的前提 。協(xié)同軟件是輔助多人多組織共同完成管理事務(wù)的應(yīng)用軟件,通過優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,和加強以知識為主的信息共享與溝通,來提升人員的工作效率,增強應(yīng)用單位的管理執(zhí)行力。協(xié)同軟件應(yīng)用比較廣泛,主要包括:企事業(yè)單位和黨政機(jī)關(guān)的辦公自動化、內(nèi)部和內(nèi)外部之間的協(xié)同商務(wù)等等。參與協(xié)同管理的要素,歸納起來,主要就是三點:人、知識、流程,三大管理要素之間的相互作用,產(chǎn)生出協(xié)同管理的各項應(yīng)用需求,以及對應(yīng)協(xié)同軟件的各項應(yīng)用功能。

協(xié)達(dá)軟件的協(xié)同管理金三角

通過協(xié)達(dá)軟件的協(xié)同管理金三角這個圖,我們可以清晰地看到協(xié)同管理三大要素之間的關(guān)系。在人與流程的相互作用中,主要的管理重點包括:組織變革與流程優(yōu)化、圖形化流程定義與柔性再造、流程跟蹤與監(jiān)控、多種流程人員選定模式、流程與任務(wù)表單權(quán)限綜合、多角色流程處理權(quán)限、多組織層級的流程權(quán)限、以人為中心的流程任務(wù)提醒、集中化的流程任務(wù)處理,等;在人與知識相互作用中,主要的管理重點包括:隱性知識與顯性知識、多組織層級的知識集中查閱、輪廓(Profiling)與個人化(Personalization) 并存、分布式知識審計、無限層級的知識多維管理、知識地圖自動與手工編制、知識互動與知識推薦、知識文檔在線編撰與手工采集、知識擴(kuò)散與追蹤,等;在知識與流程的相互作用中,主要的管理重點包括:流程轉(zhuǎn)入知識與知識自動采集、知識流動與格式化擴(kuò)散、流程內(nèi)容查閱的多層級授權(quán)、流程內(nèi)容的在線智能分析,等。

四、協(xié)同管理三要素的解析

1、以人為中心

在日常管理中,人是中心和重點,在協(xié)同管理中也不例外。闡述協(xié)同管理,我們將對人的管理闡述放在第一位。人是隸屬于組織的,因此闡述人的管理,同時就是在闡述組織管理。在日常管理中,人所隸屬的組織,會有多個層級,小單位一般是二到三個層級,大單位甚至?xí)?到10個層級,協(xié)同管理要能夠適應(yīng)各種層級的組織管理應(yīng)用要求。本軟件對人和組織有非常完善的管理,設(shè)計了適合多組織層級的授權(quán)機(jī)制,在權(quán)限設(shè)定時,可以對人、部門、角色進(jìn)行定義,在功能授權(quán)和管理流程中,充分考慮到組織管理中關(guān)系、職能、決策三大要素,知識與流程的管理,都與人的“工作三種工作屬性”和“組織三大管理要素”相關(guān)。

協(xié)達(dá)軟件以人為中心的協(xié)作授權(quán)示意圖

2、以流程為血脈

流程是管理的血脈,個人、部門、角色三種人的工作屬性,以及關(guān)系、職能、決策三大組織管理要素,都可以通過流程“聯(lián)通”起來,并對工作任務(wù)的處理起到制約作用。流程管理可以打破傳統(tǒng)的科層級組織架構(gòu),建立適應(yīng)信息化管理時代要求的流程型組織,讓管理更加扁平化,實現(xiàn)跨組織、跨區(qū)域、甚至跨系統(tǒng)的“大協(xié)同”應(yīng)用,這也正是本軟件的思想精髓之所在。

協(xié)達(dá)軟件的流程管理示意圖

通過流程“聯(lián)通”的各項工作任務(wù)復(fù)雜多樣,在實際處理時所有的工作任務(wù)都以人為中心“推送”,并且集中處理,而不需要操作者分別進(jìn)入不同的模塊尋找待處理任務(wù)。工作任務(wù)的處理請求和處理結(jié)果,通過門戶展現(xiàn),工作的過程和內(nèi)容,則是通過流程引擎和動態(tài)表單來記錄。本軟件圖型化的長鏈業(yè)務(wù)流程引擎,和所見即所得的WEB動態(tài)表單,可以基于動態(tài)建模應(yīng)用思想,組建各種協(xié)同化的應(yīng)用方案。在實際應(yīng)用中,戰(zhàn)略、組織、運營三大流程是應(yīng)用核心。其中,戰(zhàn)略流程也叫決策流程,包括記載決策內(nèi)容的公文,和管理決策活動的會議管理;組織流程也叫人員流程,主要是招聘、請假、離職等,涵蓋“選育用留”四個部分的人力資源相關(guān)流程;運營流程是單位日常業(yè)務(wù)開展中涉及的流程,工商企業(yè)單位主要訂單、合同、請款等流程,黨政機(jī)關(guān)主要是工作監(jiān)督、政務(wù)公開等相關(guān)流程。

3、多維的知識管理

知識管理能夠?qū)?ldquo;無形”的知識資產(chǎn)有效利用,為應(yīng)用單位創(chuàng)造無限的價值。簡單來說,知識活動就是一種系統(tǒng)的溝通行為,從執(zhí)行力管理思想來看,加強以知識管理為主的溝通,和優(yōu)化流程一樣,是增強管理執(zhí)行的兩個重要方面之一。

協(xié)達(dá)軟件的知識管理框架圖

散落在管理系統(tǒng)里的各種原始數(shù)據(jù),是知識的基礎(chǔ)和來源。這些數(shù)據(jù)包括了非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù);原始數(shù)據(jù)經(jīng)過整理,建立起數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián),這些數(shù)據(jù)成為被方便利用的信息,這些信息主要以文本和表格等形式存在,其中文本、影音等信息主要來自于非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),表格主要來自于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù);信息如果能夠作為工作參考資料,以指導(dǎo)日常的工作行為,這些信息就成了知識。知識主要分為顯性知識和隱性知識,顯性知識是通過組織單位的管理行為予以記載、散布的知識,包括:新聞、公告、規(guī)章制度、檔案、報表等。隱性知識是“隱藏”在每個人頭腦中的知識,包括用以記錄日常工作經(jīng)驗和技巧的知識文檔,即狹義的知識,和工作交流討論、工作日志(內(nèi)部博客)等。這部分知識的采集、利用最難,但也最重要。為了解決隱性知識的管理難題,本協(xié)同軟件采用了許多應(yīng)對措施,包括:個人知識與公共知識輪廓并存的做法,和流程、郵件自動轉(zhuǎn)知識的做法,解決知識采集難題;采用了知識的不限層級的多維存儲,解決知識多角度管理和分析的問題;采用個人目錄共享權(quán)限繼承與公共目錄權(quán)限分離的做法,以及知識關(guān)聯(lián)、知識結(jié)合流程的做法,解決知識共享、擴(kuò)散的難題;采用自動統(tǒng)計、編制知識地圖的方式,解決知識推薦的難題,等。本軟件還將隱性知識和顯性知識分開管理,以同時滿足知識文檔、討論等隱性知識采集、利用的便捷性要求,和新聞、公告、檔案等顯性知識規(guī)范性管理需求。

五、協(xié)達(dá)軟件的協(xié)同總體應(yīng)用框架

我們除了可以從“人、流程、知識”三大要素來看待協(xié)同管理,在實際應(yīng)用中,應(yīng)用者還可以按日常工作的習(xí)慣,將本軟件分為五個應(yīng)用中心,即:信息處理、協(xié)同合作、內(nèi)部管理、信息交流、安全及維護(hù)。

協(xié)達(dá)軟件的協(xié)同管理總體應(yīng)用框架圖

信息處理中心主要是面向個人的一些辦公與信息管理,主要在個人的辦公門戶中展現(xiàn);協(xié)同合作是通過以業(yè)務(wù)流程引擎為核心功能,進(jìn)行跨組織、跨區(qū)域、甚至跨系統(tǒng)的協(xié)作,主要應(yīng)用功能包括了公文、會議等決策流程,和以表單為內(nèi)容載體的各項人事、業(yè)務(wù)管理流程;內(nèi)部管理是顯性知識的主要存儲之處的檔案管理,和會議室、小汽車等共享資源管理;信息共享與交流,是除顯性知識檔案、隱性知識文檔兩項核心知識管理功能外,一些零散的、輔助性知識,如:新聞、公告、規(guī)章制度,以及電子郵件EMAL、即時通訊IM等等,主要起到了知識、信息的共享和擴(kuò)散作用;安全維護(hù)主要包括了內(nèi)嵌的簽名認(rèn)證、系統(tǒng)控制面板、運行控制臺。所有五個中心的應(yīng)用內(nèi)容,通過豐富的授權(quán)方式,將個人、部門、單位的信息集中顯示在一個主頁中,而不需要繁瑣地分別進(jìn)入查看。本軟件的應(yīng)用功能,都是構(gòu)建在基于面向服務(wù)架構(gòu)SOA的協(xié)同應(yīng)用平臺CAP上,支持動態(tài)建模DEM和應(yīng)用的柔性再造。 (本文依據(jù)作者在2007年度中國協(xié)同軟件技術(shù)與應(yīng)用大會上的演講稿整理。)

發(fā)布:2007-03-21 15:34    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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