王宇翔：構建“后ERP”時代的協(xié)同管理系統(tǒng)

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一、信息化30年的歷程與困惑

從1978年長春一汽開始試點會計電算化開始算起，信息化在我國發(fā)展已經(jīng)到達了30個年頭。在這30年中，平均每10年就經(jīng)歷一個新的發(fā)展周期，其中有四個時間點至關重要；

第一個時點就是財政部拔款給長春一汽，進行會計領域的信息化建設，成為我國會計電算化及企業(yè)信息化建設的起點；第二個時點是上世紀90年代初，我國以會計軟件、進銷存軟件、MIS系統(tǒng)軟件為主的管理軟件蓬勃發(fā)展，涌現(xiàn)了一大批專注于管理軟件研發(fā)和推廣服務的專業(yè)管理軟件公司，這些軟件公司有些已經(jīng)在歷史發(fā)展的潮流中被湮沒了，有些已經(jīng)成為目前中國軟件產(chǎn)業(yè)的中堅力量，例如金蝶軟件就是成立于90年代初期；第三個時點是1998年，中國幾家主流的財務及企業(yè)管理軟件廠商齊聚北京，共同舉辦會議，并且聯(lián)手進軍ERP應用領域，中國管理軟件產(chǎn)業(yè)從此邁向了以ERP應用為主的高速發(fā)展時期，這期間用友成為由財務軟件廠商轉(zhuǎn)型為ERP廠商最為成功的企業(yè)之一；第四個時點是2007年，協(xié)同軟件經(jīng)過幾年的發(fā)展，正式被廣大用戶認可，成為信息化基礎應用軟件之一。這年的年底，由計算機支持的協(xié)同工作（CSCW）委員會主辦、協(xié)達軟件承辦的中國協(xié)同軟件年度盛會，在復旦大學舉行，協(xié)達、點擊等國內(nèi)知名協(xié)同軟件廠商齊聚一堂，共同商討如何深入推進協(xié)同軟件在中國的發(fā)展，協(xié)同軟件產(chǎn)業(yè)已經(jīng)初具雛形，并且成為管理軟件產(chǎn)業(yè)的重要組成部分。

中國信息化發(fā)展的三個周期四個時間點

信息化發(fā)展30年，取得了可喜的成績，但是也存在不少問題，其中最為突出的問題就是信息孤島現(xiàn)象嚴重。甚至有許多信息化系統(tǒng)來自于不同廠商的不同產(chǎn)品，例如：ERP、CRM、HR等軟件，這些軟件都是企業(yè)信息化的重要組成部分，但是這些系統(tǒng)之間往往相對隔離。以銷售業(yè)務為例，客戶的管理是在CRM里完成，銷售發(fā)貨、收款等是在ERP里完成，如果需要將客戶銷售流程和發(fā)貨、收款流程貫穿，以實現(xiàn)多系統(tǒng)之間的關聯(lián)協(xié)作，系統(tǒng)往往難以勝任。有些信息化系統(tǒng)在實際應用，已經(jīng)部分實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的集成，但是當業(yè)務流程重組和優(yōu)化之后，這些流程無法隨之變化，造成系統(tǒng)的應用紊亂。如何實現(xiàn)有效協(xié)作，并且滿足業(yè)務流程不斷重組和優(yōu)化的應用要求，成為擺在信息化系統(tǒng)用戶和廠商面前的重大問題。

以工作流為核心的大協(xié)同應用示意圖

二、協(xié)同軟件的發(fā)展歷程

協(xié)同軟件的產(chǎn)生，對溝通信息孤島，起到了極大的促進作用。以溝通信息孤島為主要應用價值的協(xié)同軟件中，業(yè)務流程管理BPM和即時通訊IM，是重要的兩個核心應用功能。因此，協(xié)同軟件的發(fā)展，與BPM和IM的發(fā)展息息相關。

協(xié)同軟件及協(xié)同管理，雖然是近幾年才得到廣泛關注，但早在上世紀80年代，就已經(jīng)有人提出了協(xié)同軟件的概念。CSCW，即：計算機支持的協(xié)同工作，就是在1984年被正式提出，直到今天還被采用的，協(xié)同軟件的標準概念。

2000年開始，協(xié)同軟件被應用到信息化領域，具有簡單工作流功能的OA軟件開始出現(xiàn)；2001年，騰訊、點擊等力推以即時通訊IM為主的協(xié)同應用，協(xié)同軟件開始在國內(nèi)受到廣泛關注；2004年，復旦協(xié)達由科研機構轉(zhuǎn)型為商業(yè)公司，推出我國首套SOA協(xié)同軟件，率先倡導以BPM為核心的協(xié)同應用。中國信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展研究CCID，所屬媒體發(fā)文指出：協(xié)達的成功轉(zhuǎn)型，不僅表明技術型協(xié)同軟件廠商與市場結合后具備強大競爭力，同時帶動了中國協(xié)同軟件由市場培育走向成熟應用 ；2005年，CCID在管理軟件年度報告里，首次將協(xié)同軟件當作一個獨立的軟件門類，協(xié)達同年發(fā)布國內(nèi)第一套流程型協(xié)同軟件；2006年Gartner發(fā)表兩篇主題文章：“協(xié)同軟件—下一代信息系統(tǒng)”和“基于BPM的動態(tài)建模，新的協(xié)同軟件”，協(xié)同軟件的市場地位，和以工作流為核心的協(xié)同應用，受到了國際權威機構的認可；2007年，中國協(xié)同軟件技術與應用高層論壇在復旦大學召開，推動協(xié)同軟件在中國的發(fā)展達到一個新高度；2008年，協(xié)同軟件繼續(xù)保持高速發(fā)展勢頭，協(xié)同軟件將由先進的IT應用系統(tǒng)，成為每個企事業(yè)單位都必需的基礎應用軟件。

三、協(xié)同管理金三角

目前協(xié)同軟件的理念和思想各不一致，持有正確的協(xié)同管理思想，是應用好協(xié)同軟件的前提 。協(xié)同軟件是輔助多人多組織共同完成管理事務的應用軟件，通過優(yōu)化業(yè)務流程，和加強以知識為主的信息共享與溝通，來提升人員的工作效率，增強應用單位的管理執(zhí)行力。協(xié)同軟件應用比較廣泛，主要包括：企事業(yè)單位和黨政機關的辦公自動化、內(nèi)部和內(nèi)外部之間的協(xié)同商務等等。參與協(xié)同管理的要素，歸納起來，主要就是三點：人、知識、流程，三大管理要素之間的相互作用，產(chǎn)生出協(xié)同管理的各項應用需求，以及對應協(xié)同軟件的各項應用功能。

協(xié)達軟件的協(xié)同管理金三角

通過協(xié)達軟件的協(xié)同管理金三角這個圖，我們可以清晰地看到協(xié)同管理三大要素之間的關系。在人與流程的相互作用中，主要的管理重點包括：組織變革與流程優(yōu)化、圖形化流程定義與柔性再造、流程跟蹤與監(jiān)控、多種流程人員選定模式、流程與任務表單權限綜合、多角色流程處理權限、多組織層級的流程權限、以人為中心的流程任務提醒、集中化的流程任務處理，等；在人與知識相互作用中，主要的管理重點包括：隱性知識與顯性知識、多組織層級的知識集中查閱、輪廓(Profiling)與個人化(Personalization) 并存、分布式知識審計、無限層級的知識多維管理、知識地圖自動與手工編制、知識互動與知識推薦、知識文檔在線編撰與手工采集、知識擴散與追蹤，等；在知識與流程的相互作用中，主要的管理重點包括：流程轉(zhuǎn)入知識與知識自動采集、知識流動與格式化擴散、流程內(nèi)容查閱的多層級授權、流程內(nèi)容的在線智能分析，等。

四、協(xié)同管理三要素的解析

1、以人為中心

在日常管理中，人是中心和重點，在協(xié)同管理中也不例外。闡述協(xié)同管理，我們將對人的管理闡述放在第一位。人是隸屬于組織的，因此闡述人的管理，同時就是在闡述組織管理。在日常管理中，人所隸屬的組織，會有多個層級，小單位一般是二到三個層級，大單位甚至會有5到10個層級，協(xié)同管理要能夠適應各種層級的組織管理應用要求。本軟件對人和組織有非常完善的管理，設計了適合多組織層級的授權機制，在權限設定時，可以對人、部門、角色進行定義，在功能授權和管理流程中，充分考慮到組織管理中關系、職能、決策三大要素，知識與流程的管理，都與人的“工作三種工作屬性”和“組織三大管理要素”相關。

協(xié)達軟件以人為中心的協(xié)作授權示意圖

2、以流程為血脈

流程是管理的血脈，個人、部門、角色三種人的工作屬性，以及關系、職能、決策三大組織管理要素，都可以通過流程“聯(lián)通”起來，并對工作任務的處理起到制約作用。流程管理可以打破傳統(tǒng)的科層級組織架構，建立適應信息化管理時代要求的流程型組織，讓管理更加扁平化，實現(xiàn)跨組織、跨區(qū)域、甚至跨系統(tǒng)的“大協(xié)同”應用，這也正是本軟件的思想精髓之所在。

協(xié)達軟件的流程管理示意圖

通過流程“聯(lián)通”的各項工作任務復雜多樣，在實際處理時所有的工作任務都以人為中心“推送”，并且集中處理，而不需要操作者分別進入不同的模塊尋找待處理任務。工作任務的處理請求和處理結果，通過門戶展現(xiàn)，工作的過程和內(nèi)容，則是通過流程引擎和動態(tài)表單來記錄。本軟件圖型化的長鏈業(yè)務流程引擎，和所見即所得的WEB動態(tài)表單，可以基于動態(tài)建模應用思想，組建各種協(xié)同化的應用方案。在實際應用中，戰(zhàn)略、組織、運營三大流程是應用核心。其中，戰(zhàn)略流程也叫決策流程，包括記載決策內(nèi)容的公文，和管理決策活動的會議管理；組織流程也叫人員流程，主要是招聘、請假、離職等，涵蓋“選育用留”四個部分的人力資源相關流程；運營流程是單位日常業(yè)務開展中涉及的流程，工商企業(yè)單位主要訂單、合同、請款等流程，黨政機關主要是工作監(jiān)督、政務公開等相關流程。

3、多維的知識管理

知識管理能夠?qū)?ldquo;無形”的知識資產(chǎn)有效利用，為應用單位創(chuàng)造無限的價值。簡單來說，知識活動就是一種系統(tǒng)的溝通行為，從執(zhí)行力管理思想來看，加強以知識管理為主的溝通，和優(yōu)化流程一樣，是增強管理執(zhí)行的兩個重要方面之一。

協(xié)達軟件的知識管理框架圖

散落在管理系統(tǒng)里的各種原始數(shù)據(jù)，是知識的基礎和來源。這些數(shù)據(jù)包括了非結構化數(shù)據(jù)和結構化數(shù)據(jù)；原始數(shù)據(jù)經(jīng)過整理，建立起數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)，這些數(shù)據(jù)成為被方便利用的信息，這些信息主要以文本和表格等形式存在，其中文本、影音等信息主要來自于非結構化數(shù)據(jù)，表格主要來自于結構化數(shù)據(jù)；信息如果能夠作為工作參考資料，以指導日常的工作行為，這些信息就成了知識。知識主要分為顯性知識和隱性知識，顯性知識是通過組織單位的管理行為予以記載、散布的知識，包括：新聞、公告、規(guī)章制度、檔案、報表等。隱性知識是“隱藏”在每個人頭腦中的知識，包括用以記錄日常工作經(jīng)驗和技巧的知識文檔，即狹義的知識，和工作交流討論、工作日志（內(nèi)部博客）等。這部分知識的采集、利用最難，但也最重要。為了解決隱性知識的管理難題，本協(xié)同軟件采用了許多應對措施，包括：個人知識與公共知識輪廓并存的做法，和流程、郵件自動轉(zhuǎn)知識的做法，解決知識采集難題；采用了知識的不限層級的多維存儲，解決知識多角度管理和分析的問題；采用個人目錄共享權限繼承與公共目錄權限分離的做法，以及知識關聯(lián)、知識結合流程的做法，解決知識共享、擴散的難題；采用自動統(tǒng)計、編制知識地圖的方式，解決知識推薦的難題，等。本軟件還將隱性知識和顯性知識分開管理，以同時滿足知識文檔、討論等隱性知識采集、利用的便捷性要求，和新聞、公告、檔案等顯性知識規(guī)范性管理需求。

五、協(xié)達軟件的協(xié)同總體應用框架

我們除了可以從“人、流程、知識”三大要素來看待協(xié)同管理，在實際應用中，應用者還可以按日常工作的習慣，將本軟件分為五個應用中心，即：信息處理、協(xié)同合作、內(nèi)部管理、信息交流、安全及維護。

協(xié)達軟件的協(xié)同管理總體應用框架圖

信息處理中心主要是面向個人的一些辦公與信息管理，主要在個人的辦公門戶中展現(xiàn)；協(xié)同合作是通過以業(yè)務流程引擎為核心功能，進行跨組織、跨區(qū)域、甚至跨系統(tǒng)的協(xié)作，主要應用功能包括了公文、會議等決策流程，和以表單為內(nèi)容載體的各項人事、業(yè)務管理流程；內(nèi)部管理是顯性知識的主要存儲之處的檔案管理，和會議室、小汽車等共享資源管理；信息共享與交流，是除顯性知識檔案、隱性知識文檔兩項核心知識管理功能外，一些零散的、輔助性知識，如：新聞、公告、規(guī)章制度，以及電子郵件EMAL、即時通訊IM等等，主要起到了知識、信息的共享和擴散作用；安全維護主要包括了內(nèi)嵌的簽名認證、系統(tǒng)控制面板、運行控制臺。所有五個中心的應用內(nèi)容，通過豐富的授權方式，將個人、部門、單位的信息集中顯示在一個主頁中，而不需要繁瑣地分別進入查看。本軟件的應用功能，都是構建在基于面向服務架構SOA的協(xié)同應用平臺CAP上，支持動態(tài)建模DEM和應用的柔性再造。 （本文依據(jù)作者在2007年度中國協(xié)同軟件技術與應用大會上的演講稿整理。）