新經(jīng)濟(jì)時(shí)代電子文檔管理系統(tǒng)離企業(yè)實(shí)踐十分遙遠(yuǎn)？

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

同樣是應(yīng)用企業(yè)知識(shí)管理的理論與工具，為何實(shí)踐的結(jié)果卻有著天壤之別？新經(jīng)濟(jì)時(shí)代知識(shí)管理是否依然離我們的企業(yè)實(shí)踐十分遙遠(yuǎn)？

當(dāng)前，隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的不斷推進(jìn)與發(fā)展，企業(yè)知識(shí)管理也逐步從理論走向?qū)嵺`，從局部的嘗試轉(zhuǎn)向全面系統(tǒng)化的推進(jìn)，但企業(yè)的知識(shí)管理實(shí)踐活動(dòng)所取得的效果卻不盡相同。一些企業(yè)取得了顯著的效果，提高了企業(yè)的運(yùn)行效率，推進(jìn)了企業(yè)的研發(fā)與創(chuàng)新，擴(kuò)大了企業(yè)的市場(chǎng)占有率，建立起良好的品牌形象與口碑；而另一些企業(yè)在進(jìn)行了嘗試和實(shí)踐之后，卻收效甚微，或不了了之，或無(wú)疾而終。

得非所愿

同樣是應(yīng)用企業(yè)知識(shí)管理的理論與工具，為何實(shí)踐的結(jié)果卻有著天壤之別？新經(jīng)濟(jì)時(shí)代知識(shí)管理是否依然離我們的企業(yè)實(shí)踐十分遙遠(yuǎn)？是否仍然處于理論研究階段而難于與我們的企業(yè)管理相融合？

先讓我們觀察一下企業(yè)在實(shí)施和推動(dòng)知識(shí)管理進(jìn)程中的種種表現(xiàn)。

許多企業(yè)認(rèn)為引進(jìn)一套知識(shí)管理系統(tǒng)，整合原有的文件檔案與工作流程，應(yīng)用一些社區(qū)討論模式，提供一個(gè)交流的平臺(tái)，就已經(jīng)進(jìn)行了知識(shí)管理；然后靜觀其變，期待著效率大幅度提升，員工的精神面貌煥然一新，產(chǎn)品市場(chǎng)占有率不斷擴(kuò)大。

但結(jié)果卻往往令人失望，管理流程或許有所改變，員工或許有一段時(shí)間積極討論交流，提出一些建設(shè)性意見(jiàn)，但效益的改變并不明顯，并且隨著時(shí)間的推移，員工參與的積極性逐漸減弱，一切仿佛又回到了老路上。

于是，再改換另一套系統(tǒng)開(kāi)始新的嘗試；或者既然這些系統(tǒng)起不到預(yù)想的效果，干脆徹底放棄，不再過(guò)問(wèn)，繼而得出結(jié)論，這只不過(guò)是一些仍停留在研究階段的理論和概念，目前應(yīng)用也許為時(shí)尚早。然而企業(yè)管理層卻也不斷通過(guò)各種途徑了解到許多國(guó)內(nèi)外的企業(yè)通過(guò)實(shí)踐企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)取得了良好的效果，成績(jī)斐然，令世人矚目，于是產(chǎn)生了更多的困惑，問(wèn)題到底出在哪里？

理解偏差

我們之所以產(chǎn)生如此多的困惑，其根本往往在于我們?nèi)狈?duì)企業(yè)知識(shí)管理的深入理解與認(rèn)識(shí)。

從狹義上講，企業(yè)知識(shí)管理體系的建立通常著眼于4個(gè)方面，如圖1所示。

這可以引發(fā)出我們對(duì)前述一些問(wèn)題的思考：企業(yè)在放棄了運(yùn)用一個(gè)新的知識(shí)管理系統(tǒng)的時(shí)候，是否意味著已經(jīng)放棄了對(duì)企業(yè)進(jìn)行知識(shí)管理？抑或是應(yīng)該更多地理解為，企業(yè)很可能在不自覺(jué)中已經(jīng)放棄或喪失了運(yùn)用先進(jìn)的知識(shí)管理理念來(lái)改造其未來(lái)發(fā)展模式的機(jī)會(huì)？

實(shí)際上，無(wú)論我們是否引進(jìn)新的知識(shí)管理系統(tǒng)，企業(yè)的知識(shí)管理模式已經(jīng)存在于企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中，或者由于我們?nèi)狈?duì)知識(shí)管理理論的了解，又或者由于現(xiàn)有的知識(shí)管理體系并不完善和系統(tǒng)化，而忽視了它的實(shí)際存在，及其在企業(yè)管理中所發(fā)揮的作用。

也就是說(shuō)，無(wú)論我們是否愿意接受新興的企業(yè)知識(shí)管理的概念，我們?cè)缫呀?jīng)在實(shí)際運(yùn)作中涉及到它們，其區(qū)別只是在于，我們是運(yùn)用了一個(gè)落后的自發(fā)的知識(shí)管理體系在經(jīng)營(yíng)管理我們的企業(yè)，使企業(yè)在原有的基礎(chǔ)上遲緩重復(fù)地運(yùn)行，還是我們自覺(jué)建立起了一套最適合我們的先進(jìn)的企業(yè)知識(shí)管理系統(tǒng)，從而不斷挖掘企業(yè)潛力，通過(guò)知識(shí)的累積和創(chuàng)新提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，使我們的企業(yè)在未來(lái)的發(fā)展中向著既定的目標(biāo)不斷地加速前進(jìn)。

體系改良

無(wú)論企業(yè)是直接引進(jìn)一套新的系統(tǒng)化的知識(shí)管理體系，來(lái)整合、替代原有的企業(yè)知識(shí)管理體系，還是在現(xiàn)有的知識(shí)管理體系基礎(chǔ)上進(jìn)行試點(diǎn)與改良，有以下幾方面的問(wèn)題值得認(rèn)真思考。

（一）對(duì)于重新構(gòu)建的知識(shí)管理體系，希望它能給企業(yè)帶來(lái)什么？

對(duì)于許多的管理者而言，首先能夠想到的就是效益。企業(yè)投入了大量的人力、物力和財(cái)力當(dāng)然應(yīng)該有所回報(bào)，而且希望越快越好。在這種思維模式的帶動(dòng)下，我們會(huì)輕易地做出決定找一套現(xiàn)成的系統(tǒng)，希望它為我們帶來(lái)立竿見(jiàn)影的效果。

是否可以考慮轉(zhuǎn)換一種思路：

——企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)是什么？近期目標(biāo)與中長(zhǎng)期目標(biāo)（戰(zhàn)略目標(biāo)）？

——企業(yè)目前的實(shí)際經(jīng)營(yíng)和發(fā)展?fàn)顩r如何？

——以目前的經(jīng)營(yíng)狀況要實(shí)現(xiàn)企業(yè)的各項(xiàng)發(fā)展目標(biāo)，主要的困難和問(wèn)題在哪里？

——解決方案如何？

——什么樣的技術(shù)可以支持我們的解決方案？

（二）知識(shí)管理體系對(duì)我們當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展及未來(lái)的戰(zhàn)略目標(biāo)有何明確的貢獻(xiàn)？

新的知識(shí)管理體系（新的解決方案）對(duì)企業(yè)目前經(jīng)營(yíng)狀況的影響如何？對(duì)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)幫助如何？

——新的解決方案和技術(shù)方案，是否有利于幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)階段的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)（實(shí)務(wù)）？

對(duì)部門內(nèi)業(yè)務(wù)流程的整合，是否有利于效率的提高？是否有利于部門內(nèi)部的溝通的流暢？是否方便與平行協(xié)作部門的業(yè)務(wù)流程的接軌？是否有利于在不同職級(jí)部門間信息的溝通與交流？是否有利于快速?zèng)Q策？

——新的解決方案和技術(shù)方案，是否有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略目標(biāo)（理念結(jié)合實(shí)務(wù)）？

是否有利于企業(yè)內(nèi)各不同職級(jí)人員對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略目標(biāo)的理解與認(rèn)同，有助于達(dá)成共識(shí)？是否有利于知識(shí)的應(yīng)用與創(chuàng)新？是否有助于新的企業(yè)文化的形成？是否有利于持續(xù)提高各項(xiàng)工作的實(shí)際效率？

考量新的知識(shí)管理體系對(duì)企業(yè)當(dāng)前發(fā)展及未來(lái)的戰(zhàn)略目標(biāo)有何明確的貢獻(xiàn)時(shí)，在注重具體實(shí)效的同時(shí)，也應(yīng)考慮到新的管理理念的引入對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略目標(biāo)的所做出的貢獻(xiàn)。

（三）知識(shí)管理體系建立過(guò)程中需要投入的成本是否與其對(duì)企業(yè)的當(dāng)前及未來(lái)的貢獻(xiàn)相匹配？

新的知識(shí)管理體系的建立是一個(gè)相對(duì)復(fù)雜而漫長(zhǎng)的過(guò)程，其間需要投入相應(yīng)的人力、物力和財(cái)力，如何在控制成本保證當(dāng)前經(jīng)濟(jì)效益與兼顧未來(lái)發(fā)展，選擇性分步驟進(jìn)行各項(xiàng)投入之間找到平衡點(diǎn)，需要企業(yè)進(jìn)行全面系統(tǒng)的考慮。

——體系中是否有局部急需解決的關(guān)鍵性問(wèn)題？解決成本如何？預(yù)期效益如何？是否可以相對(duì)獨(dú)立先行解決？是否已經(jīng)考慮到未來(lái)與體系中其他部分的協(xié)同與銜接？

——體系中是否有對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)未來(lái)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)必須提前進(jìn)行準(zhǔn)備和啟動(dòng)的內(nèi)容？解決成本如何？是否可通過(guò)財(cái)務(wù)均攤到未來(lái)幾年的成本？可以分步實(shí)施嗎？各階段成本如何？是否必須？再次評(píng)估、確認(rèn)對(duì)未來(lái)企業(yè)發(fā)展的影響與貢獻(xiàn)。

（四）知識(shí)管理體系在實(shí)際應(yīng)用中是否便于相對(duì)長(zhǎng)期的應(yīng)用、維護(hù)與局部改善？

新的體系的建立需要考慮具備相應(yīng)的兼容性，及一定的超前性，才能夠較好的兼顧當(dāng)前與未來(lái)的需要。

——不同的解決方案的再思考：現(xiàn)有的知識(shí)管理體系要被全部否定嗎？如果保留，新老體系的整合的震動(dòng)期對(duì)目前業(yè)務(wù)的影響、成本？實(shí)施的過(guò)程是自上而下先建立體系還是先從局部開(kāi)始，仍需十分慎重。

——新的體系方案中是否已充分考慮長(zhǎng)期的應(yīng)用維護(hù)與推廣工作？在體系設(shè)計(jì)及技術(shù)支持方面是否預(yù)留“接口”，以便未來(lái)局部的增加與改善？在建設(shè)理念與技術(shù)上是否具備了先進(jìn)性與超前性？領(lǐng)先程度如何？

在新的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代我們所倡導(dǎo)的新型的企業(yè)知識(shí)管理模式（廣義上的），在橫向上充分結(jié)合了對(duì)人員、信息技術(shù)、業(yè)務(wù)流程的綜合管理。如僅從表面上分析，較以往的傳統(tǒng)的管理模式相比，只是增加了信息技術(shù)的應(yīng)用；而與前期的簡(jiǎn)單的管理信息系統(tǒng)相比，結(jié)合了對(duì)人員的管理；但究其實(shí)質(zhì)，并非只是人員、信息技術(shù)、業(yè)務(wù)流程三者的簡(jiǎn)單組合。

在縱向上，新的企業(yè)知識(shí)管理模式（廣義上的）結(jié)合了對(duì)企業(yè)過(guò)去、現(xiàn)在與未來(lái)的知識(shí)的管理，同樣的，并非傳統(tǒng)意義上的積累、繼承與簡(jiǎn)單應(yīng)用。

來(lái)源：賽迪網(wǎng)－中國(guó)計(jì)算機(jī)用戶